2. Документальное оформление и учет движения материалов
Операции по приобретению материально-производственных запасов возлагаются на работников отдела снабжения, которые ведут Журнал учета поступающих грузов. В нем содержится необходимая информация о поступлении грузов, включая согласие на оплату или отказ от акцепта.
Поступление МПЗ отражается в бухгалтерии доверенностью (ф. М-2).
Приемка МПЗ осуществляется по количеству и качеству в строгом соответствии со стандартами, техническими условиями, действующими правилами перевозок на транспорте, иными нормативными документами и условиями договора.
Основанием приемки служат транспортные и сопроводительные документы (счета-фактуры, спецификации, упаковочные ярлыки, отвесы, описи и др.) отправителя (изготовителя).
Если данные сопроводительных документов груза соответствуют его фактическому наличию, работник склада выписывает в двух экземплярах приходный ордер (ф. М-4).
Первый экземпляр остается на складе и в дальнейшем используется как основание к приемке материалов. Второй экземпляр передается экспедитору для отчета.
При отсутствии сопроводительных документов или в случае несоответствия поступивших материалов по количеству и качеству, расхождения по ассортименту организация составляет акт приемки материалов (ф. № М-7) в 2-х экземплярах и является основанием для предъявления претензии транспортной организации или поставщику.
В случае, если поступившие материалы не соответствуют условиям договора, они принимаются складом на ответственное хранение и учитываются обособленно.
Материалы, образовавшиеся при ликвидации основных средств сдаются на склад по акту об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.
Материалы поступают на предприятие от подотчетных лиц, которые приобретают их за наличные деньги в розничной сети или у физических лиц. Основанием для их оприходования служит товарный чек магазина или акт о приемке. В акте указываются наименование, цена, количество материала, дата и место приобретения, а также паспортные данные продавца.
Работник склада на основании первичных документов о приемке материалов делает запись в карточку учета материалов (ф. М-17), в которой ведется их количественный учет.
Данный учетный регистр является основным источником формирования информации на складе материалов по каждому наименованию, сорту, виду и размеру.
В соответствии с графиком документооборота кладовщики сдают в бухгалтерию отчет о движении материально-производственных запасов, ведомость прихода материалов по складам и сводная ведомость прихода материалов по организации формируется в бухгалтерии.
На основании этих учетных регистров осуществляется синтетический учет поступления материально-производственных запасов. В плане счетов для их учета предусмотрены следующие счета и субсчета:
счет 10 «Материалы»;
субсчета 10-1 «Сырье и материалы»;
10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;
10-3 «Топливо»;
10-4 «Тара и тарные материалы»;
10-5 «Запасные части»;
10-6 «Прочие материалы»;
10-7 «Материалы, переданные в переработку на сторону»;
10-8 «Строительные материалы»;
10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»;
15 «Заготовление и приобретение материалов»;
16 «Отклонение в стоимости материалов».
Организации, являющиеся плательщиками НДС, обязаны вести счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». К нему должен быть открыт субсчет 19-3 «Налог на добавленную стоимость приобретенным материально-производственным запасам».
Принятые к акцепту платежные документы поставщика, и в первую очередь счет-фактура, должны быть зарегистрированы в Книге покупок в хронологическом порядке. Данный учетный регистр используется в дальнейшем для составления расчета (декларации) по НДС в целях его определения, предъявляемой к вычету (возмещению) в установленном порядке.
Запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся на ее территории, учитываются на забалансовых счетах: 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» и 003 «Материалы, принятые в переработку».
Учетная политика организации по постановке учета поступления материально-производственных запасов требует:
применения счета 10 «Материалы» с оценкой материалов на данном счете в сумме фактических затрат на приобретение;
применения счетов 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материалов», 16 «Отклонение в стоимости материалов». При этом на счете 10 материалы должны числиться по учетной цене.
При выборе организацией в качестве учетной политики счета 10 «Материалы» для оценки материально-производственных запасов в сумме фактических затрат на приобретение в журнале-ордере № 6 делается запись:
Дт 10, 19/3 Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Журнал-ордер № 6 открывается на месяц. В нем осуществляется синтетический учет операций с поставщиками, а также аналитический учет в части расчетов с ними по акцептной форме.
В процессе заготовления материально-производственных запасов могут иметь место ситуации, когда они поступают на предприятие без сопроводительных документов. Такие поставки принято называть неотфактурованными. Излишки, выявленные в процессе приемки грузов, также рассматриваются как неотфактурованные поставки и показываются по отдельной строке журнала-ордера №6.
Если материалы в пути, то в синтетическом учете сумму ранее акцептованного счета поставщика на материалы, не поступившие к концу отчетного месяца, покупатель принимает к учету как материалы в пути:
Дт 10 Субсчет «Материалы в пути», 19 Кт 60
В следующем отчетном периоде при поступлении этих ценностей на склад, ранее сделанная запись сторнируется.
Если текущий учет приобретения материально-производственных запасов ведется по покупной цене, то расходы по погрузке, транспортировке, выгрузке и т.п. учитываются обособленно на отдельном аналитическом счете «Транспортно-заготовительные расходы» к счету 10 «Материалы»:
Дт 10 «Материалы» - по покупной цене;
Аналитический счет к 10 счету «Транспортно-заготовительные расходы»:
Дт 19
Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Приобретение материалов через подотчетных лиц отражается в журнале-ордере №7 записью:
Дт 10, 19 Кт 71
Материалы могут поступить в качестве вклада в уставный капитал:
Дт 10 Кт 75 – по договорной меду учредителями цене
При безвозмездном поступлении МПЗ:
Дт 10 Кт 98 – по рыночной стоимости
А при отпуске таких материалов в производство делается запись:
Дт 20 Кт 10
и одновременно отражаются доходы будущих периодов отнесенных к данному периоду
Дт 98 Кт 91
Материалы могут быть изготовлены для собственных нужд:
Дт 10 Кт 20,23
Материалы могут быть получены в ходе ликвидации основных средств:
Дт 10 Кт 91
Когда под ожидаемое поступление материальных ценностей организация производит предварительную оплату, в журнале-ордере №2 на основании выписки банка составляется бухгалтерская проводка:
Дт 60 Субсчет 2 «Расчеты по выданным авансам» Кт 51«Расчетные счета».
После получения указанных ценностей ранее произведенной аванс принимается к зачету в уменьшение кредиторской задолженности перед поставщиками:
Дт счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»: субсчет I «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по акцептованным счетам». Кт счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»: субсчет 2 «Расчеты по выданным авансам».
Претензии, предъявленные поставщикам при оприходовании поступивших материалов, независимо от их характера (недостачи в пути, несоответствие условиям договора и т.п.), не освобождают покупателя от обязательств перед поставщиками до даты разрешения спора и отражаются в учете записью:
Дт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»: субсчет 2 Расчеты по претензиям» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Сумма транспортных расходов и НДС, приходящаяся на недостающие материалы, исчисляются следующим образом.
Сумма НДС принимается к зачету с бюджетом при совокупности следующих условий:
материальные ценности приобретены для производственной деятельности;
указанные ценности оприходованы;
произведены расчеты с поставщиками;
есть счет-фактура поставщика;
счет-фактура зарегистрирована в Книге покупок.
Наличие этих условий дает покупателю основание сделать в учете запись:
Дт 68 «Расчеты по налогам и сборам». Кт 19/3 «НДС по приобретенным материально-производственным запасам».
Сумма НДС по материально-производственным запасам, приобретенным для непроизводственных целей, не принимается к возмещению из бюджета, а закрывается следующей записью:
Дт 29 «Обслуживание производства и хозяйства». Кт 19/3 «НДС по приобретенным материальным ресурсам».
Когда в качестве варианта учетной политики при заготовлении производственных запасов используются счета 15 «Заготовление и приобретение материалов» и 16 «Отклонение в стоимости материалов», покупная стоимость заготовления материалов исчисляется на основании расчетных документов поставщиков, документов, приложенных к авансовым отчетам подотчетных лиц, и других документов, дающих основание рассматривать их как расходы по формированию фактической себестоимости приобретенных ценностей:
Дт 15 «Заготовление и приобретение материалов»; 19/3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материальным ресурсам». Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.
В дальнейшем, в целях исключения риска снижения стоимости сырья, материалов и т.п. под влиянием инфляционных процессов организация в качестве варианта учетной политики может создавать резервы под снижение стоимости товарно-материальных ценностей за счет собственных источников:
Дт счета 91/2 Кт 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей».
В следующем отчетном периоде сумма данного резерва подлежит восстановлению:
Дт 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей» Кт 91/1
Расход МПЗ осуществляется по следующим направлениям:
производственные цели; непроизводственные нужды; отпуск сторонним организациям; прочие цели.
Основным направлением использования материалов является их расход на производственные нужды. Первичными документами на расход МПЗ является:
лимитно – заторная карта ф. М-8
требование-накладная ф. М-11
накладная на отпуск материалов на сторону ф. М-15
Лимитно-заторная карта выписывается экономической службой организации или др. службой (отдел снабжения), на которую возложено лимитирование отпуска материалов в 2-х экземплярах. Один экземпляр передается на склад, другой – цеху потребителю. Выписывается на месяц и квартал, полугодие.
Лимит отпуска на отчетный период устанавливается с учетом производственной программы цеха и норм расхода материалов на единицу планируемой к выпуску продукции.
После использования лимита склад сдает лимитную карту в бухгалтерию. Возврат неиспользованных материалов из производства записывается в карту без составления дополнительных документов.
Требование-накладная выписывается при операциях внутреннего перемещения материалов между структурными подразделениями , возврате из производства неизрасходованных материалов. Оно оформляется в 2-х экземплярах. В дальнейшем оба экземпляра сдаются в бухгалтерию в целях текущего учета движения МПЗ.
В организациях с незначительным количеством операций по приходу и расходу МПЗ, их движения отражают на складах непосредственно в карточках учета материалов без выписки необходимых оправдательных документов.
Отпуск МПЗ структурным подразделениям, находящимся за пределами территории предприятия оформляется накладной на отпуск на сторону. Выписывается в 2-х экземплярах.
Правильно оформленная первичная документация по движению МПЗ и четкая организация документа – оборота является основой их оперативно-бухгалтерского или сальдового метода учета.
В соответствии с ПБУ 10/99 «Расходы организации» отпуск МПЗ в производство рассматривается как расходы по обычным видам деятельности.
На основе первичных документов в бухгалтерии делается запись:
Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10
Для расчета фактической себестоимости МПЗ, отпущенных со склада в производство, определяются средние проценты отклонений.
Продажа материалов на сторону отражается на счете 91 «Прочие доходы и расходы». По дебету счета отражаются расходы, связанные с реализацией МПЗ, а по кредиту доходы от данной операции.
Процесс продажи и прочего выбытия МПЗ отражается на счетах бухгалтерского учета следующим образом:
Дт 91 Кт 10 – списана фактическая стоимость реализованных МПЗ
Дт 62, 76 Кт 91 – отражена сумма выручки поученная от реализации МПЗ
Дт 91 Кт 68 – начислен НДС по реализованным МПЗ
При безвозмездной передачи МПЗ в порядке дарения записи на счетах выглядят следующим образом:
Дт 9 Кт 10 – на сумму передачи МПЗ по балансовой стоимости
Дт 91 Кт 68 – на сумму НДС по переданным МПЗ
Дт 99 Кт 91 – результат от безвозмездной передачи МПЗ