Коммуникации в менеджменте

Опорный конспект:

Тема 4.2.Функция установления коммуникаций

4.2.1. Содержание функции установления коммуникаций

Функция установления коммуникаций представляет собой действие по установлению устойчивой информационной связи между участниками процесса управления.

Целями установления коммуникаций являются:

• Организация информационного обмена

• Установление взаимосвязи между людьми в организации

• Формулирование общих взглядов на внутреннюю среду организации

• Организация совместной работы

4.2.2. Типология коммуникаций

Виды коммуникаций:

• Горизонтальная

• Вертикальная

• Формальная

• Неформальная

Формы коммуникации:

• Письменная

• Устная

• Визуальная (условные обозначения, «не курить», «цветы не рвать», «вход воспрещен»)

• Электронная

• Эмоциональная

4.2.3.Технология и результативность коммуникации. Коммуникационные барьеры

Элементы коммуникационного процесса:

Прямой канал

Отправитель

Сообщение

Получатель

Обратный канал

Результаты коммуникационного процесса:

• Изменения в знаниях и установках получателя

• Изменения в поведении получателя

Коммуникационные барьеры:

Макробарьеры: перегрузка информационных сетей, усложнение информации, интернационализация (языковой барьер)

Микробарьеры: отношение адресата к отправителю и наоборот, непонимание информации или многозначность ее толкования (бестолковость отправителя и получателя), отсутствие обратной связи.

Функция установления коммуникаций представляет собой действие по установлению устойчивой информационной связи между участниками процесса управления.

Менеджер в организации – главный коммуникатор.

Б

По Мескону, Альберту, Хедоури

юджет времени менеджера:

59% - запланированные заседания и встречи

22% - работа с бумагами

10% - незапланированные встречи

6% - разговоры по телефону

3% - поездки и осмотры объектов

В системе функций менеджмента установление коммуникаций является важным моментом, формирующим эффективную технологию управления. Для правильного выполнения своих задач, каждый участник процесса должен понимать, откуда он получает и кому он передает информацию.

Энциклопедические источники определяют коммуникацию (лат. communicatio, от communicо – делаю общим, связываю, общаюсь) как передачу информацию от человека к человеку в процессе деятельности, а также как средства и пути передачи этой информации.

Одной из характеристик профессионализма руководителя является коммуникативная компетентность, которая представляет собой знания, умения, навыки, в области организации взаимодействия и собственно взаимодействия в деловой сфере, единство теории и практики общения.

Понятие коммуникативной компетентности предполагает, что человек осознает:

• Собственные потребности и ценностные ориентации, технику личной работы

• Свою способность воспринимать окружающее без субъективных искажений, без проявления предубеждений по отношению к определенным проблемам, личностям, социальным группам

• Готовность воспринимать новое во внешней среде

• Свои возможности в понимании норм и ценностей других социальных групп и культур

• Свои чувства и психические состояния в связи с воздействием факторов внешней среды

Коммуникативная компетентность имеет контекстное содержание, то есть должна рассматриваться в контексте конкретной организации, коллектива, категорий работников, рабочих мест (где как принято общаться).

Стили коммуникаций:

• Обвинительный: найти ошибку и виноватого

• Директивный: менеджер указывает, как выполнять работу (начальник знает, что делать)

• Стиль убеждения: информация для подчиненных направлена на то, чтобы подчиненные захотели делать то, что предлагает руководитель; то есть подчиненные как бы сами выбирают, что делать

• Стиль разрешения проблемы: направлен на достижение компромисса за счет двусторонней коммуникации

То есть стили коммуникаций пересекаются со стилями управления.

Средства коммуникации: способы кодирования сообщений (вербальные средства: разговор, беседа; невербальные средства: письмо, отчет, информационный бюллетень, брошюра, книга и т.п.)

Канал коммуникации: специальный маршрут или технология, используемая для передачи информации (личный контакт, интерактивные каналы: телефон; почта, телеграф, электронная почта, СМС, радио, телевидение, газета, и т.п.).

Чем обусловливается выбор канала?

• Необходимостью наблюдать эмоции

• Необходимостью обеспечить легитимность

• Необходимостью немедленной обратной связи

• Необходимостью позитивного восприятия информации

• Необходимостью документирования

• Необходимостью обеспечения детальной точности

Каналы коммуникаций могут быть формальными и неформальными.

Формальные установлены руководством. Могут быть направлены вниз, вверх, горизонтально.

Вниз идет следующая информация:

• Инструкции по выполнению работ

• Логическое обоснование работ (как работа связана с другими исполнителями)

• Разъяснения политики и методики работ

• Обратная связь (как работники выполняют свои обязанности по мнению начальства)

• Внушающая (ориентирована на поддержку определенной задачи)

Вверх восходит следующая информация:

• Отчеты о произведенных действиях

• Информация о возникающих проблемах и трудностях (сигнализирование)

• Мнение подчиненных о необходимых изменениях в работе

• Восприятие сотрудниками своих показателей работы

Горизонтально проходит следующая информация:

• По координации работ

• По решению проблем

• По разделению информации

• По разрешению конфликтов

Все направления информации должны быть сбалансированы. Превалирование одного направления над другими снижает эффективность управления.

В эффективной организации информированность сотрудников должна находиться на достаточно высоком уровне. Это формирует чувство причастности и собственной значимости, положительную установку на труд именно в данной организации, удовлетворяет естественное любопытство, препятствует возникновению неформальных групп и лидеров на почве недостатка информации.

Неформальные каналы коммуникаций, социальные коммуникации, поддерживающие коммуникации, слухи. Большинство исследователей приходит к выводу, что информация, распространяемая по неформальному каналу «Слухи» некорректна и неточна. Однако, слухи могут быть и верными. Распространенной формой неформальных коммуникаций является управление, основанное на выходах в народ (по Коху «прогулочное управление») и «виноградная гроздь». «Гроздь» означает, что информация передается нескольким сотрудникам, которые также передают информацию нескольким сотрудникам.