Тема 2.3 Координация и контроль как функции управления

Цель: раскрыть сущность координации и контроля как функций управления.

Дидактические единицы, обязательные к изучению:

Координация как функция управления. Факторы усложнения организационных взаимодействий (дифференциация (специализация), взаимозависимость отдельных лиц или групп, фактор неопределенности. Способы координационных действий по Дж. Гэлбрейту, Г. Минцбергу.

Сущность и задачи контроля в системе управления. Основные виды контроля: предварительный, текущий и заключительный. Основные этапы контроля: установление стандартов, сравнение, выявление отклонений, регулирование. Характеристики эффективного контроля: стратегическая направленность, взаимосвязь с планированием, своевременность, гибкость, экономичность, результативность.

Методические указания по изучению темы 2.3:

Координация - это центральная функция процесса управления, обеспечивающая, его бесперебойность, непрерывность и взаимосвязь всех функций.

Координация обеспечивает согласованность во времени и пространстве действий органов управления и должностных лиц, организации в целом и внешней среды.

Главная задача координации - достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) и обмена информацией между ними.

Объектом функции координирования является как управляемая, так и управляющая подсистемы. Координация деятельности органов управления призвана обеспечить единство действий всех управленческих подразделений, работников управления и специалистов для наиболее эффективного воздействия на процесс производства.

Г. Минцберг считал, существует пять основных конфигураций организационных структур, которые являются функциями определенного основного координационного механизма и функциями ключевой в данном случае составной части организации. Это – простая структура, механистическая бюрократия, профессиональная бюрократия, дивизиональная форма и адхократия.

Пять координационных механизмов, по Г. Минцбергу, раскрывают способы, посредством которых организации координируют свою деятельность: взаимное согласование, прямой контроль, стандартизация рабочих процессов, стандартизация выпуска и стандартизация навыков и знаний. При взаимном согласовании контроль над процессом труда осуществляется самими работниками. При прямом контроле ответственность за работу других людей, определение заданий для них и наблюдение за их действиями возлагается на одного человека. Стандартизация рабочих процессов предполагает точное определение содержания труда. Когда специфицируются результаты труда, то говорят о стандартизации выпуска. И, наконец, стандартизация навыков и знаний означает точное определение необходимого уровня подготовки работников.

Контроль - управленческая деятельность, позволяющая выявлять, исправлять и предупреждать отклонения достигнутых результатов от намеченных параметров, целей. Контроль предс­тавляет собой наблюдение за объектом и процессами с целью проверки соответствия наблюдаемого состояния объекта желае­мому и необходимому состоянию, предусмотренному законами, другими нормативными актами, а также программами, планами. Он позволяет осуществлять корректирующие воздействия на объект управления, обеспечивает эффективную реализацию пос­тавленной цели.

Особая роль контроля как функции управле­ния обусловлена тем, что он служит средством осуществления об­ратных связей, своевременного принятия мер воздействия на управляемый объект, изменения планов или поставленных целей.

Объектами контроля выступают предприятия, организации.

Предметами контроля являются процессы, проходящие в организации, или ее элементы. Контролируют производственный процесс, нормы расходования материальных и финансовых средств, осуществляют технический и технологический контроль, контроль качества продукции и т.д.

Субъектами контроля могут выступать менеджеры фирмы, от­делы технического контроля, государственные органы.

Главные инструменты выполнения функции контроля - на­блюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ.

В системе управления контроль выполняет следующие основные функции:

• проверочную;

• информационную;

• диагностическую;

• прогностическую;

• коммуникационную;

• ориентирующую;

• стимулирующую;

• корректирующую;

• защитную.

По времени контроля различают следующие виды контроля:

• Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы. Это входной контроль всех видов ресурсов, его цель - обеспечение необходимых условий для бесперебойной и качественной работы организации.

• Текущий контроль осуществляется непосредственно на стадии хозяйственного процесса. Его цель - совершенствование дея­тельности, координация для движения к цели. Задача этого вида контроля - своевременно выявить и по возможности устранить отклонения, возникающие в ходе работы, от заданных параметров.

• Заключительный контроль осуществляется после выполнения работы. Это контроль итогов, его цели - формирование мотивационных вознаграждений, корректировка поведения руководи­теля, принимаемых решений, а также формирование планов на будущее на основе анализа полученных результатов.

В процедуре контроля выделяют следующие этапы:

• выработка стандартов;

• сопоставление с ними реальных результатов;

• принятие необходимых корректирующих действий.

Характеристики эффективного контроля:

• Стратегическая направленность – контроль должен отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.

• Ориентация на результаты – контроль должен организа­ции достигать поставленных целей и формулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем.

• Своевременность – контроль должен обеспечить воз­можность устранять отклонения прежде, чем они примут серьез­ные размеры.

• Гибкость – контроль должен приспосабливаться к происходящим изменениям.

• Простота контроля обеспечивает лучшее по­нимание его целей и инструментов, а значит и поддержку суще­ствующей системы контроля персоналом организации.

• Экономичность - затраты на осуществление контроля не должны превышать создаваемые им преимущества.

• Используемые средства и методы контроля должны соответ­ствовать контролируемому виду деятельности (предмету контроля).

Для более глубокого изучения данной темы студентам рекомендуется обратиться к следующей литературе:

1. Балашов А. П. Основы менеджмента : учеб. Пособие для вузов / А. П. Балашов. – М. : Вузовский учебник, 2009. – 281 с.

2. Веснин В. Р. Менеджмент : учебник для вузов / В. Р. Веснин. - 3-е изд, перераб. и доп. - М. : Проспект, 2009. – 502 с.

3. Кабушкин Н. И. Основы менеджмента : учеб. Пособие для вузов / Н.И. Кабушкин. – 10-е изд, стереотип. – М. : Новое знание, 2007. – 336 с.

4. Мескон М. Х. Основы менеджмента / М. Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури; пер. с англ. – М. : Дело, 2005. - 720 с.

5. Основы теории управления : учебник для вузов / под ред. В. Н. Парахина, Л. И. Ушвицкого. – М. : Финансы и статистика. - 2004. – 560 с.

6. Рой О. М. Теория управления : учеб. пособие / О. М. Рой. – СПб. : Питер, 2008. – 256 с.