Наименование организации-автора документа

Данные об авторе указываются на каждом документе.

Наименование организации на внешней докладной записке должно соответствовать учредительным документам и включать указание на ее организационно-правовую форму. Кроме непосредственного наименования самой организации-отправителя, бланк может включать название вышестоящей организации, в систему которой она входит.

Если документ подпишет руководитель структурного подразделения, его наименование тоже может быть включено в бланк. Если в учредительном документе закреплено сокращенное наименование организации, оно помещается ниже полного в скобках.

Министерство образования Российской Федерации

Российский государственный социальный университет (РГСУ)

Во внутренней докладной записке реквизиты бланка оформляются машинописным способом на чистом листе бумаге. В этом случае указывается наименование структурного подразделения автора документа, без названия организации. Печатается оно в верхнем углу от границы левого поля.

Название вида документа

Название вида документа оформляется через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации или структурного подразделения прописными буквами от границы левого поля.

Дата

Дата докладной записки является датой ее составления и подписания. Она оформляется цифровым способом от границы левого поля через 2 интервала ниже названия вида документа. Проставляется лицом, подписывающим документ.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа - это условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение документа, проставляемое при регистрации.

Регистрационный номер помещается справа от даты на одной строке с ней. Обычно он представляет собой простой порядковый номер в пределах регистрируемого массива. Иногда может включать кроме порядкового номера индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел.

№03-12/25

В этом случае 03-12- номер дела по номенклатуре, а 25- порядковый номер.

Место составления или издания

Место составления или издания указывается в бланке внешней докладной записки в том случае, если географическое местоположение не вошло в название организации.

Например, в бланке Московского авиационного института место составления указывать не нужно.

Реквизит содержит указание населенного пункта, в котором зарегистрирован юридический адрес организации автора. Сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать почтовым правилам.

Для городов Москва и Санкт-Петербург сокращение "г." (город) применять не принято.

Этот реквизит оформляется через 2 межстрочных интервала ниже даты.

Адресат

Адресат оформляется в правом верхнем углу. Документы могут адресоваться в учреждение, его структурное подразделение, конкретным должностным лицам. Поэтому максимально реквизит "адресат" может состоять из следующих элементов:

• наименование организации (в именительном падеже);

• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

• указание должности получателя (в дательном падеже);

• инициалы и фамилия получателя (в дательном падеже);

• почтовый адрес (указывается при направлении документа разовому корреспонденту).

Каждый из этих элементов печатается с новой строки через 1,5-2 межстрочных интервала. Например:

Министерство образования Российской Федерации

Учебно-методическое управление

Ведущему методисту А.П. Цветкову

Минимально реквизит может состоять только из наименования организации, куда направляется документ

Например:

Закрытое акционерное общество "Грань"

При адресовании документа первому руководителю организации в наименование его должности включается наименование организации -адресата и все формулируется в дательном падеже.

Например:

Генеральному директору ЗАО

«Агроспецстрой»

В^Н. Королеву

Для внутренних докладных записок в адресате обычно указывается название структурного подразделения или должностное лицо, которому направляется документ.

Например:

Декану факультета заочного обучения ВО. Трилисскому