2. Выходная информация

Форма представления сообщения: документ на бумажном носителе или документ в электронном виде.

Срок выдачи: ежедневно, ежемесячно и по запросу, например, при проведении проверки.

Получатель информации: кассир, главный бухгалтер, руководство предприятия.

Выходными документами являются «Отчет по приходу», «Отчет по расходу».

Перечень и описание структурных единиц информации выходного сообщения:

«Отчет по приходу»:

Наименование	Тип
Номер документа	Числовой
Дата составления	Дата/Время
От кого получено	Текстовый
Приход	Денежный
Итого за день	Денежный
Итого за месяц	Денежный
Подпись кассира	Текстовый
Подпись гл. бухгалтера	Текстовый

«Отчет по расходу»:

Наименование	Тип
Номер документа	Числовой
Дата составления	Дата/Время
Кому выдано	Текстовый
Расход	Денежный
Итого за день	Денежный
Итого за месяц	Денежный
Подпись кассира	Текстовый
Подпись гл. бухгалтера	Текстовый

Сформированные отчеты приведены в руководстве пользователя.

3. Входная информация

Входными документами являются «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер».

Информация в таблицы вводится через электронные формы.

Перечень и описание структурных единиц информации входного сообщения:

Приходный кассовый ордер:

Наименование	Тип
Номер документа	Числовой
Дата составления	Дата/Время
Дебет	Числовой
Кредит	Числовой
Сумма	Денежный
Принято от	Текстовый
Основание	Текстовый

Расходный кассовый ордер:

Наименование	Тип
Номер документа	Числовой
Дата составления	Дата/Время
Дебет	Числовой
Кредит	Числовой
Сумма	Денежный
Выдано	Текстовый
Основание	Текстовый

3. Нормативно-справочная информация

Классификатор «Сотрудники»:

Таб.№ сотрудника	Числовой
ФИО	Текстовый

Идентификатор таблицы «Сотрудники»: Таб.№ сотрудника.

Форма: электронная форма ввода данных. Цифровой код поля «Таб.№ сотрудника» присваивается порядковой системой кодирования и имеет следующую структуру: XX.

Классификатор «Основание прихода»:

Код основания	Числовой
Наименование основания	Текстовый

Идентификатор таблицы «Основание»: Код основания.

Форма: электронная форма ввода данных. Цифровой код поля «Код основания» присваивается порядковой системой кодирования и имеет следующую структуру: XX.

Классификатор «Основание расхода»:

Код основания	Числовой
Наименование основания	Текстовый

Идентификатор таблицы «Основание»: Код основания.

Форма: электронная форма ввода данных. Цифровой код поля «Код основания» присваивается порядковой системой кодирования и имеет следующую структуру: XX.

2. АЛГОРИТМ РЕШЕНИЯ

Начало

Сбор информации

Приходный и расходный кассовые ордера

Создание справочников

Первоначальная информация

БД «Касса»

Ввод информации

Корректировка

Обработка

Запросы

«Отчет по приходу», «Отчет по расходу»

Формирование выходных документов

БД «Касса»

Отчет по приходу», «Отчет по расходу»

Печать

Отчет по приходу», «Отчет по расходу»

Конец

1. Сбор первоначальной информации:

• получение приходных и расходных кассовых ордеров;

  2. Создание справочников и классификаторов:

Основные справочники ведутся самим пользователем, ввод данных осуществляется с помощью экранной формы.

2. Ввод информации с бумажного документа с ее контролем:

Заполняются данными справочник и таблица, при вводе выполняется:

• синтаксический контроль;

• контроль данных на не отрицательность;

• визуальный контроль введенной информации и при необходимости ее корректировка.

• ввод данных осуществляется с помощью экранной формы, которая заполняется в диалоговом режиме с использованием первичных документов и справочников БД.

4. Корректировка:

Исправление ошибок при вводе, добавление и удаление записей.

4. Обработка данных:

Обработка данных осуществляется с помощью запросов. Специалист, работающий с данной базой, задает только параметры, а непосредственно сама система производит обработку информации.

4. Формирование выходных документов:

Выходные документы формируются автоматически.

4. Печать:

Печать осуществляется после просмотра сформированных выходных документов.

Концептуальная модель приведена в приложении 1.

3. РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

1. НАЗНАЧЕНИЕ И УСЛОВИЯ ПРИМЕНЕНИЯ

Данное средство автоматизации предназначено для учета денежных средств на малом предприятии, осуществления оперативного контроля.

Функции задачи «Автоматизированный учет денежных средств в кассе»: хране­ние, обновление, корректировка информации, генерация запросов и отчетов.

1. ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ

Применение системы осуществляется при соблюдении следующих требова­ний:

• входная информация - заполненный «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер»

• системные требования: любой IBM совместимый персональный компьютер, соответствующий текущим требованиям к вычислительным мощностям.

• программные требования: операционная система Windows 7 с ус­тановленным пакетом Microsoft Office 2007/20010, содержащим програм­му Microsoft Access.

• требования к подготовке специалистов: знание предметной области, эле­ментарные навыки работы с ПК.

2. ПОДГОТОВКА К РАБОТЕ

Для работы с базой данных открываем файл «Касса», созданный в формате Access и скопированный на жесткий диск.

3. ОПИСАНИЕ ОПЕРАЦИЙ

Обращение к формам и отчетам базы данных «Касса» осуществляется посредством кнопочной формы.

Ввод данных начинается с заполнения НСИ, затем заполняются таблицы оперативной информации. Заполнение справочников базы данных, производится с использованием следующих форм:

Чтобы заполнить формы следует нажать кнопку «Новая запись» и ввести данные.

Заполнение таблиц базы данных сведениями из документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер»: для этого используется формы «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер», которые содержат основные разделы входного документа.

На базе форм формируются запросы: Приход и Расход.

А также запрос по фамилии.

Данные параметрических запросов по фамилии являются выходными сообщениями для служебного пользования.

На базе запросов «Приход», «Расход» формируются отчеты по приходу и расходу, которые являются выходными документами.

4. АВАРИЙНЫЕ СИТУАЦИИ

Аварийные ситуации могут возникнуть по внешним причинам, при ошибках в работе технических средств, при несанкционированном доступе к данным.

Под внешними причинами понимается в основном сбой в системе электричества.

При ошибке в работе технических средств необходимо в качестве профилактики иметь архив базы, обновляемый еженедельно, либо попытаться восстановить информацию в специальных организациях.

При несанкционированном использовании данных необходимо обратиться в службу безопасности и изменить уровень доступа на вашем рабочем месте.

5. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОСВОЕНИЮ

Для начинающих пользователей рекомендуем получить начальные знания по БД Access.

3. РАСЧЕТ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ

   1. МЕТОДОЛОГИЯ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ЭИС

В качестве эффективности рассматривается соотношение потребностей и затрат, т.е. эффективность – это величина эффекта, приходящаяся на единицу затрат. Эффективность системы обработки данных – мера соотношения цены и затрат, а эффект может быть результатом внедрения какого-либо мероприятия, выраженного в стоимостной форм.

Существуют реальный и расчетный эффект. Расчетный эффект рассчитывается, реальный эффект можно получить сразу. При определении эффекта рассчитывается прямой и косвенный эффект.

Прямой эффект в системе обработки данных – это тот эффект, который связан непосредственно с системой обработки данных.

Косвенный эффект может проявляться через улучшение определенных экономических показателей, например прибыли, цены и т.д.

Основные показатели сравнительной эффективности создания и функционирования ЭИС:

1. Годовая экономия текущих затрат, полученная от функционирования системы ∆Ст.

2. Дополнительные капитальные вложения (КД).

3. Срок окупаемости дополнительных капитальных вложений Т.

4. Расчетный коэффициент дополнительных капитальных

вложений Ер.

5. Годовой экономический эффект Э.

6. Годовая экономия трудовых затрат на обработку данных

в системе ∆Т.

Далее подробно рассматриваются эти показатели.

1. Годовая экономия текущих затрат складывается:

∆Ст = ∆Сп + ∆Ск , (1)

где ∆Сп – прямая экономия, ∆Ск – косвенная экономия.

Косвенную экономию мы рассматривать не будем. Прямая экономия, которую мы получаем от автоматизации обработки информации:

∆Сп = ∆Сб – ∆Сср , (2)

где ∆Сб – базовый период – это тот период, который берется до внедрения системы; ∆Сср – сравниваемый период, когда система работает в режиме автоматизации.

Показатель сравниваемого периода складывается из:

∆Сср = С1 + С2 + С4 + С5 + Спр , (3)

где С1 – затраты на оплату труда персонала; С2 – начисления на фонд оплаты труда; С3 – затраты на сырье, материалы (картриджи, бумага, комплектующие); С4 – амортизация оборудования; С5 – прочие затраты (расходы на командировки, налоги); Спр – предпроизводственные затраты.

2. Дополнительные капитальные вложения (КД), в них входят: строительство, аренда большого помещения, ремонт, покупка дорогостоящего сетевого оборудования.

3. Срок окупаемости капитальных вложений

Т = КД / ∆Сm , (4)

где ∆Ст – годовая экономия текущих затрат; КД – капитальные вложения, приведенные к одному году.

4. Расчетный коэффициент эффективности Ер.

Расчетный коэффициент эффективности есть величина, обратная Т:

Ер = 1 / Т, (5)

Еp = 0,33 – нормативный коэффициент эффективности. Если расчетный коэффициент больше или равен Еp, то проект принимается к внедрению, т.е. создание ЭИС эффективно.

5. Годовой экономический эффект:

Э = ∆Ст – КД • Ен ; (6)

Ен = 0,1 – нормативный коэффициент.

6. Годовая экономия трудовых затрат:

∆Т = ∆Тб – ∆Тср , (7)

где ∆Тб – период базовый до внедрения системы; ∆Тср – период сравниваемый, т.е. период работы системы в режиме автоматизации.

2. РАСЧЕТ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЛЯ ДАННОГО ПРОЕКТА

Необходимо произвести расчет экономической эффективности для данного проекта на основании изложенных выше формул.

Основным при расчетах является метод сопоставления базисного и отчетного периодов. В качестве базисного периода при переводе конкретных работ на автоматизацию принимают затраты на обработку информации до внедрения автоматизации (ручная обработка), а при совершенствовании действующей системы автоматизации экономических работ – затраты на обработку информации при прежнем уровне автоматизации.

В первую очередь определяется прямая экономия, которая находится по формуле (2). Для этого рассчитаем показатель базового периода.

В базовом периоде работало 5 человек. Средняя заработная плата одного работника в месяц составляет 15 000 руб. Таким образом, затраты на оплату труда за год составят 900 000 руб. (15 000*5*12 = 900 000). Амортизация в месяц составляет 3000 руб., в год 3000*12 = 36 000 руб. Следовательно, затраты базового периода:

∆Сб = 900 000 + 36 000 =936 000 руб.

Найдем затраты сравниваемого периода, после внедрения автоматизации. С этой работой справляются 2 сотрудника. Таким образом, затраты на оплату труда С1 за год составят 15 000*12*2 = 360 000 руб. Затраты С2, связанные с отчислением в пенсионный фонд (26% от оплаты труда), равны 360 000*0,26 = 93 600 руб. Затраты на амортизацию С3 составят 36 000 руб. Прочие затраты С5 (расходы на командировки, налоги) составляют 50 000 руб. Предпроизводственные Спр затраты составляют 50 000 руб. Таким образом, затраты сравниваемого периода по формуле (3):

∆Сср = 360 000 + 93 600 + 36000 + 50 000 + 50 000 = 589 600руб.

Годовая экономия: ∆Ст =∆Сп = ∆Сб – ∆Сср = 936 000 – 589 600 = 346 400 руб.

Дополнительные капитальные вложения КД в данном проекте равны 60 000 руб. (модернизация имеющихся ПК, покупка сетевого оборудования)

Срок окупаемости капитальных вложений:

Т = КД / ∆Ст = 60 000 / 346 400 = 0,1732

Расчетный коэффициент эффективности есть величина, обратная Т:

Ер = 1 / Т =1/0,1732= 5,77

Расчетный коэффициент больше 0,33, следовательно, автоматизация проекта эффективна.

Годовой экономический эффект:

Э = ∆Ст – КД • Ен = 346 400 – 60 000 * 0,1 = 340 400 руб.

Система является эффективной, эффект от внедрения составит 340 000 руб.