Гост 28388-89. Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения.

Тема 6. Электронные архивы.

На основе изучения научной литературы по проблемам хранения электронных документов ответьте на следующие вопросы:

1. Какова роль машиночитаемых документов в делопроизводстве 1960-80-х годов?

Только в 70 – е годы с появлением в делопроизводстве машиночитаемых документов и развитием электронных систем хранения, обработки и доступа к информации стали звучать призывы к необходимости правового регулирования общественных отношений, связанных с хранением, использованием и передачей информации о личности в электронном виде.

2. В каких отраслях управления создавались большие массивы машиночитаемых документов.

Источниками комплектования ЦГАНХ СССР являлись 80 министерств, государственных комитетов и ведомств СССР; на учете архива находилось 70 вычислительных центров, обеспечивавших функционирование отраслевых и межотраслевых АСУ. В перспективе именно ЦГАНХ должен был первым начать прием на хранение машиночитаемой документации.

3. Когда машиночитаемые документы были официально включены в состав государственного архивного фонда страны?

В нашей стране вопрос о хранении МЧД был поставлен на нормативную основу в 1980 году. Постановление Совета Министров СССР №274 от 4 апреля 1980 года утвердило "Положение о Государственном архивном фонде СССР, где было установлено, что документы созданные средствами вычислительной техники, имеющие политическое, научное, народно-хозяйственное, социально-культурное и историческое значение, входят в состав Государственного архивного фонда СССР и подлежат передаче на государственное хранение.

4. В чем специфика машиночитаемых документов как объектов архивного хранения?

Специфика машиночитаемых документов состоит в том, что мы не можем воспринимать их в том виде, в каком они хранятся на магнитном носителе. Электронные записи сильно зависят от технологии, формата и стандарта, в рамках которых они создаются. Только пройдя через цепочку предусмотренных процедур, они предстают в понятной пользователю форме (в распечатанном виде, на экране монитора и т.п.). При этом, если не осуществляется преемственность при создании новых информационных технологий, через несколько лет мы не сможем с их помощью прочитать записи, несмотря на то, что носитель информации может находиться в отличном состоянии. Специфические особенности машиночитаемых архивов были сформулированы в 1988 г. в докладе П. Рене – Базин: получение информации техническими средствами, легкая поломка носителей, отделенность информации от носителей, неограниченное воспроизведение оригинала, высокая себестоимость. Последующая практика добавила еще ряд черт: быстрая порча и устаревание техники, изменчивость информации и быстрая утрачиваемость, множественность форм существования (воплощения в мультимедиа), дематериализация и всеобщий характер. В частности, отмечается, что ориентировочный срок службы оборудования и программного обеспечения не превышает 10 лет. Электронные носители размывают понятия оригинала, копии, подлинности и доказательной ценности.

5.Каким образом проблема машиночитаемых документов решена за рубежом?

Западные архивисты уже давно рассматривают электронный документ, как совокупность содержания, метаданных и контекста. Поэтому описанию электронной документации там уделяется особое внимание. Ни одна система электронного документооборота не может быть внедрена в государственном или муниципальном учреждении, если она не прошла экспертизу в национальной архивной службе.

6.Каковы задачи и функции, состав документов архивов машиночитаемых данных?

Обеспечение сохранности электронных документов, учет и описание электронных документов и их экспертиза ценности, обеспечение доступа к электронным документам, обеспечение комплектования, и разработки новых направлений комплектования, электронными документами. Изучение зарубежного и отечественного опыта работы с ЭД, обучение персонала, разработка методик и инструкций по обеспечению основных направлений деятельности архива, выявление и экспертиза ценности, комплектование ЭД, организация хранения и учёта ЭД, описание ЭД, использование ЭД, защита информации в процессе использования ЭД.

Литература к заданию:

Гарскова И.М. Архивирование машиночитаемых данных//Международные дискуссии//ИБ ассоциации «История и компьютер»1995. № 13. С. 15.

Тихонов В.И., Юшин В.А. Электронные архивы и электронный документооборот// Отечественные архивы. 1999. № 2.

Они же. Будут ли в «электронной» России электронные архивы?//Отечественные архивы.2002. № 5. С.12-19.