66.Документы и документационное обеспечение управления. Правила оформления документов.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Ссылка на какую-то устную договоренность м.б. опровергнута, но если договоренность имеет форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами государства.

Итог документирования – создание документа. Любой документ полифункционален, т.е. выполняет несколько функций. Среди функций документа выделяют общие и специальные.

Общие функции документа:

- информативная: документы являются носителем и источником информации. Любой документ создается для сохранения информации;

- социальная: документ является социально значимым объектом, т.к. порожден социальной потребностью. Документы отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни стран и народов;

- коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, помогают обеспечивать обмен информацией и общение, в частности, между учреждениями;

- культурная: документ – средство закрепления и передачи культурных традиций, обычаев, этапов развития цивилизации.

Специальные функции документа:

- управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные и т.п.), специально создаваемые для целей управления. Документы позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать процессы, происходящие в производственной и непроизводственной сферах;

- правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Документы служат юридической основой производственной и управленческой деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного доказательства это м.б. любой документ;

- функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества. Документы являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, подтверждают и дополняют полученные в других источниках сведения, помогают восстанавливать, анализировать и оценивать историческое прошлое стран и народов;

- учетная: в документах накапливаются и систематизируются сведения за определенные периоды времени, что позволяет их анализировать и обобщать, выявляя закономерности и тенденции в происходящих событиях.

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом