Вопрос 48 Расчеты с подотчетными лицами

Предприятие может осуществлять расчеты с другими субъектами хозяйствования не только непосредственно с расчетного счета или через кассу, но и опосредованно - через своих сотрудников. Для этого суммы аванса выдаются работникам предприятия под отчет. В дальнейшем указанные сотрудники осуществляют целевое расходование выданных сумм, а оставшиеся неизрасходованными суммы возвращают назад в кассу предприятия. Наиболее распространена выдача денег под отчет сотрудникам на административно-хозяйственные нужды и на расходы, связанные со служебными командировками.

Служебной командировкой в соответствии со статьей 91 Трудового кодекса Республики Беларусь признается поезд­ка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.

Не будут признаваться служебными командировками поезд­ки физических лиц, не связанных трудовыми отношениями с организацией, поскольку только работники предприятия могут быть направленными в командировку (т.е. поездки физических лиц, заключивших с предприятием договор подряда, не явля­ются командировками, и суммы, выплачиваемые таким лицам, не считаются командировочными расходами).

Порядок направления работников в служебную командировку регулируется Трудовым кодексом Республики Беларусь, Инструк­цией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 №35, а также Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служеб­ных командировках за границу, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 №55.

Документально командировка оформляется следующим об­разом:

издается приказ нанимателя о направлении сотрудника в командировку, в котором указываются пункт назначения, цель командировки, ее сроки и продолжительность (порядок на­правления в командировку руководителя юридического лица определяется собственником предприятия или органом, им уполномоченным);

оформляется командировочное удостоверение, где указыва­ются номер соответствующего приказа, место и сроки пребы­вания сотрудника в командировке;

оформляется задание по командировке, где указываются цель командировки, план встреч и переговоров с партнерами и т. п. (задание составляется в обязательном порядке при зарубежных ко­мандировках, а при командировках по Республике Беларусь оно может составляться по усмотрению нанимателя в произвольной форме).

После возвращения из командировки работник в течение трех дней обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет. По расходам, понесенным в иностранной валюте, авансовый отчет составляется в той валюте, в которой был выдан аванс, с последующим перерасчетом в белорусские рубли по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату приема от­чета. К авансовому отчету прилагаются следующие документы в подлинниках:

- командировочное удостоверение с оттисками печатей, ко­торые служат подтверждением фактического времени пребыва­ния работника в местах командировки (данное требование не является обязательным при командировках за пределы Респуб­лики Беларусь, так как возмещение расходов, связанных с ко­мандировкой работника за границу, производится на основании приказа нанимателя с указанием места и сроков пребывания работника в командировке, отметки в паспорте о пересечении границы и подтверждающих документов в оригинале о факти­чески произведенных за время командировки расходах);

• проездные документы, подтверждающие фактические рас­ходы по проезду к месту командировки и обратно (возмещению подлежат также расходы по предварительному бронированию проездных билетов и плата за пользование постельными при­надлежностями в поездах);

• оплаченные счета, квитанции или другие документы, под­тверждающие фактические расходы по найму жилого помеще­ния и иные расходы;

• отчет о проделанной работе в соответствии с заданием по командировке (в случае его составления).

На основании представленных документов бухгалтерия про­изводит расчет сумм командировочных расходов, подлежащих воз­мещению. К командировочным расходам относятся расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жи­лого помещения, расходы за проживание вне места постоянного жительства для покрытия дополнительных расходов (суточные) и иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы. При этом одни расходы возмещаются в пределах норм, установленных Министерством финансов Республики Беларусь (суточные, расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов), а другие возмещаются в сумме фактически понесенных расходов (оформление заграничных пас­портов и других выездных документов, уплата государственной пошлины, сборов иностранных представительств, комиссионных при обмене чеков в банке на иностранную валюту).

Если сумма командировочных расходов, подлежащих воз­мещению, превышает сумму выданного сотруднику аванса, предприятие производит выплату недостающей суммы, а если наоборот - сотрудник возвращает сумму неизрасходованного аванса в кассу предприятия. Новые авансы выдаются подот­четному лицу только при условии полного расчета по ранее выданному авансу.

При заграничных командировках порядок возмещения рас­ходов сотрудникам имеет некоторые особенности. В частности, часть расходов покрывается в иностранной валюте, а часть - в белорусских рублях: нормы суточных за проезд и пребыва­ние на территории иностранных государств устанавливаются в иностранной валюте, а при проезде на территории республики суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам для оплаты командировок в пределах Республики Беларусь. При командировании работников в страны Содружества Незави­симых Государств, когда при пересечении границы отметка в паспорте не ставится, дата пересечения границы определяется по проездным билетам с учетом расписания движения пасса­жирского транспорта. Нормы возмещения суточных и расходов по найму жилого помещения устанавливаются Министерством финансов Республики Беларусь в иностранной валюте по каж­дой стране пребывания в отдельности.

Нормированию при загранкомандировках подлежат не толь­ко суточные, но и расходы по найму жилого помещения и рас­ходы по проезду. Так, расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно возмещаются по тарифу 2-го класса: по проезду воздушным транспортом - по тарифу экономичного класса, на судах - по тарифу туристического класса, железно­дорожным транспортом - по тарифу купе.

Денежные авансы могут выдаваться сотрудникам и на адми­нистративно-хозяйственные расходы. Размеры и сроки выдачи подотчетных сумм должны определяться руководителем пред­приятия и согласовываться с учреждением обслуживающего банка, но не должны быть больше законодательно установ­ленных. На территории Республики Беларусь расчеты меж­ду юридическими лицами наличными денежными средствами возможны только с разрешения обслуживающего банка и ограничены в размерах - не более 50 базовых величин в месяц. Максимальные сроки, на которые могут выдаваться названные суммы, составляют:

• не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения предприятия;

• не более 10 рабочих дней -на расходы, осуществляемые вне места расположения предприятия;

• до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размеры одной базовой величины.

В течение трех дней по истечении срока, на который авансы были выданы, подотчетные лица должны составить авансовый отчет и представить его в бухгалтерию вместе с оправдательными документами (кассовыми чеками и копиями товарных чеков к ним, квитанциями к приходным кассовым ордерам и др.). Пере­дача подотчетных сумм одним работником другому запрещена.

В последнее время довольно часто организации, направляя в командировку сотрудников, используют в работе пластиковые карточки. При использовании подотчетным лицом пластиковой карточки (корпоративной или личной) отчет об израсходован­ных суммах с приложением к нему карт-чеков и иных доку­ментов должен быть представлен не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки (исключая день прибытия).

Для учета операций с подотчетными лицами используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лица­ми». Сальдо этого счета может отражать либо задолженность предприятия перед подотчетными лицами, либо задолженность подотчетных лиц перед предприятием. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому сотруднику.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчет­ными лицами» дебетуется в корреспонденции со следующими счетами (см. табл. 17):

Таблица 17.

Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит
Из кассы предприятия сотрудникам вы­даны наличные денежные средства	71	50 «Касса»
Перечислены подотчетные суммы на .лицевые счета сотрудников	71	51 «Расчетный счет»
Получены подотчетными лицами от прочих организации суммы или денежные документы (чековые книжки) в счет погашения их задолженности за выполненные для них работы, оказанные им услуги для расчетов с прочими кредиторами и т.п.	71	76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»
Выдан аванс командированному работнику путем перечисления денежных средств с валютного счета организации на карт-счет работника (использование личной пластиковой карточки).	71	52 «Валютные счета»

В случае использования корпоративной пластиковой карточ­ки в бухгалтерском учете составляется проводка:

Д-т 55 «Специальные счета в банке»

К-т 51 «Расчетный счет» - перечисление денежных средств с расчетного счета организации на карт-счет.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспон­денции с дебетом счетов, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или других счетов, в зависимости от характера произведенных расходов (см. табл. 18):

Таблица 18.

Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит
Списана задолженность подотчетных лиц по расходам, произведенным в связи с капитальными вложениями	08 «Вложения во внеоборотные активы»	71
Отражена стоимость материалов и стоимость расходов, связанных с их приобретением	10 «Материалы» (15, 16)	71
Отражены суммы НДС по приобретенным ТМЦ, работам, услугам, оплаченным из подотчетных сумм	18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам»	71
Списаны расходы, относящиеся к основному производству	20 «Основное производство»	71
Списаны расходы, относящиеся на общехозяйственные нужды	26 «Общехозяйственные расходы»	71
Списаны затраты по исправлению брака у покупателей	28 «Брак в производстве»	71
Подотчетные лица приобрели товары (комплектующие) в торговых и дру­гих аналогичных организациях	41 «Товары»	71
Списаны расходы на командировки, связанные со сбытом продукции	44 «Расходы на реализа­цию»	71
Работниками возвращены в кассу неизрасходованные суммы, ранее выданные им под отчет	50 «Касса»	71
За счет подотчетных сумм приобре­тены различные денежные документы (марки, путевки и т.п.)	50 «Касса»	71
Из зарплаты подотчетных лиц удер­жаны неизрасходованные суммы авансов в соответствии с законода­тельством	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	71
Отнесение на виновных лиц своевре­менно не возвращенных подотчетных сумм	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	71
Списаны на убытки подотчетные суммы при невозможности их взыс­кания	92 «Внереализационные доходы и расходы»	71
Отражены суммы остатка аванса, не возвращенные в срок, и суммы, под­лежащие удержанию по исполнитель­ным листам	94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	71
Отражены расходы, относящиеся к будущим периодам	97 «Расходы будущих пе­риодов»	71

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в уста­новленные сроки, отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 71 «Расчеты с под­отчетными лицами». В дальнейшем эти суммы списываются:

- с кредита счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из зарплаты работника);

- с кредита счета 94 в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (при невозможности удержания сумм из зарплаты работника).