Вопрос 9

Вопрос 10

I.Сущность и значение документации.

Бухгалтерским документом называется письменное подтверждение совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение. На основе документов производится предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств предприятия и экономической необходимостью каждой хозяйственной операции.

II. К содержанию и форме первичных документов предъявляются следующие основные требования:

1) документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции иди непосредственно после ее окончания;

2)должна соблюдаться форма документов, которая чаще всего является типовой и печатается в специальных альбомах типовых форм бланков документов;

3) в документе должны быть заполнены все реквизиты;

4) должны быть установлены сроки сдачи документов в бухгалтерию.

III.Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) Наименование документа;

2)Наименование и адрес организации

3)Указание сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции

4)Время составления документа, его порядковой номер

5) основание и содержание хозяйственной операции;

6)количественное измерение хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

7)наименование должностей, фамилии и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.

Внесение поправок, не подтвержденных всеми участниками хозяйственной операции, подписавшими документ, не допускается. В банковских и кассовых документах исправления не допускаются. Во всех первичных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты .Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции, связанные с поступлением или выплатой денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее совершения. Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают их своевременное и качественное оформление, передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных. Первичные учетные документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского), должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и электронных носителях информации. Если первичные учетные документы составляются на электронных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры. ' Первичные учетные документы могут быть классифицированы по следующим основным признакам:

По назначению

• Оправдательные- содержат информацию об исполнении распоряжения(Накладные, по которым отпущены материалы, приходные кассовые ордера, по которым получены деньги и наряды)

• Бухгалтерского оформления- предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе(Расчеты по начислению амортизации, справки на исправительные записи, группировочные и накопительные ведомости)

• Распорядительные-содержат разрешение на совершение определенно хозяйственной операции(Приходные и расходные кассовые ордера, наряды, накладные, чеки )

• Комбинированные-сочетают в себе признаки разрешительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления(Расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость на оплату труда )

По способу составления

• Разовые- составляются на одну хозяйственную операцию(кассовые

Приходные и расходные ордера, накладные )

• Накопительные- регистрируются на ряд однородных операций по мере их совершения(лимитно-заборные карты, учетные листы )

По объему содержания

• Первичные- содержат информацию об одной хозяйственной операции(наряды, требования )

• Сводные- предназначены для обобщения информации о всей совокупности однотипных операций за определенный промежуток времени(авансовые отчеты, отчеты кассира

По месту составления

• Внутренние- составляются в самой организации для оформления внутренних хозяйственных операций(Накладные на внутреннее перемещение материалов, приходный и расходный кассовые ордера)

• Внешние- Поступают от сторонних организаций и отражают взаимоотношения организации с другими субъектами хозяйствования(Выписки банка, платежные требования-поручения )

По характеру документируемых операций различают документы:

• денежные (приходные и расходные кассовые ордера и др.); материальные (накладные, товарные отчеты и др.);

• расчетные (платежные инструкции-поручения и др.).

Документооборот, хранение бухгалтерских документов.

Все бухгалтерские документы с момента их составления до момента передачи в архив проходят определенные стадии. Движение документов с момента их составления или пояснения от других предприятий до момента передачи в архив называют документооборотом.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

• таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

• группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

• контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.