Документальное оформление движения материалов

Бухгалтерский учет производственных запасов призван обес­печить правильное и своевременное оформление документов, подтверждающих факт поступления, заготовки, расходования сырья и материалов.

Документальное оформление поступления материалов

Поступление материалов на предприятие чаще всего проис­ходит в результате их приобретения за плату у поставщиков, изготовления собственными силами, внесения учредителями в счет их вкладов в уставный фонд предприятия, поступления от подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке налич­ного расчета. Материалы могут также поступать в результате безвозмездного получения, оприходования при ликвидации (выбытии) основных средств и прочего имущества, пришедшего в негодность.

Поступление сырья и материалов на склад подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу. Такими документами являются:

- товарно-транспортная накладная (ТТН-1). Этот документ, относящийся к бланкам строгой отчетности, предназначен для учета движения товарно-материальных ценностей, перемещение которых производится с помощью автомобильного транспорта. ТТН-1 подтверждает отпуск товарно-материальных ценностей у грузоотправителя, служит основанием для оприходования материалов у получателя и является документом, по которому производятся учет работы по перевозке товарно-материальных ценностей и расчет за нее;

- товарная накладная (ТН-2). Документ также является бланком строгой отчетности и используется для отпуска и приемки товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется без участия автомобильного транспорта (почтой или нарочным). Она служит основанием для списания то­варно-материальных ценностей у отправителя и оприходования их в учете получателя, а также складского и бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей.

Бланки ТТН-1 и ТН-2 являются типовыми формами и заполняются в строгом соответствии с инструкциями по их заполнению. Кроме того, для отдельных отраслей экономики разработаны и утверждены специализированные формы то­варно-транспортных и товарных накладных (например, для алкогольной и табачной промышленности, медицины и т.д.).

Товарные и товарно-транспортные накладные применяются, если товар получен или поступил с территории Республики Беларусь. В случаях, когда товарно-материальные ценности поступают из-за пределов Республики Беларусь, их оприхо­дование производится на основании документов, выписанных грузоотправителем.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары под материалы оформляется складом путем составления при­ходного ордера (типовая форма М-4) при отсутствии расхож­дения между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству).

На однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается состав­ление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материалов в течение данного дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается в приходный ордер. Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов могут оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

В случае неотфактурованных поставок (т.е. при поступлении сырья и материалов без сопроводительных документов поставщика), а также в ситуациях, когда имеется количественное и качественное расхождение поступившего товара с данными сопроводительных документов, составляется акт о приемке ма­териалов (форма № М-7). В обоих случаях ТМЦ принимаются на ответственное хранение, хранятся на складе обособленно и не подлежат расходованию до выяснения результатов приемки Акт составляется с обязательным участием материально ответ­ственного лица и представителя поставщика или незаинтере­сованной организации и служит основанием для направления письменных претензий поставщику.

Если материалы поступают на склад от собственных под­разделений (ценности, полученные при ликвидации основных средств, от брака в производстве и т.д.), то их передача оформ­ляется как внутреннее перемещение. Оприходование на склад в этом случае осуществляется на основании накладной на внут­реннее перемещение материалов (форма № М-13).

Обращаем внимание на то, что если получение материалов предполагает выезд сотрудника к поставщику, то этому сотруд­нику как представителю предприятия-покупателя (экспедито­ру, другому материально ответственному лицу) выписывается доверенность на получение товарно-материальных ценностей. В доверенности указываются наименование материалов, их ко­личество, фамилия, имя, отчество доверенного лица, его паспорт­ные данные, дата выписки и срок действия доверенности.

Документальное отражение отпуска материалов

Отпуск материалов в производство оформляется документа­ми, принятыми в организации исходя из специфики производ­ственного процесса. Термин «отпуск в производство» означает передачу материалов непосредственно в цеха для производства продукции и на хозяйственные нужды, а также для выполнения работ и оказания услуг. В документах на отпуск количество переданных материалов отражается в той единице измерения, в которой ведется оперативный учет материалов (штуки, кило­граммы, литры, метры квадратные или погонные и др.). Получать материалы на складе могут только лица, которым в установленном порядке дано такое право (список представителе цехов, отделов, бригад, которым могут выдаваться материалы, предается руководителем предприятия, согласовывается с единым бухгалтером и передается на склад).

Отпуск материалов со склада организации на производство осуществляется на основе установленных лимитов. Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения или другими подразделениями по решению руководителя организации на основе разработанных соответствующими службами организации норм расхода материалов, производственных программ подразделений организации с уче­том остатков (переходящих запасов) материалов на начало и конец планируемого периода.

Первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения являются лимитно-заборная карта (типовая форма № М-8), требование-накладная (типовая форма № М-11), накладная (типовая форма № М-15). Исходя из конкретных условий деятельности, организация может применять самостоятельно разработанные формы первич­ных учетных документов по движению материалов (заборный лист, заказ-наряд, маршрутные и раскройные карты и др.).

Лимитно-заборные карты (форма № М-8) - это накопитель­ные документы, которые используются при регулярном отпуске в производство тех материалов, которые являются лимитиро­ванными. В лимитно-заборной карте (ЛЗК) устанавливается определенный лимит отпуска материалов, превышение которого возможно только при наличии соответствующего распоряже­ния руководителя предприятия, главного инженера или иного уполномоченного сотрудника. Лимит устанавливается исходя из плановой потребности производственных участков в тех или иных производственных запасах. ЛЗК выписывается отделом материально-технического снабжения или плановым отделом в двух экземплярах на определенный период (месяц, квартал, год с отрывными месячными талонами на фактический от­пуск): один экземпляр находится на складе и является оправ­дательным документом при списании материалов со склада в производство, второй экземпляр передается потребителю (цеху, участку). Каждый раз при получении материалов представитель цеха предъявляет свой экземпляр ЛЗК, в котором кладовщик делает отметку о выдаче и рассчитывает текущий остаток лимитно-заборной карты. Аналогичные расчеты производятся и в складском экземпляре лимитно-заборной карты. По окончании месяца оба экземпляра передаются в бухгалтерию для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. По лимитно-заборной карте ведется также учет возврата материалов не использованных в производстве.

При замене материала, предусмотренного установленной для данного изделия (продукции) технологией, другим материалом оформляется требование на замену. Документ выписывается на один вид материалов в двух экземплярах - для получателя и для склада.

Организация может осуществлять отпуск материалов или их отдельных групп, видов, наименований своим подразделениям без указания назначения. В этом случае отпуск материалов учитывается как внутреннее перемещение, а сами материалы считаются в подотчете у получившего их подразделения. Пере­дача материалов с одного склада организации на другой, а также со склада одного подразделения организации на склад другого подразделения оформляется накладными на внутреннее пере­мещение. Накладная на внутреннее перемещение материалов выписывается в трех экземплярах, из которых один экземпляр остается в подразделении, списывающем материалы, второй эк­земпляр передается подразделению, их принимающему, третий экземпляр передается в бухгалтерию организации. Накладные на внутреннее перемещение материалов подписываются руково­дителями как передающего, так и принимающего подразделения организации.

Если предприятие осуществляет реализацию материалов на сторону либо в установленном законодательством порядке пере­дает их другим организациям безвозмездно, то отпуск товарно-материальных ценностей оформляется выпиской товарной или товарно-транспортной накладной.