17.Фильтрация данных с помощью автофильтра

Фильтрация данных Под фильтрацией понимается выбор из списка только тех записей, которые соответствуют заданному критерию. Остальные записи при этом временно скрываются. Для фильтрации используются Автофильтр и Расширенный фильтр.

Использование Автофильтра При фильтрации записей с помощью Автофильтра необходимо:

• выделить любую ячейку списка;

• выполнить команду Данные – Фильтр – Автофильтр; Ячейки с именами полей превращаются в поля с раскрывающимися списками. Для фильтрации данных по какому-либо полю нужно раскрыть список и выбрать необходимый критерий. Условие формируется как логическое выражение, состоящее из одного или двух операндов, соединенных логической операцией "И" или "ИЛИ". При использовании Автофильтра условия поиска в одном поле могут быть связаны логическими операциями "И" и "ИЛИ", а для разных полей только операцией "И" (для "ИЛИ" используется расширенный фильтр). Для снятия фильтра:

• по всем полям:

Данные – Фильтр – Отобразить все;

• отмена Автофильтра:

Данные – Фильтр – Автофильтр.

18.Формирование диапазона условий(д.у) для расширенного фильтра. Правила формирования диапазона условий критерия сравнения:

• состав столбцов в диапазоне условий определяется столбцами исходного списка, для которых задаются условия поиска.

• заголовки столбцов должны в точности совпадать с заголовками столбцов списка;

• условия поиска в каждом столбце задаются в виде:

• точного значения;

• простого сравнения с использованием одной операции сравнения;

Правила формирования множественного критерия:

• все условия, записанные в столбцах одной строки, соединяются логической операцией И (как в Автофильтре);

• все условия, записанные в разных строках, соединяются логической операцией ИЛИ (нельзя в Автофильтре).

19.Фильтрация данных с помощью расширенного фильтра.

Расширенный фильтр позволяет создавать более сложные условия поиска и автоматически копировать выбранные данные. Применение расширенного фильтра. включает два этапа:

1. Формирование диапазона условий (создание дополнительной таблицы).

2. Фильтрация записей списка.

Фильтрация записей.

• Выделить любую ячейку списка.

• Выполнить команду Данные – Фильтр – Расширенный фильтр, В ДиалоговомОкне необходимо указать режим обработки и два или три диапазона. Диапазоны можно указать ссылками на ячейки или выделить в таблице. Нажать ОК. Отмена Расширенного фильтра: Выполнить команду Данные – Фильтр – Отобразить все.

20.Автоматическое подведение итогов Автоматическое подведение итогов Команда Итоги может выполняться для одного и того же списка записей многократно. При каждом выполнении команды подводятся итоги по одному уровню группировки для одной операции. Ранее созданные итоги могут заменяться новыми или оставаться неизменными. Для правильного подведения итогов необходимо:

• данные должны быть созданы в виде списка, в котором каждое поле (столбец) имеет заголовок,

• данные должны быть сгруппированы по тем полям, при изменении которых подводятся итоги; для этого необходимо отсортировать записи по одному или нескольким полям.

Создание промежуточных итогов:

• выделить любую ячейку списка;

• выполнить команду Данные – Итоги.

• указать необходимые параметры.

При повторном выполнении команды для создания следующего уровня итогов или для выполнения новой операции необходимо снять флажок Заменить текущие итоги. Excel вставляет строки, содержащие промежуточные итоги, для каждой группы с поясняющим текстом, а также строку общих итогов. Удаление промежуточных итогов: Выполнить команду: Данные – Итоги - Убрать все. Часть итогов убрать нельзя, можно только последние с помощью команды Отменить.

21.Сводные таблицы. Работа со сводными таблицами Сводные таблицы позволяют анализировать данные в списках, они группируют и обобщают данные. Нельзя изменять или вводить данные непосредственно в сводную таблицу. Сводная таблица связана с источником данных, содержимое ее ячеек предназначено только для чтения.

Создание сводной таблицы. таблицы создаются с помощью Мастера сводных. таблиц за 3 шага. Порядок действий при создании сводной. таблицы:

• выделить любую ячейку списка;

• выполнить команду Данные – Сводная таблица, появится Мастера сводных. таблиц;

Шаг 1:

Указывается на основе каких данных создается сводные. таблица,

Шаг 2:

Указывается диапазон данных, на основании которых создается сводная

Шаг 3.

Формируется структура сводной таблицы и указывается место для ее размещения.

Для формирования структуры св. таблицы щелкнуть по кнопке Макет.

Обновление данных сводной таблицы.

При изменении данных списка сводная таблица автоматически не изменяется. Для ее обновления необходимо:

• выделить любую ячейку сводной таблицы;

• выполнить команду Данные – Обновить данные или нажать соответствующую кнопку (!)

Изменение структуры сводной таблицы:

• выделить любую ячейку сводной таблицы;

• вызвать Мастер сводных таблиц;

Данные – Сводная таблица

• изменить параметры сводной. таблицы.

Удаление св. таблицы:

• выделить всю сводную таблицу;

• выполнить команду Удалить меню Правка

22. Основные понятия реляционных БД. Первичный и внешний ключи. Примеры. Реляционные БД в настоящее время наиболее распространены. В реляционных БД данные хранятся в двумерных таблицах. Строки соответствуют записям, а столбцы полям. Поле – элементарная единица логической организации данных. Поле характеризуется именем, типом данных, точностью числовых данных. Запись – это совокупность логически связанных полей. Таблица- это совокупность записей одной структуры. Таблицы не должны иметь одинаковых строк. Для обеспечение этого вводится понятие ключа. Ключ- уникальный идентификатор, состоящий из одного поля или нескольких полей, однозначно определяющий запись. Наличие ключа позволяет устранить избыточность и дублирование данных.

23 Проектирование Баз данных. Информационно - логическая модель предметной области. Проектирование реляционной БазДанных состоит из трех этапов: концептуального, логического и физического проектирования. Целью концептуального проектирования является разработка БазДанных на основе описания предметной области. Это описание должно содержать совокупность документов и данных, необходимых для загрузки в БД, а также сведения об объектах и процессах, харак­теризующих предметную область. Разработка БазДанных начинается с определения состава данных, подле­жащих хранению в базе, с целью обеспечения выполнения запросов пользователя. Далее производится анализ данных и их структурирование. Для реляционной БД этот этап состоит в разработке структуры таблиц, связей между ними и определении ключевых реквизитов. Структура каждой таблицы определяется составом полей, типом и размером каждого поля, а также ключом таблицы.

24 Понятие информационного объекта. Виды связей между ИО. Примеры. ИнформОбъект – это информационное отображение некоторого реального объекта, явления, процесса, информация о котором должна быть представлена в БазеДанных, в виде совокупности логически свя­занных реквизитов .Информа­ционный объект может иметь один первичный и несколько внешних ключей, которые используются для связи с другими ИнформОбъек. Все информационные объекты из некоторой предметной области связаны между собой. Различают связи трёх типов:

• один к одному (1:1);

• один ко многим (1 :∞);

• многие ко многим (∞:∞),

Связь 1:1 предполагает, что одному экземпляру первого ИО соответствует только один экземпляр второго ИО и наоборот. Связь 1 : ∞ означает, что одному экземпляру первого ИО соответ­ствует 0, 1 или более экземпляров второго ИО, но каждому экземпляру второго ИО обязательно соответствует один экземпляр первого ИО.

Связь ∞:∞ предполагает, что одному экземп­ляру первого ИО соответствует 0, 1 или более экземпляров второго ИО и наоборот.

25Нормализация таблиц: первая, вторая и третья нормальные формы. Примеры. Одни и те же данные могут быть размещены в таблицах различными способами. Группировка полей в таблицах должна быть рациональной, что означает сведение к минимуму дублирования данных и упрощение проце­дуры их обработки и обновления. Для выполнения этих требований необходимо, чтобы таблицы удовлетворяли требованиям нормализации. Нормализация таблиц - это формаль­ный аппарат ограничений на формирование таблиц, который позволяет устранить дублирование данных, обеспечивает непротиворечивость хранимых в базе данных, уменьшает трудозатраты на ведение БД. При практическом проектировании баз данных обычно выделяют три нормальные формы таблиц. Таблица находится в первой нормальной форме (1НФ), если все ее поля простые (неделимы Приведение таблицы ко 2НФ позволяет избежать повторения одних и тех же данных, которое может появиться после приведения таблицы к 1НФ. Таблица находится в третьей нормальной форме, если она находится во второй нормальной форме, и каждое описательное поле зависит только от ключа и не зависит от других описательных полей .Это означает, что все описательные поля должны быть взаимно независимы.

26 Способы создания таблиц. Типы обрабатываемых данных. Свойства полей таблицы. Режимы создания таблиц:

1. Конструктор – основной, в нем создается и изменяется структура таблицы, только в этом режиме необходимо сохранять таблицу;

2. Режим таблицы – используется для ввода и обновления данных, при переходе к следующей записи предыдущая запись автоматически сохраняется;

3. Мастер таблиц – режим автоматического создания таблицы с помощью мастера;

4. Импорт таблиц – режим создания таблицы путем ее извлечения из другой базы данных, которая может быть создана не только в Access,

Для перехода из режима Конструктор в режим Таблица и обратно используется команда меню Вид.

Для создания таблицы в режиме Конструктора:

• определить поля таблицы, задать их имена и типы данных;

• задать свойства полей на вкладке Общие;

• на вкладке Подстановка для внешних ключей установить параметры для подстановки данных из главной таблицы;

• установить ключевое поле;

• сохранить таблицу под некоторым именем;

Основные типы данных:

Тип данных	Содержимое поля
1. Текстовый	Значение по умолчанию. Обычный текст до 255 символов
3. Числовой	Числовые данные, используемые для про­ведения расчетов
4. Дата / время	Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно
5. Денежный	Числа в денежном формате
6. Счетчик	Уникальные, последовательно возраста­ющие на 1 числа, автома­тически вводятся при добавлении каждой новой записи в таблицу. Используется для ключевых полей.
7. Логический	данные, кото­рые могут содержать одно из двух возмо­жных значений (Да / Нет)

Для каждого поля в зависимости от его типа можно задать некоторые свойства. Свойства полей задаются на вкладке Общие. Для некоторых свойств установлены значения по умолчанию, они могут быть изменены пользователем.

Свойства полей:

• Размер поля – ограничивает текстовые поля указанным количеством символов, по умолчанию 50;

• Формат – указывает формат для даты и чисел, по умолчанию длинное целое для чисел и краткий формат даты для даты/время;

• Число десятичных знаков – устанавливает число десятичных знаков, выводимых для денежных и числовых полей;

• Маска ввода – определяет форму ввода данных в поле

• Значение по умолчанию – указывает значение по умолчанию, которое будет автоматически вводиться в новые записи,

• Условие на значение – задается условие, которое при вводе или редактировании данных всегда должно выполняться, 28.Создание запроса на выборку в МS Access в режиме конструктора. Бланк QВЕ. Примеры.

Общая технология создания запроса в режиме конструктора:

1. перейти на вкладку Запросы;

2. выбрать режим Создание запроса в режиме конструктора или использовать кнопки Создать - Конструктор;

3. добавить нужные таблицы или запросы с помощью диалогового окна «Добавление таблицы»; если данные выбираются из одной таблицы, то выбирается только она (иначе строки в выбранных данных будут повторяться); если данные выбираются из двух несвязанных таблиц, то обязательно должна быть добавлена и та таблица, через которую они связаны;

4. переместить в бланк запроса необходимые поля из

5. задать тип сортировки для тех полей, где это необходимо; сортировать можно по возрастанию и убыванию, по одному или нескольким полям;

6. задать, если необходимо, условия отбора – ограничения, налагаемые на значения полей;

7. отметить, какие поля нужно выводить на экран, по умолчанию выводятся все поля;

8. сохранить запрос под некоторым именем, которое должно отражать содержание запроса;

Для выполнения запроса из режима Конструктора выполнить команду Запрос – Запуск или использовать соответствующую кнопку на ПИ (!). Для запросов на выборку можно перейти в режим Таблицы. Для выполнения запроса из окна БД открыть запрос.

Условие отбора позволяет отобрать записи в соответствии с некоторым критерием. Для задания условий отбора, накладывающих ограничения на значение поля, в строку «Условие отбора» для этого поля вводится нужное выражение.

Операторы сравнения: <; < =,> , > =,<>; In, Between, Like

29. Вычисления в запросах. Итоговые, параметрические и перекрестные запросы на выборку. Примеры Параметрические запросы Для введения условий отбора не в бланке запроса, а в диалоговом окне при выполнении запроса, ис­пользуются запросы с параметром. Чтобы определить параметр, нужно ввести в строку «Условия отбора» вместо конкретного значения фразу, заключенную в квадратные скобки . То, что заключено внутри .квадратных скобок, Ассеss рассматривает как имя параметра. Это имя выводится в окне диалога при выполнении запроса, поэтому в качест­ве имени параметра используют содержательную фразу. В одном запросе можно указать несколько параметров, при этом имя каждого должно быть уникальным и информативным. Вычисляемые поля В запросе можно выполнять вычисления с любыми полями таблицы, а также делать вычисляемое выражение новым полем в динамическом наборе записей, выбранном в результате выполнения запроса При построении сложных выраже­ний удобно использовать «Построитель выражений». Имя вычисляемого поля отделяется от выражения символом ":". Если имя не указано, то по умолчанию в заголовке вычисляемого поля будет выведено Итоговые запросы на выборку Эти запросы предназначены для выведения не отдельных записей таблицы, а итоговых значений по группам данных. Для создания таких запросов нужно щелкнуть по кнопке Групповые операции (Σ). При этом в бланке запроса появляется строка «Групповая операция» с установкой «Группировка» для каждого поля, занесенного в бланк запроса. В группу включаются записи с одинаковыми значениями всех полей, в которых установлена Группировка. Для получения итоговых значений в нужных полях установку «Группировка» нужно заменить итоговой функцией, которую можно ввести с клавиатуры или выбрать из раскрывающегося списка. К ним относятся:

Sum - сумма всех значений заданного поля в каждой груп­пе. Используется только для числовых или денежных полей;

Avg - среднее арифметическое всех значений данного поля в каждой группе.

Min (Мах) - наименьшее (наибольшее) значение, найденное в этом поле внутри каждой группы.

Count - число записей в каждой группе.

Если в итоговых запросах нужно использовать условие отбора для поля, по которому не нужно устанавливать Группировку, то из списка выбирается Условие. В этом случае значение поля не будет выведено на экран. Перекрестные запросы Такие запросы относятся к особому типу итоговых запросов на выборку, в которых обычно группировка выполнена по двум полям и в одном поле используется итоговая функция. Они позволяют увидеть вычисляемые значения в виде перекрестной табли­цы, похожей на сводную электронную таблицу без заголовка страницы. Сортировка значений в заголовках строк и столбцов выполняется автоматически. Для преобразования обычного итогового запроса на выборку в перекрестный запрос нужно в режиме «Конструк­тор» выполнить команду: Запрос / Перекрестный. При этом в бланк запроса добавляется строка «Перекрестная таблица». В этой строке необходимо выбрать:

• для поля с группировкой, значения из которого будут заголовками столбцов перекрестной таблицы, выбрать установку Заголовки столбцов;

• для поля с группировкой, значения из которого будут заголовками строк перекрестной таблицы, выбрать установку Заголовки строк;

• для поля, в котором используется итоговая функция и которое будет отображаться в ячейках перекрестной таблицы, выбрать Значение,