8.3. Обчислення в електронних таблицях
Програма Excel при виконанні обчислень забезпечує точність до 15 знаків, але при виведенні результатів на екран округляє числа у відповідності з форматом комірки, в якій це число відображається.
Округлюючи число, Excel в подальших обчисленнях враховує істинну, а не округлену величину числа.
Щоб встановити формат комірки, необхідно виконати такі дії:
зробити комірку активною або виділити діапазон комірок;
виконати команду Формат > Ячейки ..., відкриється вікно Формат ячеек , у якому клацнути на вкладці Число;
у списку вибрати потрібний формат та клацнути мишею на кнопці ОК .
Excel дозволяє такі основні формати комірок.
Общий – для відображення текстів і чисел довільного типу.
Числовой – найбільш загальний спосіб виведення чисел з вибраною кількістю десяткових знаків.
Денежный – для відображення грошових величин.
Финансовый – грошові величини вирівнюються по роздільнику цілої і дробової частини.
Дата – для відображення дати.
Время – для відображення часу.
Процентный – число в комірці множиться на 100 і виводиться із символом відсотка.
Дробный – виводяться прості дроби.
Экспоненциальный – виводяться числа в експонентній формі.
Текстовый – відображаються і обробляються як текст незалежно від вмісту.
Дополнительный – працює з базами даних та списками адрес.
Excel дає можливість виконувати різноманітні обчислення в електронних таблицях над вмістом її комірок.
Обчислення виконуються згідно формул. У формулах використовуються адреси комірок та знаки арифметичних операцій: додавання, віднімання, множення , ділення, піднесення до степеня, обчислення відсотка.
Для запису формул у комірку існують такі можливості:
безпосередній запис у комірку;
використання рядка формул;
використання майстра функцій.
При безпосередньому запису у комірку та при використанні рядка формул користувач записує формулу і її складові частини на власний розсуд і зі своїми помилками залишається сам на сам.
Майстер функцій дозволяє безпомилково вводити функції та їх аргументи, допомагає користувачу вибрати потрібну функцію для формули та її опис. При цьому система знаходить помилки і допомагає їх виправити.
Для запису в комірку формули, необхідно почати зі знака дорівнює =. Наприклад: =A1+B1 – це формула, що до вмісту комірки A1 додає вміст комірки B1, а результат записується у комірку, де міститься ця формула.
Формула повинна записуватися в комірку в один рядок.
Для копіювання формули з одної комірки в інші в одному стовпчику або рядку з відповідною автоматичною заміною номерів рядка або стовпчика, треба:
встановити курсор миші на маркер заповнення поточної комірки, щоб він набрав вигляду "худий плюс";
натиснути і, утримуючи ліву кнопку миші, протягнути курсор до останньої комірки стовпчика або рядка.
Для позначення діапазону комірок використовується двокрапка як роздільник. Наприклад, формула =СУММ(A1:A12) підраховує суму вмісту комірок з A1 до A12.
Будь-яка формула негайно перераховується, якщо змінюється хоча б одне із її значень.
При використанні рядка формул Excel створює сервісні умови для запису формули в активну комірку. Якщо клацнути на символі = в рядку формул, з'явиться діалогове вікно для введення формули.
Формула одночасно з'являється у поточній комірці і у рядку формул. Значення результату показується над формулою. До клацання на кнопці ОК формулу можна редагувати або відмінити клацанням на кнопці Отмена . Після натискання на кнопку ОК у виділеній комірці з'явиться результат, у рядку формул залишиться відповідна формула, за якою було виконано обчислення.
Excel пропонує більше 200 математичних, фінансових, статистичних і логічних функцій, які немає потреби пам'ятати. Існують засоби для введення функцій і засоби зручного користування ними. Їх завдання – запобігти найбільш типовим помилкам, давати по ходу запису формули підказки, обчислювати проміжні результати.
Функція складається з двох частин: імені і аргументів. Є функції, які не потребують аргументів. Аргументами у функціях найчастіше служать адреса комірок або діапазонів комірок.
Щоб скористатися послугами Excel для введення необхідної функції у формулу, треба виконати такі дії:
у рядку формул клацнути на символі =;
ліворуч від рядка формул клацнути на кнопці
,
відкриється список функцій;вибрати потрібну функцію;
якщо потрібної функції нема у цьому списку, відкрити додатковий список Другие функции ... ;
після вибору функції, клацнути на ній мишею, відкриється діалогове вікно для встановлення аргументів (чисел і адрес комірок);
при встановленні аргументів показується результати обчислення, які можна відмінити і ввести нові, клацнувши на кнопці Отмена;
якщо результат викликає довіру, клацнути на кнопці ОК і він запишеться у активну комірку.
При копіюванні формули в іншу комірку автоматично міняється адреса комірок, що входять в неї. Це не завжди зручно та потрібно. Адреси комірок можуть бути абсолютними або відносними.
Відносне посилання у формулі, наприклад A1 , полягає у відносній позиції комірки, що містить формулу, і комірки, на яку вказує посилання. При зміні позиції комірки, що містить формулу, змінюється і посилання. При копіюванні формули уздовж рядків і уздовж стовпців посилання автоматично коректується. За замовчуванням в нових формулах використовуються відносні посилання.
Абсолютне посилання комірки у формулі, наприклад $A$1 , завжди посилається на комірку, що розташована у визначеному місці. При зміні позиції комірки, що містить формулу, абсолютне посилання не змінюється. При копіюванні формули уздовж рядків і уздовж стовпців абсолютне посилання не коректується.
При необхідності можна зробити абсолютним тільки номер стовпчика ($С2) або рядка (С$2) .
Абсолютна адресація комірок досягається в іменованих комірках. Комірка або діапазон комірок може мати ім'я.
Застосування імен комірок спрощує побудову та розуміння формул. До цих комірок можна звертатися і з інших листів, тому імена комірок в одній книзі не повинні повторюватися.
Щоб швидко перейти у потрібну комірку, досить клацнути на значку ліворуч від рядка формул, відкриється список пойменованих комірок, у якому треба вибрати потрібну.
Щоб присвоїти вибраній комірці або діапазону комірок ім'я, треба виділити комірку або діапазон комірок, записати потрібне ім'я в поле адреси активної комірки, що знаходиться ліворуч від рядка формул та натиснути клавішу Еnter .
Для виклику майстра
функцій необхідно використати кнопку
у рядку формул.
Відкриється вікно, де треба вказати категорію та вибрати потрібну функцію. Нижче подивитися коротке пояснення про застосування вибраної функції. Клацнути на кнопці ОК , відкриється вікно добудовника формул для встановлення аргументів (чисел і адрес комірок). Вибрана функція запишеться у верхньому віконці добудовника формул разом з необхідними розділовими знаками.
Діалогове вікно добудовника формул допомагає без помилок дописати у формулу потрібні аргументи.
Послідовність дій така:
у віконцях записати аргументи, які автоматично розмістяться у формулу з потрібними розділовими знаками;
при записі аргументів показуються результати проміжних і загальних обчислень, які можна відмінити і ввести нові, клацнувши на кнопці Отмена ;
якщо результат викликає довіру, клацніть на кнопці ОК , і він запишеться у активну комірку.
При введені формул Excel здійснює їх перевірку і редагування, використовуючи можливості режиму Автозамена.
Якщо буде знайдено помилку, то Excel запропонує зробити виправлення за допомогою коректора формул або буде виведено одне з таких повідомлень:
#ДЕЛ/0! – спроба поділити на нуль;
#Н/Д – відповідь неможлива через неповноту даних;
#ИМЯ? – незрозуміла формула, помилка в назві функції або адресі комірки;
#ПУСТО! – незрозуміла адреса комірки, можливо, пропущена кома;
#ЧИСЛО! – проблема з числом у формулі, можливо, загублено аргумент;
#ССЫЛКА! – можливо, стерта комірка, на яку посилається формула;
#ЗНАЧ! – можливо текст замість числа або пуста комірка;
#### – число не поміщається у комірку по довжині, потрібно комірку зробити ширшою.