- •Характеристика нормативно-методической базы современного делопроизводства и службы доу
- •Проблемы и перспективы государственной политики в доу.
- •Характеристика государственных органов, координирующих организацию доу в рф.
- •Состав современной нормативно - правовой базы в делопроизводстве.
- •1.Проблемы государственной политики в сфере доу.
- •Перспективы организации работы с документами
- •2. Характеристика государственных органов, координирующих организацию доу в рф.
- •3. Состав современной нормативно - правовой базы в делопроизводстве.
- •Характеристика службы доу
- •Рациональная организация службы доу
- •Организация рабочего места и условия труда сотрудников службы доу
- •Основные требования к составлению и оформлению деловых документов.
- •Виды документов, их классификация.
- •Правила оформления реквизитов.
- •Основные требования к бланкам документов.
- •Гост определил 30 реквизитов
- •123456, Г. Омск
- •ГосТом принято 3 вида бланков
- •Характеристика организационно – распорядительной документации
- •Виды организационных документов.
- •Подготовка и редактирование распорядительных документов.
- •Специфика оформления.
- •Характеристика информационно – справочных документов.
- •Характеристика современного делового письма
- •Особенности подготовки и написания делового письма
- •Классификация писем
Характеристика современного делового письма
Особенности подготовки и написания делового письма
Причины унификации делового письма:
- с экономической точки зрения - сокращается время на создание документа;
- с технической точки зрения – использование машинной обработки информации;
-с психологической точки зрения - облегчает процесс восприятия текста;
- с культурологической точки зрения - повышение культуры труда;
- с лингвистической точки зрения - унификация языка и стиля делового письма совпадают с задачей.
Унификация текста письма требует соблюдение следующих принципов:
объективное отражение в тексте содержания социальной ситуации;
строгое соответствие между составом информации и видом документа;
использование языковых формулировок, речевых оборотов.
Оформляют на бланке письма А4, если текст не превышает 7 строк используют А5, с угловым или продольным расположением реквизитов.
Основные реквизиты: реквизиты бланка письма (04, 08, 09, 10, 11,12), заголовок, текст, адресат, приложение, подписи, печать, отметка об исполнителе (всегда).
Дата письма – дата подписания
Регистрационный номер - проставленный с начала календарного года для исходящей документации. Может включать индекс подразделения. № 170 – 09
Заголовок – отвечает всем требованиям, предъявленным к заголовкам других документов. Если текст не большой, то заголовок не ставят.
Текст письма - Текст оформляют от 1 лица ед.числа (я предлагаю), 1 лица, мн. числа (мы предлагаем), 3 лица ед.числа (организация предлагает). Текст состоит из 3 частей:
Введение – указывают причины создания письма;
Доказательство - констатация ситуаций, что подвигло;
Заключение – либо констатация просьбы, либо отсутствие.
Каждая часть начинается с красной строки. Требования к тексту:
-ясность, краткость, четкость изложения
- изложение в доброжелательной, вежливой форме (Детально ознакомившись с Вашим проектом; Тщательно рассмотрев Ваше предложение….)
Языковые формулировки:
- Считается целесообразным обратить Ваше внимание на …;
- пользуясь предоставленной возможностью…;
- к сожалению мы вынуждены отказать…;
- просим извинить за несвоевременно оплаченное…;
- в соответствии с предварительной договоренностью.
Наличие обоснованных аргументов:
- аргументация должна быть достаточна для побуждения адресата принять решение;
- не должна превращаться в информационный обзор;
- доказательства можно оформить в виде таблицы, графика и поместить в качестве приложения к тексту.
Вступительные формулы вежливости:
Основная функция вступительного обращения контактно – устанавливающая (оценка автором документа социального статуса адресата, предлагаемый стиль взаимоотношений). Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание, но и оказывает влияние на решение вопроса.
Факторы, влияющие на формулу обращения:
- общественная позиция адресата;
- степень знакомства;
- официальность или неофициальность ситуации обращения;
- правила, принятые в данном коллективе.
Типология обращений:
- Уважаемый, Иван Сергеевич! (общеупотребляемое)
-глубокоуважаемый;
-многоуважаемый;
-дорогой;
- Уважаемый господин Иванов!
-Господин Иванов!
- Уважаемый господин директор!
- Уважаемый господин!
- Уважаемые коллеги!
Заключительная форма вежливости:
С уважением
начальник управления л.п. А.П.Ларин
С благодарностью
директор л.п. С. И. Иванов
Общие требования к деловому письму:
- должно иметь юридическую силу;
- не превышать 1 страницу;
- текст не должен иметь ошибок;
- качество бумаги и продуманный дизайн.