123456, Г. Омск
ул. Кирова, 12, кв. 34
Если отправлять одно и тоже в разнородные организации, то нужно указать в этом реквизите 3, 4 адресата. Если же больше, то прилагается список рассылки, где будут прописаны все организации.
16 – Гриф утверждения. Утверждение должностным лицом.
ставится подпись должностного лица и дата.
Состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек крупным шрифтом), должность, личная подпись, расшифровка, дата. Н-р.:
УТВЕРЖДАЮ
Директор школы № 13
л.п. В. А. Чернов
10.11.1998
Создается другой подтверждающий документ.
Утверждено, Утверждена, Утверждены, название документа, его номер, дата.
Утверждено
протоколом
№15 от 04.04.2004
Акт утверждается приказом, инструкция – решением
17 – Резолюция. Надпись, содержащая чье-то решение. Состоит из 3-х частей: текст, подпись, дата.
Текст – кому поручается сделать (должность, ФИО), что поручается, срок исполнения.
Главному инженеру
В. И. Соколову
Подготовить план работы
на второе полугодие
до 15.10.2011
л.п.
03.10.2011
18 – Заголовок к тексту. Кратко отражает суть проблемы текста. Он должен быть грамматически правильно составлен и согласован с названием документа. Заголовок часто начинается с «об», «о». Заголовок проставляют в угловом варианте в углу. Можно писать с большой и с маленькой буквы. Он в кавычки не ставится.
19 – Отметка о контроле. Проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль. Проставляется в верхнем правом углу, печатной буквой К.
20 – Текст документа. Оформляют на русском или национальном языке. Включает в себя смешанный текст (схемы, таблицы и т.д.).Текст делится на 2 части:
- констатирующая
- распорядительная
Они отделены абзацем. Чаше всего пишется от 1 лица, ед. числа, но возможны и др. варианты.
21 – Отметка о наличии приложения. Включает слово приложение. Н-р.:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Если в тексте приложение не указывается, то отметка делается полностью.
Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 1 экз.
Если приложение 1 и позволяет текст, то можно расположить его центрировано. Если много приложений, то делается опись с приложениями.
Приложение: Опись на 1 л. в 4 экз.
22 – Подпись. В ее состав входят:
- наименование должности
- личная подпись
- ее расшифровка
Начинаем подпись с самого края поля с «0» табулятора. 2 межстрочных интервала от текста. Если документ не на бланке учреждения, то нужно указать наименование организации. В учебных заведениях указывают еще и степень. Н-р.:
Заведующий кафедрой
логики, профессор,
доктор исторических наук л.п. С. Н. Бычков
Если документ подписывают несколько лиц одинаковых должностей:
Директор школы № 12 Директор школы № 23
л.п. В. Н. Кискун л.п. К. В. Хорошилов
Если же должности разные, то располагается по рангу.
Генеральный директор
Заместитель директора
Главный бухгалтер
Если документ подписывает комиссия:
Председатель комиссии л.п. И. И. Иванов
Члены комиссии л.п. А. А. Андреев
л.п. М.М. Митяев
по алфавиту
Ставить роспись за директора не допускается.
23 – Гриф согласования документов.
Внешнее согласование документов. Оно включает в себя:
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности и учреждения
Личная подпись
Расшифровка
Дата согласования
Оттиск гербовой печати согласующего учреждения
СОГЛАСОВАНО
Председатель
Госстандарта
л.п. Д. А. Ларин
29. 03. 2011
2 способ в грифе согласования. Если документ согласован с несколькими организациями, то либо на одном уровне, либо составляется лист согласования. Подпись должна быть на одном уровне.
Если документ и гриф утверждены не должностным лицом, а документом, то
СОГЛАСОВАНО
письмо ИПО «Сигнал»
от 18.04.2011 № 9/34
СОГЛАСОВАНО
протокол заседания
страховой компании
от 28.04.2011 № 17/12
24 – Виза согласования. Это форма внешнего согласования проекта документа.
Включает в себя:
- должность лица, визирующего документ
- его личную подпись
- расшифровку подписи
- дату согласования
Начальник отдела
технического контроля
л.п. С. Ф. Иванов
20.03.2011
Если несколько виз, то оформляются на отдельном листе
25 – Оттиск печати. Заверение подлинности подписи.
Печати:
- гербовая – проставляется на особо значимых документах
-
простая - ставится на всех других
документах (внутренние документы). Она
включает название учреждения или его
подразделения. Желательно, чтобы в нее
влез адрес.
Директор л.п. И. И. Иванов
Оттиск проставляется с захватом последних букв должности и первых букв подписи. Нужно проставить так, чтобы она не была перевернута. Если плохо проставилась, нужно полностью перепечатать документ.
26 – Отметка о заверении копии. Копию или выписку документа производят на бланке. Состоит из пунктов:
«верно»
наименование должностного лица, заверяющего копию
личная подпись
расшифровка подписи
дата и печать
Верно
Секретарь л.п. П.П. Киселева
22. 11. 2012
27 – Отметка об исполнителе. Фамилия и рабочий телефон лица, который работал с этим документом. Н-р.:
А. Е. Иванова Петрова
22 33 44 Валентина Ивановна
22 33 44
28 – Отметка об исполнении и направлении документа в дело. Содержит «В дело» и номер дела в котором оно будет храниться, личную подпись руководителя и дату.
29 – Отметка о поступлении документа в организацию.
Содержит регистрационный номер и дату, если необходимо, то точную дату и время. Н-р.:
№ 156
26.07.2010
14 : 30
30 – Идентификатор электронной копии документа. Отметка в левом нижнем углу каждого листа документа и содержит номер носителя, наименование файла на носителе, дату и другие поисковые данные.
knrg.muu № 21, 15.03.2010