Специфика оформления.
Основные реквизиты приказа.
реквизиты бланка конкретного вида
заголовок
текст
адресат
21
22
23
24
Текст делиться на 2 части:
-констатирующая
- распорядительная.
Они начинаются с красной строки. Между ними глагол ПРИКАЗЫВАЮ:
В распоряжениях – ПРЕДЛАГАЮ: (редко встречается).
В указаниях – ОБЯЗЫВАЮ:
Оформление распорядительной части:
состоит из пунктов (в них: что сделать? кто сделает? срок исполнения, инициалы, фамилия);
ответственный за исполнение (должность, фамилия, инициалы лица, на которого возложен контроль за исполнением). Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Срок исполнения
Отмена ранее изданных и утративших силу документов по данному вопросу.
От перемены местами смысл не изменяется.
Характеристика информационно – справочных документов.
Особенности:
движутся снизу вверх (чаще всего);
не всегда обязательны к исполнению;
являются основанием для издания исполнительных документов;
всегда имеют адресат;
чаще всего оформляются на бланках конкретного вида.
В
иды
документов: докладная записка, справка,
акт, письмо, объяснительная записка,
телефонограмма (перечень, сводка,
рецензия, отзыв, заключение, факс).
Докладная записка - адресована руководителю или вышестоящему учреждению, информирующая его о сложившейся ситуации, а так же содержащая выводы и предложения составителя.
По выходу из организации:
- внутренняя (подписывает составитель (бланк структурного подразделения или формата А4 ) ).
- внешняя (оформляют на бланке конкретного вида, или на общем бланке, подписывает руководитель учреждения).
По тексту:
-инициативная - заставляет побудить адресат принять конкретное решение;
- информационная - нужно просто донести информацию, не требующую какого – либо решения:
- отчетная - готовится по завершению какого – либо этапа работы.
Реквизиты: 08, 10, 11,12,14, 18, 20, 22.
Тест делится на констатирующую и основную часть.
Фразы:
Довожу до Вашего сведения, Ставлю Вас в известность, в связи с….
Объяснительная записка - поясняет содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняет причины какого – либо события, факта, поступка.
Справка - содержит текстовые и табличные данные , описывающие и подтверждающие те или иные события.
- о событиях и фактах служебного характера (текст состоит из 2-х частей)
- о юридических фактах должностных лиц (о зарплате, занимаемой должности)
Особенности:
оформляют на бланке конкретного вида
внешние справки подписывает руководитель предприятия
ФИО пишется полностью
в справке финансового характера необходима подпись руководителя, главного бухгалтера и печать
указание места требования справки
возможно использование трафаретных бланков
справки составляются в 1 экземпляре
возможно оформление на бланке А5
Реквизиты: 08, структурное подразделение, 10, 09, 11, 12,20, 22, 25.
Начало справки:
с указанием в Именительном падеже ФИО
Иванова Ольга Петровна работает…
Со слова «Дана»
Дана Ивановой Ольге Петровне…
Факс – полученный с помощью специального аппарата – факса по телефонным каналам связи.
Реквизиты: код отправителя, время и дата передачи, номер телефакса, количество страниц.
Телефонограмма - информация, переданная по телефону, необходимо записать, что бы передать текст соответствующему должностному лицу.
Реквизиты: бланк конкретного вида документа, текст документа, адресат, подпись, отметка о времени приема – передачи с указанием фамилий лиц, передавших – принявших телефонограмму.
Правила передачи:
передавать кратко важную информацию
проверить правильность повторным прочтением
не употреблять сложные предложения и слова
текст не более 50 слов
датирована и подписала лицом от имени которого она передана.
Акт – документ, составленный группой лиц, подтверждающий факты или события.
Для некоторых видов актов нормативными документами закреплена специальная форма, изменять которую не допускается.
Основные реквизиты:
- гриф утверждения
- заголовок
- текст
- приложение
-подпись (председателя и членов комиссии)
- отметка об ознакомлении лиц, названных в тексте акта (подпись, дата)
Текст акта делится на 3 части
Вводная. Причины, основания. От «0» табулятора, мелким шрифтом.
Основание: приказ директора от 13.02.2010, пожар на складе № 3 23.04.2010
Состав комиссии.
Акт составлен комиссией:
председатель: заместитель директора С. Л. Семенов
члены комиссии: 1. главный бухгалтер И. И. Новиков
2.главный специалист Л. А. Лавров
Присутствующие.
Присутствовали: ст. инженер отдела сбыта В. П. Соколов; бухгалтер И. И. Иванов
Основная. Начинается с даты
24 сентября 2011 года комиссия проверила ….
указывают выявленные и установленные факты ( в акте отражаются только те факты, которые установлены);
указывают документы (наименование, автор, дата, номер, заголовок) на основании которых фиксировались установленные факты;
излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы
указывается количество экземпляров акта и кому направлен.
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. – бухгалтерия и предприятие;
2-й экз. - в дело № 23.
Выводы
вносят предложения (в адрес администрации и исполнительных учреждений)
рекомендации, способы, сроки устранения вскрытых в проверке недостатков.
Но ее может не быть.