Характеристика службы доу

1. Основные требования к созданию службы ДОУ

2. Состав, задачи, функции отделов делопроизводства

3. Характеристика нормативно-методической базы документов службы ДОУ

4. Организация рабочих мест и условий труда сотрудников службы ДОУ

Недостатки в делопроизводственной сфере:

• Нарушение статуса и положения службы ДОУ на предприятии, учреждении

• Использование устаревших форм и методов делопроизводственных операций

• Нарушение в структуре и содержании документов.

Название отделов делопроизводства:

- управление делами;

- управление ДОУ;

- управление делопроизводством;

-управление документационного обеспечения;

- общий отдел;

- канцелярия;

- секретариат;

в небольших организациях – секретарь – референт.

Основная цель службы ДОУ осуществлять в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации – руководство, контроль, координация.

3 основные задачи решаемые в делопроизводстве:

1. сам процесс документирования

2. организация работы с документами в процессе осуществления управления

3. совершенствование форм и метолов работы с документами

Рациональная организация службы доу

1. Выбор оптимальной организационно формы делопроизводства

3 формы:

- централизованная - в учреждениях с малым объемом документов

- децентрализованная - в крупных компаниях с большим количеством документооборота. Они территориально отделены.

-смешанная – применяется в крупных организациях, но в компактно расположенных. Часть работы в центре, а часть на местах

2. Определить к какой категории предприятий будет относиться наша компания. Делятся по объему документооборота на 4 категории:

а) 1 категория – свыше 100 тыс. документов в год

б)2 категория - от 25 до 100 тыс.

в) 3 категория - от 10 до 25 тыс.

г) 4 категория - до 10 тыс. в год.

Объем документооборота - количество входящих, исходящих и созданных документов в организации.

Отнесение учреждений к перечисленным категориям определяет структуру и численный состав канцелярии.

3. Разработка структуры и выбор названия (например : общий отдел и т.д.).

4. Разграничение функций между структурными подразделениями и закрепление в соответствующих правовых документах (разработать положение о функциях, обязанностях этого подразделения).

5. Нормирование труда работников служб делопроизводства.

«Об утверждении норм времени на работы по документационном обеспечению управления структур».

6. Определение численного и должностного состава

Ч = 0,00016 * * где Д – документооборот, Р – численность работников аппарата управления.

Организация рабочего места и условия труда сотрудников службы доу

Рабочее место - пространственная зона, оснащенная техническими средствами, в которой совершается трудовая деятельность работников.

Условия труда - совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье работника.

1. Рациональная планировка помещений (кабинетная, зальная)

2. Определение нормы площади. 4 кв.м. на 1 сотрудника. Но если сотрудник работает с техническими средствами, то 6 кв.м.

Санитарно – гигиенические условия:

- температурный режим – 18 - 22  ®

- шумовой режим - (не более 60 децибел)

- влажность в помещении (зимний период 45 – 50 %, в летний период 50 – 55 %)

- освещение помещения (не более 30 люксов)

- свежесть помещения (приток свежего воздуха 30 /ч)

3. Оснащение техническими средствами

4. Оснащение современной удобной мебелью

5. Цветовая композиция рабочего места

6. Планирование рабочего дня - профессиональный менеджмент.