Основные требования к составлению и оформлению деловых документов.

1. Виды документов, их классификация.

по способу написания:

-письменные

- графические

- фото и кинодокументы

- акустические

- электромагнитные

по происхождению:

- служебные

-личные

по содержанию:

- нормативные документы

- организационные документы

- распорядительные документы

- информационно – справочные документы

- документы общего характера

- документы личного характера

- финансово – бухгалтерская документация

- обращения, заявления, жалобы граждан

по месту составления:

- внутренние

- внешние

по срокам исполнения:

- срочные

-несрочные

по сложности:

- сложные

-простые

по стадии создания:

- черновик

- подлинник

- дубликат

- копия

- отпуск

по степени гласности:

- секретные

- обычные

-для служебного пользования

по форме изложения:

- типовые

- примерные

- трафаретные

- индивидуальные

- унифицированные

по срокам хранения:

- постоянные

- временные (до 10 лет)

- долговременные ( после 10 лет)

2. Правила оформления реквизитов.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленного порядком оформления.

Она определяется следующими реквизитами:

- дата, регистрационный номер, печать и подпись. Еще м.б. гиф утверждения, гриф или виза согласования.

Для придания юридической силы документу необходимо:

• соблюдение законов

• издание документа только в своей компетенции

• соблюдение правил составления документа

ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов» с 1 июля 2003 г.

3. Основные требования к бланкам документов.

Бланк - чистый лист бумаги, с воспроизведенной на нем постоянной информацией об авторе и местом, отведенным для переменной информации.

Документы учреждений на бланках формата А3, А4, А5, А6.

А4 (210 * 297) основной формат

А5 (210 * 147 ) справки

А3 (420 * 297) схемы

А6 (105 * 147) допуск к экзамену

Шрифт Times New Roman, размер 12,13,14 кегль.

Каждый лист документа, оформленный либо на бланке либо без него должен иметь поля не менее

- левое 20 – 30 мм

- правое 10 мм

- верхнее 20 мм

- нижнее 20 мм

Формуляр - образец - модель унифицированной формы документа, где расположены в определенном порядке реквизиты, присущие отдельному виду документа.

Реквизит - обязательный информационный элемент, присущий тому или иному документу.

• постоянные – наносится при изготовлении документа (наименование организации, адрес)

• переменные – наносится при составлении документа

Существует 2 варианта расположения реквизитов:

1. Угловой

2. Продольный

Документ имеет 2 поля:

- рабочее – площадь, где оформляются все реквизиты.

- служебное - поле для закрепления документа

Гост определил 30 реквизитов

01 – Государственный герб РФ. Помещают только на основании указа президента и с согласованием закона о гербе РФ. Изображение герба м.б. многоцветным, одноцветным, диаметр не более 20

02 - Герб субъекта РФ. Помещают в соответствии в правовыми актами субъектов

03 – Эмблема организации или товарный знак.

• помещают на бланке документа в соответствии с Уставом, положением организации.

• Товарный знак – обозначение, способное отличить товары и услуги одних юридических лиц от других

Эти 3 реквизита взаимосвязаны. все 3 не могут быть вместе - либо 1 , либо ни одного.

04 – Код организации. Его проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций – ОКПО – состоит из 7 знаков. Н-р.: ОКПО 1234567

05 – Основной государственный регистрационный номер юридического лица.

Н-р: ОГРН 12345678

06 - Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП 12345678910/12345678 )

07 – Код формы документа. Проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации - ОКУД, Но мы его не проставляем.

08 – Наименование организации. Указывается автор документа, т.е. наименование организации, в соответствии с нормативными актами организации.

Общество с ограниченной ответственностью

«Экспресс - тур»

(ООО «Экспресс - тур »)

Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий, которые имеют прямое или административное подчинение.

Министерство образования РФ

Российский государственный

гуманитарный университет

Фланговый способ расположения реквизита (каждая строчка с «0» табулятора)

Автором документа может быть конкретное должностное лицо. Н-р:

Администрация Томской области

Департамент недвижимости

09- Справочные данные об организации. Полный почтовый адрес, в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах министерства связи, а также номера телефонов, факс, адрес электронной почты.

С 1 января 1998 года наша страна перешла на международную систему написания адреса. Н-р : Кирова ул. , 38

Но во многих организациях ул. ставится впереди. И то и то правильно. В конце строки запятая не ставится. Н-р:

ул. Профсоюзная, 17

г. Новосибирск, Россия, 123456

тел. (3822) 45 34 34 (предлагается черточки не ставить)

plv.@tomsk.ru

10 – Наименование вида документа. Регламентируется уставом организации и проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов.

11 – Дата документа. Обязательный реквизит, имеет юридическую силу. Пишется дата подписания, заключения или дата события. Оформляется 3 парами арабских цифр. 4 способа написания даты:

а) цифровой: 24.03.2020

б) словесно - цифровой: 22 сентября 2010

в) словесный: второе мая две тысячи одиннадцатого года.

г) международный: 2010.10.21.

12 – Регистрационный номер. Условное обозначение, принятое в данной организации для информационно – правовой системы. Для внутренних документов это просто порядковый номер поступления. № 25

Для исходящих документов он складывается из нескольких частей: индекс структурного подразделения, № дела по номенклатуре дел, порядковый номер документа. Н-р : 04(индекс структурного подразделения) – 12 (номер по номенклатуре дел) / 37 (порядковый номер). Если документ составлен несколькими организациями, то регистрационные номера пишут через косую черту в порядке указания авторов в документе.

В приказах по личному составу к номеру добавляется буква К (кадры) или Л/С (личный состав).

13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Его проставляют только в письмах с предлогами «на» и «от». Пишут в ответных письмах.

14 – Место составления или издания документа. Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Сокращение «г.» не ставиться в городах: Москва, - град, - бург.

15 – Адресат. Наименование указывается в именном падеже.

Н-р.:

Минтруд России

Департамент занятости населения

С. И. Комлеву

Этот реквизит центрируется. Должность, кому адресовано указывается в дательном падеже. Инициалы ставятся в начале фамилии.

Генеральному директору

объединения «Агропром»

С. И. Семенову

Если документ отправляется в несколько организаций, то

Администрациям районов

Томской области

При адресации частному лицу

С.Д. Гуляеву