3. Состав современной нормативно - правовой базы в делопроизводстве.

Она представляет собой совокупность законов, нормативно-правовых актов.

1. регламентация службы делопроизводства;

2. регламентация создания, обработки, хранения самих документов.

В состав нормативной базы делопроизводства входят:

1. Законодательные акты РФ не прямого действия;

• Конституция, Гражданский кодекс, Трудовой кодекс, Кодекс РФ об административных правонарушениях, Уголовный кодекс.

2. Федеральные законы

• ФЗ «Об электронно-цифровой подписи» 06.04.2011 № 63

• ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27.06.2010 № 210

• ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» 02.05.2006 (в редакции от 27.07.2010)

• ФЗ «О персональных данных» 27.07.2006 №152

• ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» 27.07. 2006

• ФЗ «О государственной языке РФ» ( устанавливает правила ведения официального делопроизводства на государственном языке, но в субъектах разрешается на национальном )

• ФЗ « Об архивном деле» 22.10.2004

• Федеральный Конституционный Закон «О государственном гербе РФ»25.12.2010 (описан круг учреждений, которые могут использовать государственный герб)

3. Указы и распоряжения правительства РФ и президента

• Документация ограниченного доступа «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне», «Об утверждении сведений конфиденциального характера»

• Указы о документировании государственной службы.

«О проведении аттестации государственных гражданских служащих РФ»

«О конкурсе на замещение вакантно должности государственной гражданской службы»

• Указы о внедрении электронного документооборота. «О плане мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот», «Перечень документов, обмен которыми между органами и организациями при оказании государственных услуг и исполнении государственных функций осуществляется в электронном виде», «О федеральных государственных информационных системах, обеспечивающих представление в электронной форме государственных и муниципальных услуг», «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия», «О государственной программе РФ «Информационное общество 2011 - 2020», «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», «О трудовых книжках»

4. Документы федеральных органов исполнительной власти

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образованных в процессе деятельности государственных органов

• Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

• об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек

• нормы времени на работу по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти

• решение коллеги Рос архива «Основные правила работы архивов организаций »

• об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты

• квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и др. служащих

• об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения , организации, предприятия

5. Международные стандарты на документацию

• ГОСТ Р ИСО 15489 – 1 – 2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами

6. ГОСТы

• Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами

• ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования в оформлению документов.

• ГОСТ Р 51511 – 2001. Печати с воспроизведением государственного герба РФ. Формы, размеры и технические требования.

• ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

• ГОСТ Р 50922 – 96. Защита информации. Основные термины и определения.

• ГОСТ Р 17914 – 72. Обложки для длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования.

• ГОСТ Р 9327 – 60. Бумага потребительская. Форматы.

7. Общероссийский классификатор технико-экономической и социальной информации.

В настоящее время 37 общероссийских классификаторов.

• ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организаций.

• ОКУД - общероссийский классификатор управленческой документации

• ОКСО - общероссийский классификатор специальностей по образованию

8. Унифицированные системы документации.

• УСОРД – униф. система организационно-распорядительной документации

• УСДТ - униф. система документации по труду

• УСПФ – униф. система пенсионного фонда

• УСБД – униф. система банковской документации

• УСОСД - униф. система отчетно-статистической документации

9. Государственная система ДОУ

• Гос. система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документирования.

Недостатки нормативно - методической базы(НМБ):

- Ориентация большей части нормативных актов на государственные и бюджетные структуры;

- Банковская, бухгалтерская, налоговая и др. документации не попадают под НМБ;

- Оформление электронных документов не совпадает с требованиями НМБ.

Пакет документов, создаваемых для службы ДОУ в организации

• Копия Устава организации. В Уставе точное наименование организации и её абривеатура.

• Положение о службе ДОУ.

Структура:

-Обще положения (статус, место в структуре организации, нормативные документы);

- Цели, задачи;

- Функции;

- Права, обязанности;

- Руководство;

- Взаимоотношения (с другими подразделениями, организациями);

- Организация работы (распорядок дня, отпуск).

• Инструкция по делопроизводству.

Инструкция – правовой акт, издаваемый органом управления в целях установления правил, регулирующие организационные отношения.

Устанавливает правила работы с документами и устанавливает порядок решения типовых вопросов.

Основные разделы:

• Подготовка и оформление документов

• Прием и первичная обработка

• Регистрация документов

• Контроль за исполнением документов

• Номенклатура дел

• Формирование дел

• Текущее хранение

• Должностная инструкция.

Это нормативный документ, утвержденный руководителем организации, где определены права, ответственность и обязанности конкретного должностного лица. Сотрудник должен ознакомиться с должностной инструкцией. Они бывают:

- Типовые – разрабатывается в целях унификации задач, обязанностей.

- Примерные - разработана вышестоящими органами, стоящими во главе отрасли определенной сферы деятельности.

- Индивидуальные – для конкретной должности с учетом специфики работы предприятия (разработана на основе типовой и примерной).

Типовая инструкция разрабатывается отделом кадров. Инструкция существует 3 – 5 лет, но может быть переиздана без изменений. Индивидуальную инструкцию сотрудник подписывает. Сотрудник обязательно должен ознакомиться с инструкцией. Основные разделы:

• Общая часть (на какую должность, какие требования, образование)

• Обязанности

• Права

• Функции

• Ответственность

• Взаимоотношения

• Оценка работы

Должностная инструкция позволяет:

- распределение обязанностей между сотрудниками;

- введение количественных показателей периодичности и трудоемкости;

- улучшение социально-психологического климата в коллективе;

- конкретизация прав;

- организация равномерной нагрузки работников, с минимальными потерями времени.

• Номенклатура дел.

Это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения.

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения дела	Примечание
19(индекс организации) - 03	Приказы ректора по основной деятельности (копии)	Заполняется в конце года	До минования надобности	Подлинники в управлении делами

Задачи номенклатуры:

- систематизация документов;

- срок хранения;

- при сдаче в архив номенклатура используется вместо описи;

- служит основой при составлении описей на дела для постоянного хранения и сроком свыше 10 лет;

-справочная задача.

• Табель форм документов.

Это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

Наименование форм документа	Кем и когда утвержден	Периодичность составления	Составитель документа	Внутреннее согласование	Внешнее согласование	Подпись	Гриф утверждения	Печать	Куда предоставляется	Примечание
Приказ	Должность	-	Те, кто имеют право		-	директор	+	+

• Альбом унифицированных форм документов.

Это сборник унифицированных форм документов, которые используют в данных организациях. Это шаблоны. Цель разработки альбома - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации, на основе действующего ГОСТа (все виды бланков, шаблонов оформления используемых документов, трафаретов писем и т.д.)