1.1 Обеспечения ретроспективного ввода архивных документов
Обеспечение ретроспективного ввода архивных данных документов включает в себя :
Управление программно-аппаратным комплексом сканирования;
Индексирование архивных документов;
Редактирование электронных карточек документов;
Загрузки массивов электронных документов из внешних систем (или подготовленных сторонними организациями), ретроспективный ввод.
Предоставления средств администрирования и управления доступом:
Регистрации и управления правами доступа пользователей;
Предоставления доступа к сервисам и информационным ресурсам;
Регистрации всех операций пользователей, производимых с архивным документом;
Введения журналов информационного обмена и доступа.
1.2 Обеспечение долговременного и надежного хранения электронных, архивных документов и их реквизитов
Обеспечение долговременного и надежного хранения электронных, архивных документов и их реквизитов позволяет:
Долговременное хранение информации на энергонезависимых носителях без возможности ее изменения или удаления;
Хранение индексной информации с возможностью ее коррекции;
Хранения электронных образов бумажных;
Резервное копирования информации и её восстановления;
Сохранения информации на различные физических носителях, находящихся в одном или разных физических устройствах хранения;
Перезапись (копирования) документов архива на новые носители с контролем целостности информации.
2 Функционирование автоматизированной системы «загс»
Автоматизированная информационная система «ЗАГС», версия Oracle, предназначена для комплексной автоматизации функций, выполняемых сотрудниками отделов записи актов гражданского состояния: сбора, хранения, анализа и обработки информационных данных и документов, обеспечивающих функционирование ЗАГС, а также для обеспечения взаимодействия органов ЗАГС с другими ведомствами в случаях, предусмотренных законодательством.
Функции выполняемые сотрудниками отделов записи актов гражданского состояния : сбор, хранение ,анализ и обработки информационных данных и документов продемонстрирована на рисунке 1.
Рис.1 «Главное меню АИС «ЗАГС» по набору выполняемых функций»
Пользователями АИС «ЗАГС» являются органы ЗАГС всех уровней: отделы и архивы ЗАГС, Дворцы бракосочетания, Дворцы малютки, пункты регистрации смерти, городских и сельских филиалов отделов ЗАГС, руководящие органы ЗАГС субъектов РФ.
2.1 Основные функции АИС«ЗАГС», версии Oracle К основным функциям АИС ЗАГС относятся:
Регистрация и документирование записей актов гражданского состояния.
Ведение справочников-классификаторов.
Формирование и ведение архива регистрации актов гражданского состояния.
Учет запросов граждан и организаций на поиск и выдачу документов о регистрации актов гражданского состояния и получение информации по запросам.
Учет поступления, хранения и расходования бланков свидетельств на складе руководящего органа ЗАГС субъекта РФ.
Учет поступления, хранения и расходования бланков свидетельств в органов ЗАГС.
Учет проставления апостиля.
Формирование и выдача статистических отчетов о работе органов ЗАГС области в разрезе органов ЗАГС, районов, сводных по субъекту РФ.
Администрирование автоматизированной системы органа ЗАГС.
Информационное взаимодействие с внешними пользователями. Автоматизированное рабочее место руководителя органа ЗАГС.
Внесение исправлений, изменений и дополнений в первые экземпляры записей актов гражданского состояния (для архивов первых экземпляров).
Учет уплаты госпошлины.
Формирование и печать журналов и сводок .
Организационно-методическое обеспечение функционирования АИС ЗАГС и управление ею с помощью имеющихся в прикладной части АИС ЗАГС средств осуществляет :
Управление ЗАГС Кабинета Министров Р.Ф. Выполнение этих работ осуществляется при технической поддержке и сопровождении функционирования АИС ЗАГС, обеспечиваемых Центром информационных технологий Р.Ф.
Основными задачами организационно-методического обеспечения АИС ЗАГС являются:
Постановка задач по развитию АИС ЗАГС в связи с изменениями в законодательстве и условиями ее эксплуатации;
Управление АИС ЗАГС с помощью средств, имеющихся в ее при-кладной части; - организация создания регламентов и других нормативных документов по вопросам эксплуатации и развития АИС ЗАГС;
Управление учетными данными пользователей АИС ЗАГС;
Ведение базы данных зарегистрированных пользователей, консультирование зарегистрированных пользователей АИС ЗАГС.
В настоящее время в системе АИС ЗАГС работает 269 зарегистрированных пользователей (понятно, что незарегистрированных пользователей системы быть не должно вообще но это одно из основных требований соблюдения режима защиты персональных данных). Из числа этих пользователей: 9 – зарегистрированы в УЗАГС КМ Р.Ф, 201 – зарегистрированы в городских и районных отделах/управлениях ЗАГС, 39 – в сельских поселениях, 20 служебных пользовательских учетных записей, используемых для работы в учебном классе УЗАГС КМ Р.Ф, а также специалистами ЦИТ Р.Ф и ООО «Центр». Учетные записи создаются и регистрируются в Секторе информации и ведения банка данных об актах гражданского состояния.
В настоящее время удаленные терминалы – рабочие станции системы АИС ЗАГС размещены в Управлении ЗАГС Кабинета Министров Р.Ф (9 станций), в управлениях/отделах ЗАГС 8 исполнительных комитетов городских округов и муниципальных районов (201 станция),в ряде исполнительных комитетов сельских подсистемах персональных данных» была проведена классификация программы АИС ЗАГС и ей был присвоен класс К1 (первый класс), к которому относятся информационные системы, для которых нарушение заданной характеристики безопасности может привести к значительным негативным последствиям для субъектов данных.