2. Информационно-справочная документация

Подавляющее большинство документов, отправляемых, из учреждений являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которые служат основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, акты, обзоры, докладные и объяснительные записки, письма, сводки, телеграммы и телефонограммы, Они имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Справками являются документы, содержащие текстовую и /или табличную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

3. Планово-отчётная документация

Выделяют следующие виды планово-отчётной документации в учреждениях:

• Перечень необходимых финансовых и отчетных  документов;

• Бланк заявления о приеме на работу по совместительству;

• Требования к ведению журнала учета работы.

4. Бухгалтерская документация

Все бухгалтерские документы унифицированы. Они создаются на бланках типовых и типовых междуведомственных форм, а также на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами. Большинство форм бухгалтерских документов относятся к бланкам строгой отчетности.

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами но и, чтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте. При их написании следует помнить, что количественные числительные склоняются, при этом изменяются все части сложных и составных числительных.

Денежно-финансовые документы имеют особенности и в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер.

Таким образом, все законодательно-нормативные акты о ведении документации бухгалтерской отчетности касаются вопросов их подписания.

Подписи на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Многие бухгалтерские документы требуют проставления гербовой печати. К ним относятся: гарантийные письма на выполнение работ, услуг и т.д.; поручения; заявления; и т.д. Гербовая печать в небольшой организации чаще всего находится у секретаря, и он должен иметь перечень документов, на которые эта печать ставится.

Оформление первичных учетных документов отличается особенностями:

• документы должны быть составлены в момент совершения финансово-хозяйственной операции или непосредственно после ее завершения;

• формы документов содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

• они должны быть составлены по определенным формам;

Альбомы унифицированных форм должны быть в каждой организации. При автоматизированной системе бухгалтерского учета формы находятся в памяти машины и при необходимости выводятся на бумажную основу.

Обработка бухгалтерской документации и их учет проводятся отдельно от других документов организации и имеют свои особенности.

Секретарь должен всегда помнить, что задержка в передаче и обработке бухгалтерских документов может привести к финансовым затруднениям. В отличие от организационно-распорядительных документов, которые принимаются к исполнению такими, какими они получены, все бухгалтерские документы, как поступившие, так и составленные в организации подлежат обязательной проверке, как по форме, так и по содержанию.

Порядок записей и формы накопительных учетных документов представлены в инструкциях по бухгалтерскому учету.

Конкретные сроки хранения бухгалтерских документов устанавливаются с помощью перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Часть бухгалтерских документов имеет постоянный срок хранения.

К бухгалтерским документам постоянного срока хранения относятся:

• сводные годовые и годовые бухгалтерские отчеты и балансы;

• сводные годовые и годовые отчеты по финансированию;

• протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов;

• сводные годовые отчеты о финансовых результатах и их использовании;

• аудиторские заключения;

• документы по оценке и переоценке основных фондов и по оценке стоимости имущества;

• аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов;

• передаточные, разделительные, ликвидационные балансы;

• налоговые декларации.