12.1.4. Специализация

Этот термин связан с диапазоном обязанностей, выполняемых отдельными работниками. Следует различать специализацию, «основанную на знаниях», и «рутинную» специализацию. Основанная на знаниях специализация проистекает из необходимости использовать работников, обладающих специальными знаниями и навыками или даже являющихся экспертами в своих областях. В качестве примера могут служить программисты, юристы, исследователи рынка и т.д. Такие эксперты обладают обширными знаниями в сравнительно узкой области и обычно привлекаются для решения нерутинных и очень трудных задач. Можно указать две общие ситуации, оправдывающие наём специалистов:

• Когда организации требуется осуществление какой-либо деятельности работниками, обладающими новыми навыками, методиками, знаниями, но которыми имеющиеся в ее распоряжении работники не могли овладеть в процессе выполнения ими своих обязанностей.

• По мере роста организации ее деятельность усложняется, что приводит к необходимости повысить уровень специализации, но, кроме того, ведет к усложнению работы менеджеров.

Одна из возможных проблем такого рода заключается в том, что специалистами трудно управлять: у них специальные знания, свои жаргон – вспомните, например, таких специалистов, как юристы или программисты. Как менеджеру в таких условиях избежать опасности быть обманутым? К тому же взгляды специалистов на организацию нередко страдают, односторонностью или предвзятостью. Очень трудно бывает направить усилия специалистов в общее русло деятельности организации, особенно когда навыки и профессиональные ценности специалиста чужды практике и целям организации. Например, бухгалтеры могут ощущать себя в первую очередь представителями своей профессии и лишь во вторую очередь – членами организации, в которую им выпал случай быть нанятыми. Вследствие этого они могут иметь совсем иные внутренние установки, нежели линейные менеджеры, и вовсе не разделять цели последних и даже входить в конфликты по поводу выделения ресурсов.

Вместе с тем может быть использована рутинная специализация, которая представляет собой разбиение рабочих заданий на более простые элементы. Она применяется в том случае, когда работа заключается в выполнении последовательностей простых повторяющихся операций, и типична для производственных цехов и канцелярий.

11.1.5. Регламентация

Работа должна быть четко определена (или регламентирована). Деятельность, основанная на четкой регламентации обязанностей работников, обладает рядом преимуществ. Некоторые из них перечислены ниже:

• четкая регламентация заставляет менеджеров тщательно продумать, как вписывается труд каждого работника в общие усилия организации;

• устранение неопределенности способствует проявлению энергии и инициативы работников, которые в противном случае они могут опасаться проявлять;

• облегчается оценка производительности и качества работы каждого работника;

• облегчается координация усилий отдельного работника с усилиями остальных.

Однако возможны ситуации, в которых слишком жесткая регламентация работы может оказаться вредной. Например:

• в малой организации, где каждый работник должен быть готов подменить другого;

• когда строгое разграничение обязанностей приводит к значительному увеличению объема административной и канцелярской работы и, следовательно, к неоправданному росту затрат;

• когда особенно необходима гибкость в работе;

• когда организация претерпевает изменения.

Отметим, наконец, очень важный момент: связь регламентации с централизацией. Организация должна найти оптимальный уровень самостоятельности и принятии решений, которую следует предоставить отдельным работником или самоуправляемым командам. Можно привести следующие примеры проблем такого рода: работник отдела снабжения по незнанию составил заказ внешнему поставщику на товары или услуги, не входящие в область его ответственности, и сделал это неправильно, или аналитик, взявшийся помогать другому отделу в составлении отчета в ущерб выполнению своей основной работы, что могло привести к снижению эффективности его собственной работы.