- •Глава 5. Защита информации в аис
- •5.1. Виды информационной опасности
- •5.2. Основные методы и средства защиты информации в аис
- •Глава 6. Аис в управлении предприятием
- •6.1. Функциональная структура аис предприятия
- •6.2. Информационные технологии в управлении предприятием
- •6.3. Системы электронного документооборота предприятия
- •6.4. Информационные технологии в офисе
- •Глава 7. Аис в области статистики
- •7.1. Система государственной статистики как объект автоматизации
- •7.2. Информационно-вычислительная сеть фсгс рф
- •7.3. Информационные технологии в области статистики
- •Глава 8. Аис в области бухгалтерского учета
- •8.1. Особенности автоматизации бухгалтерского учета
- •8.2. Информационные технологии в бухгалтерском учете
- •8.3. Программное обеспечение бухгалтерского учета
- •Глава 9. Аис в области финансовой деятельности
- •9.1. Аис в системе Министерства финансов России
- •9.2. Информационные технологии в деятельности банков
6.3. Системы электронного документооборота предприятия
В управлении современным предприятием кроме сектора функциональных задач имеется довольно значительный блок задач в секторе управления документооборотом, автоматизации делопроизводства предприятия. В ходе управления предприятием и производственных процессов происходит создание и движение документов. Документы — это носители информации о деятельности фирмы. Таким образом, автоматизация делопроизводства и организация документооборота становится эффективным средством достижения целей компании в производственной или управленческой деятельности. В настоящее время существует комплекс информационных технологий и соответствующих программных продуктов, предлагаемых на рынке. Эти информационные технологии построены на разных концептуальных уровнях, предназначены для разного типа предприятий и решаемых задач.
Система OPTIMA-WorkFIow. Эта система предназначена для управления процессами создания, обработки, поиска, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. OPTIMA- Workflow нормализует работу с документами, циркулирующими на предприятии. Это тот инструмент, посредством которого можно управлять громоздкой и сложной системой документооборота. Внедрение этой системы может решить следующие задачи:
• повышение производительности труда;
• сокращение времени, затрачиваемого на принятие управленческих решений;
• улучшение исполнительской дисциплины и снижение влияния индивидуальных характеристик персонала на выполнение процессов обработки документов;
• организация единого централизованного хранилища документов с оптимальной структурой;
• надежность защиты конфиденциальных данных.
Рассмотрим основные функциональные возможности OPTIMA-WorkFlow.
• полнофункциональная маршрутизация и средства описания сценариев движения документов — графический редактор для формирования технологических маршрутных схем с помощью описаний движения документов и технологических операций на этапах работы с этими документами. Это инструмент для создания моделей, стандартизации и оптимизации регулярно выполняющихся процессов обработки типовых документов. По существу, это разновидность CASE-технологии (см. разд. 13.3-). Таким образом, однажды созданная схема становится основой для автоматизации и управления выполнением различными исполнителями цепочки взаимоувязанных работ;
• контроль соблюдения требований к работе с документами — сравнение нормативных и реальных данных на конкретном технологическом этапе выполнения работ. На базе результатов такого сопоставления осуществляется контроль за ходом выполнения процессов и определяется вся необходимая для принятия управляющих решений информация;
• контроль исполнения поручений — создание документа специализированного формата «документ на контроле», помещаемый на «Электронную доску объявлений». Эти документы доступны исполнителям только в той части, в которой эти исполнители задействованы. Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием подлежащего исполнению поручения, но и внести непосредственно в документ сведения о ходе исполнения, фактах обращения к контролеру, отметить выполнение поручения и т.д. Документ не рассылается в адрес всех упомянутых в нем контролеров, ответственных исполнителей и соисполнителей. В модуль работы с таким документом встроены механизмы рассылки уведомлений о постановке на контроль и напоминаний об истечении сроков исполнения, а также механизма сбора статистики о ходе исполнения и состоянии исполнительской дисциплины. Эти механизмы полностью интегрированы с современными приложениями пользователей MS Outlook и MS Project;
• динамическая модификация формы и содержания учетных данных и процедуры регистрации — механизмы настройки процедуры обработки документа или метода его регистрации. Это позволяет оперативно отслеживать изменения методологии и стандартов ведения делопроизводства, подстраиваться под специфику любого нового типа документов, динамически наращивать нормативно-справочные данные, оптимизировать процедуры документооборота,
наращивать список категорий и типов документов, вовлеченных в документооборот;
• полноценный механизм контроля версий — в частности, позволяет системе обеспечить возможность формирования «хронологического дерева» событий в истории обработки документа с учетом всех его перемещений, возвратов на доработку, включения в качестве составной части в другие документы и т.д. Благодаря поддержке механизма контроля версий есть возможность однозначно определить кто, когда, на каком технологическом этапе, на каком рабочем месте произвел то или иное изменение в документе;
• создание любых форм отчетности и полное присоединение разработанных макетов отчета к системе при помощи программного модуляSeagate Crystal Report
— создание различных форм отчетности. Каждый новый макет отчета добавляется к системной библиотеке отчетов. При этом могут быть определены права его использования конкретными пользователями. Выполнение отчета может быть инициировано непосредственно с АРМ пользователя. Возможна параметрическая настройка правил формирования отчета, работа с любыми электронными объектами. Обилие разнообразных средств представления данных в электронном виде открывает широкий спектр дополнительных возможностей. РазработчикиOPTIMA-WorkFlow расширительно подошли к смыслу понятия «документ». Здесь документом может быть текстовый файл; таблица; изображение, прочитанное сканером; факс и даже звук, например голосовое распоряжение;
• работа в распределенных корпоративных сетях — поскольку хранение объектов обработки организовано в системе на базе использования современного почтового сервера MS Exchange, то процесс обработки документов становится единым и прозрачным для всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, серверов, степени их удаленности и используемых видов связи. Для совместной многоэтапной обработки документов исполнителями, находящимися на разных территориях, не требуется их постоянное присутствие или прямое общение. Система обладает средствами для того, чтобы каждый исполнитель вовремя выполнил свою работу;
• индивидуальная настройка интерфейса рабочего места пользователя
— интерфейс и функции рабочего места пользователя могут быть легко настроены в соответствии с требованиями к конкретному рабочему месту и конкретным должностным обязанностям пользователя системы документооборота.
Система БОСС-Референт. Эта разработка относится к классу СДОУ. Разработана компанией АйТи на платформе Lotus Notes/Domino и предназначена для автоматизации бизнес-процессов, связанных с электронным документооборотом, делопроизводством и постановкой работы офиса. Система БОСС-Референт ориентирована на удовлетворение потребностей разных категорий сотрудников как государственных, так и коммерческих организаций вне зависимости от масштаба деятельности.
Платформа Lotus Notes/Domino, используемая системой БОСС-Референт, стала симбиозом клиент-серверной СУБД, управляющей распределенными документоориентированными БД коллективного доступа, и электронной почты корпоративного масштаба. LotusNotes/Domino обеспечивает также календарное планирование, проведение конференций в реальном времени, реплицирование данных и защиту информации, разработку и внедрение прикладных систем для коллективной работы и интеграции с реляционными СУБД и ERP-системами, а также возможность применения интернет- и веб-технологий. Система БОСС-Референт обеспечивает поддержку следующих бизнес-процессов:
• автоматизация документационного обеспечения управления:
обработка входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;
формирование и исполнение поручений;
контроль исполнительской дисциплины;
согласование документов;
информирование и сбор мнений сотрудников;
контроль договоров;
поддержка защищенного документооборота;
• автоматизация деловых процедур, обеспечивающих эффективную работу офисов:
обеспечение работы сервисных служб;
заказ пропусков, организация совещаний и др.
• создание единого информационного пространства организации:
поддержка взаимодействия рабочих групп;
маршрутизация и доставка информации;
поддержка задач управления знаниями;
структурированное хранение, управление доступом и поиск информации;
формирование широкого спектра отчетов по любым БД Lotus Notes с помощью генератора отчетов Report's Man;
• высокотехнологичная архитектура:
самостоятельная адаптация СДОУ к любым изменениям структуры организации;
доработка существующих модулей и разработка новых;
простота настройки и освоения.
Компания предлагает заказчикам обучение пользователей, проектировщиков, разработчиков и администраторов приложений в средеLotus/Domino, а также инструментарий разработчика — Toolkit. Данный инструмент позволяет дорабатывать систему, гарантируя сохранение целостности существующих баз данных.
К достоинствам БОСС-Референт относится и то, что система обеспечивает работу не только с атрибутами, но и с содержанием документов (текстами, таблицами и т.д.), обеспечивая доступ к документам и связывая, например, поручения с теми документами, по которым эти поручения даны. Кроме того, система дает возможность связывать документы, относящиеся к отдельной теме, функции управления, заказчику,
бизнес-подразделению и т.д.
Другое программные продукты для автоматизации документооборота. Компания АйТи имеет опыт успешного выполнения более чем 100 проектов СДОУ по опробованной методике адаптации проектов. Эта методика построена на основе методологии Accelerated ValueMethod™ компании Lotus/IBM. Методика ориентирована на создание в сжатые сроки систем групповой работы в контуре автоматизированного документооборота предприятия.
Очень часто разработчики современных интегрированных ППП включают программные продукты, обеспечивающие автоматизацию технологии обработки документов, управления документооборотом предприятия в целом. Так, например, система AVACCO обеспечивает работу с рядом типовых общепринятых документов и при необходимости позволяет создавать новые виды документов.
Документооборот в системе AVACCO реализован с помощью схем
бизнес-процессов. Документы движутся по схеме бизнес-процесса от одного сотрудника предприятия к другому. На этапах документационного процесса над документами выполняются регламентированные действия. В системе существуют своего рода «хранилища» документов, которые представляют собой специальные реестры. Для пользователя они выглядят как иерархические структуры папок, между которыми перемещается документ на различных этапах бизнес-процесса. Так, например, процесс движения документа при перемещении товара между отделениями или складами предприятия происходит по следующей схеме. На первом этапе процесса создается документ «Внутренняя накладная», который помещается в папку «На отгрузку» реестра внутренних накладных. После выполнения этапа «Отгрузка» этот документ попадает в папку «На получение», а после выполнения этапа «Получение» — в папку «Архив».
В целом сочетание возможностей документооборота, настройки бизнес-процессов и учета в системе AVACCO создает удобный механизм для организации оперативного учета и дальнейшего анализа информации.