1. Совместное использование данных.

Для предотвращения умышленного или случайного

изменения, перемещения, удаления важных данных в книге, можно установить защиту определённых элементов или всей книги с использованием пароля (В Microsoft Excel длина пароля не должна превышать 255 букв, цифр, пробелов и других символов; при вводе пароля учитывается регистр букв.) или без него. При необходимости можно удалить защиту с листа. Чтобы несколько пользователей могли одновременно редактировать рабочую книгу целесообразно настроить доступ к

книге, который обеспечивает совместную работу. Для этого необходимо выполнить команду Сервис – Доступ к книге (Microsoft Office Excel 2007: Рецензирование – Изменения). В появившемся окне «Управление доступом к файлу» установить флажок разрешения и задать параметры доступа на вкладке

«Подробнее», уделив внимание двум из них – «Регистрация изменений» и «Запрашивать, чьи изменения имеют преимущества». При совместной работе над данными имеет смысл отслеживать исправления, сделанные каждым из участников. Если эта операция активна, изменения, внесённые пользователями, отображаются различными цветами.

Для включения отслеживания требуется выполнить команду Сервис – Исправления – Выделить исправления (Microsoft Office Excel 2007: Рецензирование – Изменения – Исправления). Журнал изменений формируется только после сохранения файла.

2. Защита диапазона ячеек.

Можно защитить паролем диапазон ячеек при разрешении пользователям вводить данные в ячейки рабочего листа. Для этого нужно воспользоваться командой Сервис – Защита – Разрешить изменение диапазонов (Microsoft Office Excel 2007: Рецензирование – Изменения – Разрешить изменение

диапазонов). Эта команда доступна, только если лист не защищён. Если ячейка принадлежит нескольким диапазонам, её смогут редактировать пользователи, имеющие полномочия на редактирование любого из этих диапазонов. Если пользователь пытается одновременно изменить несколько ячеек, обладая разрешениями на изменение только некоторых из них, ему будет предложено выделить и изменить

ячейки по очереди. Кроме того, можно активировать защиту ячейки или диапазона с помощью контекстного меню:

 щёлкнуть правой клавишей мыши по ячейке или

выделенному диапазону ячеек;

 выбрать команду контекстного меню «Формат ячеек»;

 в одноимённом окне открыть вкладку «Защита».

Установленная таким образом защита начнёт действовать

сразу после установки защиты листа.

3. Защита рабочего листа.

В случае, когда нужно разрешить просмотр рабочей книги, но запретить редактирование рабочих листов можно воспользоваться защитой листа:

 выполнить команду Сервис – Защита – Защитить лист (Microsoft Office Excel 2007: Рецензирование – Изменения – Защитить лист);

 в окне «Защита листа» задать пароль для отключения защиты и указать разрешённые действия для данного листа. Защита листа целесообразна ещё и тогда, когда пользователю надо скрыть в расчётной таблице функции, на основании которых эти расчёты были получены. Это является актуальным, например,

при передаче рабочей книги с конфиденциальной информацией своим коммерческим партнёрам, сотрудникам фирмы, не имеющим доступ к получаемым данным и так далее.