21. Порядок регистрации и обработки входящих документов.

Регистрацию входящих документов централизованно осуществляет общий отдел, используя автоматизированную технологию.

На входящих документах на нижнем поле первого листа справа проставляют штамп с указанием даты и регистрационного индекса. Регистрационные индексы смотрите в приложении 1. При наличии приложений к документу в штампе указывают количество их листов.

Входящие документы, поступающие в течение дня, общий отдел регистрирует:

С 9.00 до 16.00 – датой текущего дня

С 16.00 до 18.00 – датой следующего дня.

Документы с пометками «Вручить немедленно», «Срочно», «Весьма срочно», а также требующие незамедлительного исполнения, общий отдел оперативно регистрирует, докладывает Управляющему Отделением и вручает ответственному исполнителю.

Если исполнение срочного документа поручено руководителям нескольких структурных подразделений, то документ передают им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник вручают, как правило, должностному лицу, указанному в резолюции первым.

Целесообразность тиражирования документа и количество копий определяют начальник общего отдела и должностное лицо, организующее исполнение документа. При этом руководствуются содержанием резолюции, сроком исполнения документа и служебной необходимостью.

Поручение по исполнению документов (резолюция).

ЗАПРЕЩАЕТСЯ! Написание резолюции на поле, предназначенном для подшивки документа в «дело».

Начальники отделов направляют документ на исполнение специалистам вверенного структурного подразделения.

Резолюцию подписывают с указанием даты.

Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным с правом созыва соисполнителей и координации их работы.

Изменить резолюцию имеет право только ее автор или вышестоящее должностное лицо.

При изменении резолюции на документе указывают новую резолюцию и фактическую дату. Предыдущую резолюцию считают утратившей силу.

Передача документов.

Общий отдел вручает зарегистрированную корреспонденцию секретарям заместителей управляющего, главного бухгалтера, начальникам управлений и отделов.

При приеме документов руководители Отделения и структурных подразделений проверяют соответствие номера получаемого документа с записью в учетных формах с проставлением даты получения (для срочных документов указывается время).

Рассмотрение документов в присутствии работников общего отдела не допускается.

Документы с пометками «ВРУЧИТЬ НЕМЕДЛЕННО», СРОЧНО», «ВЕСЬМА СРОЧНО» общий отдел доставляет незамедлительно.

Заместители управляющего, руководители управлений и отделов просматривают корреспонденцию в день поступления.

Должностные лица, получившие на исполнение документ, не относящийся к их компетенции, в тот же день должны обратиться к автору резолюции по подчиненности для урегулирования вопроса.

ЗАПРЕЩАЕТСЯ! Передача зарегистрированных документов из одного структурного подразделения в другое, минуя Общий отдел.

22. Требования к систематизации документов и оформлению дел.

ГОСТ Р 51141-98 определяет понятие формирование дел как группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.

Формирование дел отвечает следующим требованиям:

- оперативность поиска документов;

- надежность документационного обслуживания управления;

- сохранность документов.

Формирование дел осуществляется централизованно по месту регистрации документов и состоит из следующих операций:

_ распределение и раскладка исполненных документов в дела;

- расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

- оформление обложек дел.

В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре по одному вопросу и имеющие один срок хранения одного календарного года. Документы постоянного и временного хранения следует группировать в отдельные дела. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируются документы за несколько лет (личные дела).В дело не помещают документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, черновики Каждое дело содержит не более 250 листов (30 – 40 мм толщины). Приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся.

Документы внутри дела располагают в хронологической и логической последовательности. Такая систематизация совпадает с расположением документов по их датам (поступления, подписания или исполнения).

Например: переписка – документ-ответ помещается за документом-запросом.

Распорядительные документы организации группируются в дела по видам, а внутри вида – в хронологическом порядке.

Методическое руководство и контроль за правильностью оформления дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом.