2.1 Классификация документов

Классификация документов - это группировка документов по определенным признакам. Классификация документов нужна для того, чтобы облегчить обработку документов и лучше понять их содержание и назначение. Документы классифицируются по следующим признакам:

1) По месту составления :

- внутренние,

- внешние. [2.3 (43стр.)]

Внутренние документы. Данные документы составляются внутри предприятия. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, ведомости выплаты заработной платы, рассчетноплатежные ведомости, карточки складского учета материалов (приложение3) и другие.

Расходный кассовый ордер (Приложение4) – первичный документ, по которому осуществляется выдача денег из кассы организации. Реквизиты расходного кассового ордера, которые должны быть обязательно заполнены:

1)  наименование предприятия и структурного подразделения

2)  регистрационный номер и дата выписки расходного ордера;  3)  номер корреспондирующего счета, субсчета;

Расходный кассовый ордер должен быть обязательно подписан главным бухгалтером, так же должна содержаться распорядительная подпись руководителя организации или лица уполномоченного на это письменным распоряжением руководителя и подпись получателя.

На предприятии АО „Termocom” была выдана заработная плата:

Дебет счета 531«Обязательства персоналу по оплате труда», субсчета 5311.1333 «Центральный сектор распределения» =23400,00 леев

Кредит счета 241 «Касса», субсчета 2411.1367 «Касса в национальной валюте (Центральный сектор распределения)» = 23400,00 леев.

Внешними являются документы, поступающие от других юридических и физических лиц.

Налоговая накладная (приложение5) - первичный документ строгой отчетности, представляемый покупателю субъектом налогообложения, зарегистрированным в установленном порядке, при проведении облагаемых поставок.

Налоговая накладная требуется для учета у хозяйствующих субъектов, которые зарегистрированны как плательщики НДС, а так же движения товаров и оказания всевозможных услуг, деятельности по автотранспортировки облагаемых товаров, для расчетов за выполненную транспортную услугу, а также для ведения бухгалтерского, оперативного, складского учета и в налоговых целях.

Согласно статьи 117 часть (2) Налогового кодекса налоговая накладная должна содержать следующие сведения:

1) порядковый номер накладной;

2) наименование (имя), адрес и фискальный код поставщика;

3) дату выписки накладной;

4) дату поставки, если она не совпадает с датой выписки накладной;

5) наименование (имя) и адрес покупателя;

6) вид поставки;

7) для каждого вида поставки товаров, услуг:

a) количество товара;

b) цену единицы товара без НДС;

c) ставку НДС;

d) сумму НДС на единицу товара;

e) общую сумму поставки товаров, услуг, подлежащую уплате;

f) общую сумму НДС.

Предприятию АО "TERMOCOM" (покупатель) выписана налоговая накладная от ООО "Victacon-Plus" (продавец). Данная налоговая накладная оформляется следующими записами:

Стоимость облагаемой поставки (без НДС):

Дебет счета 713 «Общие и административные расходы», субсчета 7139 «Прочие общие и административные расходы» = 176105,24 леев

Кредит счета 539 «Прочие краткосрочные обязательства», субсчета 5393.1245 «Краткосрочные обязательства другим кредиторам (Предоставленные услуги)» =176105.24 леев.

Налог на добавленную стоимость:

Дебит счета 534 «Обязательства по расчетам с бюджетом», субсчета 5342 «Обязательства по налогу на добавленную стоимость» = 35221,04 леев

Кредит счета 539 «Прочие краткосрочные обязательства», субсчета 5393.1245 «Краткосрочные обязательства другим кредиторам (Предоставленные услуги)» = 35221,04 леев.

2) По способу отражения хозяйственных операций документы делятся разовые и накопительные. [2.3 (46стр.)]

Разовые документы показывают одну, либо одновременно несколько хозяйственных операций. Сразу же после составления, передаются в разовые документы в бухгалтерию, и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Примером таких документов могут служить: ведомость распределения расходов, накладные, кассовые ордера, денежные чеки и другие.

Товаротранспортная накладная (приложение6) Хозяйствующие субъекты обязаны оформлять товарно-транспортную накладную:

1) при транспортировке товаров (продукции) в пределах одного предприятия, где в обязательном порядке на видном месте должна быть запись "Для внутреннего применения";

3) при осуществлении поставок товаров (услуг), не облагаемых НДС. Предприятию АО "TERMOCOM" , была выписана товаротранспортная накладная на поставку груза "разработка путей передачи" на сумму 6113 лей.

Накопительные документы предназначены для оформления однородных операций, осуществляемых на предприятии в разный временной период (за неделю, декаду). Данные документы составляют для уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые осуществляются на предприятии многократно в течении короткого промежутка времени. Пример накопительных дркументов: табель учета рабочего времени, лицевые счета по заработной плате, ведомость выполненых работ и другие.

Табель учета рабочего времени (приложение7). Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

3) По способу составления документы бывают перичными и сводными.[2.3 (49стр.)]

Первичные документы- это документы, которые составляется в момент совершения хозяйственных операций. Они являются первым свидетельством их совершения. Содержащаяся информация в первичных документах, отражается в учетных регистрах, по данным которых составляются финансовые отчеты.

Примером таких документов может служить приходный кассовый ордер.

Приходный кассовый ордер (приложения8) - первичный документ по которому производится поступление денежных средств в кассу организации. Бухгалтер выписывает либо оформляет на компьютере один из экземпляров приходного кассового ордера. Отрывную часть (квитанцию) заверенную печатью выдает лицу, которое внесло деньги в кассу. Деньги, поступающие в кассу как выручка за товары, услуги и другие работы нужно оформлять с применением кассового аппарата, т.е. вместе с квитанцией приходного ордера покупателю должен обязательно выдаваться кассовый чек.

На предприятии АО „Termocom” был выписан приходный кассовый ордер для погашения краткосрочной дебиторской задолженности за услуги:

Дебет счета 241 «Касса», субсчета 2411.1342 «Касса в национальной валюте (Краткосрочная дебиторская задолженность)» = 3000,00 леев

Кредит счета 229 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность», субсчета 2294 «Краткосрочная дебиторская задолженность по другим операциям» = 3000,00 леев

Сводные документы- это документы, которые составляются на основе первичных документов. В них отражаются хозяйственные операции, которые были ранее оформленны первичными документами. Примером могут служить кассовые отчеты, авансовые отчеты, финансовый отчет и другие.

4) По назначению документы делятся на оправдательные, распорядительные, бухгалтерского оформления и комбинированные.[2.3 (51стр.)]

Оправдательные - документы подтверждающие уже произведенные операции. Данные документы составляются в период совершения операций и подтверждают выполнение приказа, или распоряжения. Например: накладные, расчетные ведомости по заработной плате, квитанции и др.

Распорядительные - документы, содержащие распоряжение о выполнении хозяйственной операции. В данных документах отражается передача всевозможных указаний руководствующего персонала исполнителям. Распорядительные документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому они не могут служить основанием для отражения операций в учете. Примером распорядительных документов являются приказы, распоряжения, об отпуске, записи о приёми и увольнении с работы.

Приказ на отпуск (приложение9-10). Право на ежегодный оплачиваемый отпуск гарантируется всем работникам. Правом на ежегодный оплачиваемый отпуск пользуется каждый работник, работающий на основании индивидуального трудового договора. Всем работникам ежегодно предоставляется оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней без учета нерабочих праздничных дней. На предприятии АО "TERMOCOM" работникам Соконник А. и Ликэ М. были выданы приказы на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Документы бухгалтерского оформления - документы, которые создаются в бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для сокращения и упрощения данных записей. Данные документы составляются на основании раннее оформленных оправдательных и распорядительных документов. Документы бухгалтерского оформления предназначены для подтверждения бухгалтерских записей в учетных регистрах, а так же для ускорения данного учетного процесса. В данных документах нет распоряжения или приказа на проведение хозяйственной операции, в них нет и подтверждения факта ее совершения. Примером таких документов могут служить рассчет износа основных средств или нематириальных активов, рассчеты товарных потерь, бухгалтерские справки и другие. Бухгалтерские справки составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки допущенные в учетных записях, и т. п.

Расчёт износа основных средств (приложение11)

Для начисления износа все основные средства классифицируются по пяти категориям собственности. Каждая категория основных средств представляет собой укрупненную группу нескольких видов основных средств, имеющих одинаковые срок их эксплуатации и нормы износа. Вся собственность должна быть отнесена к одной из категорий собственности в соответствии с порядком, установленным Постановлением Правительства "О классификации основных средств по категориям собственности в целях налогообложения" № 1218 от 31 декабря 1997года.Начисление износа не производится во время реконструкции или технического перевооружения основных средств при полной остановке работы предприятия, а также по списанным основным средствам.

На предприятии АО „Termocom” в Центральном Секторе Распределения был рассчитан износ основных средств, кторый оформляется следующей бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 713 «Общие и административные расходы», субсчета 7131.1289 «Расходы на износ, ремонт и содержание основных средств общехозяйственного назначения (Износ основных средств по II категории)» = 9101.51 леев

Кредит счета 124 «Износ основных средств», субсчета 1241.1344 «Износ зданий (Износ по II категории)» = 9101.51 леев

Комбинированные - документы, которые совмещают признаки нескольких видов документов: оправдательных, распорядительных и документов бухгалтерского оформления, и другие. Данные документы служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, подтверждают совершенную операцию, содержат указание о порядке ее отражения в счетах. Сочетание в одном документе признаков нескольких видов документов упрощает и облегчает их учетную обработку, сокращает количество документов и затраты на их приобретение. Комбинированные документы создаются для уменьшения количества документов по хозяйственным операциям, которые повторяются на предприятии многократно в течение короткого периода времени. Примером могут служить приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц,расчетно-платежные ведомости, требования на отпуск материалов, и другие.

5) По содержанию хозяйственных операций - документы делятся на материальные документы - отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные акты приема/передачи и списания основных средств, нематериальных активов, документы на оприходование и списание материальных ценностей, счета-фактуры, накладные и др.

Акт на списание материалов (приложение12) оформляется следующими бухгалтерскими записями:

Дебет счета 811 «Основная деятельность», субсчета 81101 «Основная деятельность(Материалы)» = 297.4 леев

Кредит счета 211 «Материалы», субсчета 21101 «Сырье и основные материалы» =297.4 леев

Дебет счета 811 «Основная деятельность», субсчета 81101 «Основная деятельность(Материалы)» = 14.57 леев

Кредит счета 211«Материалы», субсчета 21108 «Материалы (Строительные материалы)» = 14.57 леев.

Акт приемки основных средств (приложение13) Акт приемки-передачи по форме MF-1 применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) в организации или между организациями для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, поступивших по: договорам купли-продажи, cмены имущества, дарения, финансовой аренды; путем приобретения за плату эксплуатацию; выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, cмене и пр.).

На предприятии АО "TERMOCOM" был оформлен акт приемки основных средств:

Дебет счета 123 «Основные средства», субсчета 1233.4567 «Машины и оборудования (Центральный сектор распределения)» = 2676,63 леев

Кредит счета 121 «Незавершенное производство», субсчета 1212.4567 «Незавершенное производство (Оборудование к установке)» = 2676,63 леев.

Денежные - отражают движение денежных средств. Например: чеки, выписки банка, приходные и расходные кассовые ордера и др. Расчетные отражают расчеты организация с юридическими и физическими лицами. Например: платежные поручения, рассчетно-платежные ведомости.[2.3 (54стр.)]

Платежное поручение(Приложение14) Платежное поручение - это данное лицом (распорядителем) банку (банку-распорядителю) распоряжение выплатить определенную сумму в пользу другого лица (получателя) с целью погашения денежного обязательства распорядителя перед получателем. Платежное поручение может быть простым, если получение суммы получателем не обусловлено представлением документа о целях платежа, либо документальным, если получение суммы обусловлено представлением документов, истребованных распорядителем.

На предприятии А.О. "TERMOCOM" было выписано платежное поручение выплаты заработной платы и материальной помощи работнику с расчетного счета:

Дебет счета 531 «Обязательства персоналу по оплате труда», субсчета 5311.1333 «Центральный сектор распределения» = 3500,00 леев

Кредит счета 242 «Текущие счета в национальной валюте», субсчета 2422 «Текущие счета в национальной валюте (Связанные денежные средства)» = 3500,00 леев.

6) По порядку заполнения:

Документы, заполненные вручную или на пишущей машинке. Примером таких документов могут служить начисление износа по основным средствам, по малоценным и быстроизнашивающимся предметам, накопительные ведомости и т.д.

Документы посредством средств вычислительной техники, т.е. автоматическое формирование первичного документа в момент отражение хозяйственной операции в информационной системе организация. На предприятии АО "TERMOCOM" используется автоматизированная система заполнения документов. В основном отражение хозяйственной операции осуществляется специальными компьютерными программами.[2.3 (56стр.)]

Финансовый отчет (приложение15)

Финансовый отчет – систематизированная совокупность показателей, характеризирующих имущественное и финансовое состояние, наличие и движение собственного капитала и денежных средств субъекта за отчетный период.[2.3 (522стр.)]. Согласно НСБУ 5 "Представление финансовых отчетов", целью финансовых отчетов общего назначения является представление информации, понятной реальным и потенциальным инвесторам и кредиторам: о финансовом положении предприятия; о показателях его деятельности и движении денежных средств, о хозяйственных ресурсах предприятия, его обязательствах, составе средств и источников, а также их изменениях, что необходимо широкому кругу пользователей для принятия экономических решений. Финансовые отчеты должны содержать информацию:

а) об активах, находящихся под контролем предприятия (являющихся источниками вероятных притоков денежных средств или другой экономической выгоды в будущем);

b) о пассивах предприятия (являющихся источниками вероятных оттоков денежных средств или другой экономической выгоды в будущем);

c) о чистом доходе предприятия (представляющем изменения в экономических ресурсах и обязательствах предприятия от одного отчетного периода к другому, за исключением взносов владельцев и выплат им);

d) о движении денежных средств за отчетный период (в качестве показателя возможного движения денежных средств в будущем). [1.2 (34стр.)]

Данная информация полезна пользователям финансовых отчетов при оценке способности предприятия выплачивать дивиденды и проценты и рассчитываться по обязательствам в установленные сроки.

Предприятия составляют и представляют следующие финансовые отчеты:

а) бухгалтерский баланс;

b) отчет о финансовых результатах;

с) отчет о движении собственного капитала;

d) отчет о движении денежных средств;

e) приложения к финансовым отчетам.

Руководство предприятия несет полную ответственность за подготовку и представление финансовых отчетов. Финансовые отчеты представляются на бумажном носителе или в электронной форме (на магнитном носителе или через сеть Интернет). Датой представления финансовых отчетов считается дата их отправки по электронной почте или дата их действительной передачи Информационной службе финансовых отчетов и другим уполномоченным органам в соответствии со статьей 11 "Закона О Бухгалтерском учете" №113 от 27.01.2007г.