Существует несколько разновидностей пресс-релизов, в зависимости от назначения и целей, которые они преследуют:

– анонс – данный вид пресс-релиза представляет собой короткое сообщение, объёмом в одну страницу А4. В анонсе сообщается о намечающемся мероприятии, размещается приглашение представителям СМИ, чтобы они приняли в нём непосредственное участие. Распространение такого вида пресс-релиза преследует главную цель – привлечение средств массовой информации к предстоящему событию для дальнейшего его отражения корреспондентами СМИ в новостях дня и на первых полосах изданий;

– новостной пресс-релиз – это сообщение о важной новости либо другой исключительной информации, предназначенной для общественности. Распространение пресс-релизов новостного типа обычно происходит на различных пресс-конференциях, при этом объём новостного релиза не ограничен. Если же распространение пресс-релиза этого вида происходит после пресс-конференции, или же вместо неё, то объём не должен превышать одну-две страницы;

– бэкграундер (от англ. backgrounder) – это информация базового характера, не содержащая новостей и описания ярких событий, планов компании, профиля деятельности, истории, обзоров товаров и т.д. Распространение пресс-релизов типа бэкграундер происходит среди журналистов прямо на конференциях, поскольку в них содержится интересная информация справочного характера, дополняющая сокращённый новостной пресс-релиз и тем самым, помогающая представителю СМИ, подготовить неискаженный материал для своего издания;

– биография – тип пресс-релиза, посвящённый одному человеку. Распространение пресс-релизов этого типа должно происходить периодически. В них обычно отражается биография классного специалиста или руководителя компании. Биография должна оперативно распространяться при возникновении повода, которым может быть назначение, награждение, перевод, увольнение, отставка и т.д. Вместе с тем, для публикации такого типа пресс-релиза, инициатива должна исходить от руководителя высшего ранга, совета директоров, в самом крайнем случае, самого лица, биография которого распространяется.

Распространение пресс-релизов осуществляется через СМИ: печатные издания, радиостанции, телевидение, интернет. Для продуктивного выполнения этой работы PR-службы регулярно составляют и периодически обновляют списки получателей пресс-релизов.

Распространение пресс-релизов по адресатам сопровождается указанием оптимальной даты публикации, которую желательно соблюсти, особенно, если публикация приурочена к юбилею или другому важному событию.

Как написать пресс-релиз

Грамотное и «продающее» написание пресс-релизов требует определенного творческого подхода, но прежде всего, знания основных требований к структуре и подаче материала.

Прежде всего, написание пресс-релизов должно быть обусловлено наличием действительно важного повода для публикации той или иной информации. Это может быть любое знаковое событие в жизни компании, например, выход на международный рынок, запуск новой линии производства и т.д. Не стоит браться за написание пресс-релизов по поводу снижения стоимости партии унитазов или «вчерашней удачной реализации крупной партии товара». Главное, чтобы информация была интересной, полезной для читателя, а также была способна укрепить имидж и надежность компании.

Решая вопрос о том, как написать пресс-релиз, необходимо определиться с его своевременностью, поскольку важным фактором является его актуальность. Иногда написание пресс-релизов и их публикация должны опережать события, о которых рассказывается, а иногда и наоборот. Если компания намечает проведение важной презентации или дня открытых дверей, то естественно, пресс-релиз должен быть опубликован заранее, чтобы пропиарить данное мероприятие и привлечь как можно больше целевых посетителей. Что касается церемоний, принять участие в которых может далеко не каждый человек, то здесь, наиболее приемлемо написание пресс-релизов, так сказать, «по горячим следам». Это касается, например, награждения компании на каком-нибудь форуме или присвоения ей почетного звания.

Теперь попробуем разобраться, как написать пресс-релиз с «технической» точки зрения. Определимся со структурой этого PR-текста.

Вот основные его части:

- фирменная «шапка» компании;

- основной заголовок;

- вводная часть;

- основная часть (предпочтительно разбитая подзаголовками);

- контактная информация.

Что касается фирменной шапки и контактной информации – тут не должно возникать никаких вопросов. Единственный PR-ход, который можно использовать – это сослаться на возможность предоставления, в случае необходимости дополнительной контактной информации, а также традиционное «С уважением…».

Заголовок пресс-релиза – это первое, на что обращают внимание, поэтому он должен быть броским и максимально понятным. Не стоит включать в заголовок такие девизы как «Стабильность – признак мастерства» и тому подобное. В принципе, написание пресс-релизов можно сравнивать со строительством пирамид - от первой структурной составляющей (заголовка) к каждой следующей мы должны увеличивать подаваемое количество информации. Во вступительном абзаце находится максимально краткое сообщение об основной теме статьи – «время, место, действие».

Далее, в тексте пресс-релиза дается уже более полная и развернутая информация об описываемом событии. Не перегружайте статью длинными предложениями – это «напрягает» читателя и может отвлечь его от основной темы. Слишком подробное описание также неприемлемо, особенно, если оно насыщено специфической терминологией, требующей высокой эрудиции читателя. Все это делает текс пресс-релиза скучным и неинтересным. Каждый абзац статьи должен быть самостоятельным и логически законченным, полностью отражать и раскрывать определенную мысль. Вообще написание пресс-релизов требует максимальной доступности информации и краткости ее изложения. Пресс-релиз не должен содержать прямой рекламной информации