Задание 5. Обработка списков в excel Создание списка
Таблица базы данных в Excel называется списком. Столбцы в списке – это поля базы данных, а их заголовки – имена соответствующих полей. Каждая строка списка – это запись в базе данных. Список создается на отдельном листе. Для автоматической идентификации при последующей обработке входящих в него данных слева оставляется пустой столбец, сверху – пустая строка. Первая строка списка – имена полей; для удобства работы целесообразно выделить эту строку шрифтом, отличным от шрифта записей. Все данные одного столбца должны быть однотипны – иметь один формат и одинаковый шрифт. Некоторые поля могут заполняться по результатам вычислений (вычисляемые поля).
Для создания списка с информацией о Ваших товарищах по факультету введите имена полей: в ячейке В2 – Группа, С2 – Фамилия, D2 – Имя, далее – Дата (рождения): в формате даты, Экзамен1, Экзамен2, Экзамен3 – три поля с оценками по результатам последней сессии, средний Балл (вычисляемое поле; установить числовой формат с выводом результата с двумя знаками после запятой). Выделите имена полей жирным шрифтом.
В следующей строке (без пропуска строки) введите данные о себе, а в поле Балл введите соответствующую формулу =(F3+G3+H3)/3, или функцию для расчета среднего значения СРЗНАЧ(): вставка функций, категория – статистические, аргумент – протащите мышью по ячейкам F3:H3.
Все остальные данные (3 группы по 5 человек) введите с использованием формы: меню Данные / Форма / Добавить. для перехода между полями формы используйте мышь или клавишу Tab, нажатие Enter равносильно Добавить, для завершения ввода списка щелкните Закрыть. опробуйте удаление ошибочно введенных данных с помощью формы.
Переименуйте рабочий лист: Исходный список. Сохраните файл на дискете под именем Список.
Сортировка списка
Скопируйте список на два других рабочих листа этой же книги. Переименуйте лист 2: Сортировка по фамилиям. Для сортировки – упорядочения данных по алфавиту или в порядке возрастания (убывания) числовых значений - щелкните мышью по любой ячейке списка, выберите меню Данные / Сортировка, проверьте установку переключателя в группе Идентифицировать столбцы по (подписям). В поле Сортировать по выберите в раскрывающемся списке Группа, в поле Затем по – Фамилия, В последнюю очередь по – Имя. Все три соответствующие переключателя установите в положение по возрастанию. После щелчка ОК будет проведена сортировка списка по возрастанию номеров групп, при совпадении номеров групп – по алфавиту фамилий, при совпадении фамилий – по именам.
Переименуйте лист 3 с другой копией списка: Сортировка по баллу. Опробуйте здесь различные варианты сортировки: по датам, по одному и нескольким экзаменам. Последнюю сортировку выполните по группам и баллам (то есть сортировка по баллам внутри каждой группы).
Автофильтрация данных
Для вывода записей, удовлетворяющих заданным условиям, на рабочий лист используется фильтрация данных. Для автофильтрации щелкните мышью по одной из ячеек списка и воспользуйтесь меню Данные / Фильтр / Автофильтр. У каждого имени поля появляется кнопка со стрелкой, используемая для отбора данных: после щелчка по стрелке у любого из полей можно выбрать из раскрывающегося списка – Все записи, Первые 10 записей, конкретное значение или задать условие фильтрации.
Выберите в раскрывающемся списке поля Группа значение, соответствующее Вашей группе: все остальные данные будут удалены. Для восстановления всех данных в списке поля Группа выберите Все или меню Данные / Фильтр / Отобразить все. Можно фильтровать список несколько раз. Снова выберите в значение, соответствующее Вашей группе, в списке поля Экзамен1 выберите 5: будут выведены данные о студентах Вашей группы, получившие отличные оценки за первый экзамен.
Восстановите список. Для задания более сложных условий отбора используется пункт Условие. В раскрывающемся списке поля Балл выберите Условие; для вывода данных о студентах со средним баллом от 3.5 до 5 в диалоговом окне введите в верхней строке слева – больше (выбирается из раскрывающегося списка), в правой – 3.5, проверьте установку переключателя И / ИЛИ на И, в нижней строке слева выберите из списка меньше или равно, справа – 5, щелкните ОК. Восстановите список.
Выберите в Вашей группе фамилии, начинающиеся, например, на К и оканчивающиеся на ов, родившихся в промежутке, например, от 1/01/84 до 1/07/85 (вначале отбор по группе, затем – по фамилиям: равно К*ов, в последнюю очередь – по датам). Восстановите список.
Для исходного списка выберите фамилии студентов, в которые входит буква а, среди них – со средним баллом от 4 до 5.
В восстановленном списке найдите данные о студентах, родившихся, например, до 1983 года или позже 1984 года. Вновь восстановите исходный список. Для отмены режима автофильтрации вновь выберите Данные / Фильтр / Автофильтр.