ФУнкция управления: Контроль
Контроль – процесс определения и оценки информации об отклонениях действительного состояния объекта контроля от необходимого или его совпадении и результатах анализа.
Желаемое (необходимое) состояние организации предусматривается законами, положениями, инструкциями, др. нормативными актами, а также программами, планами, договорами, проектами, соглашениями. Основная цель контроля – выявить на возможно более раннем этапе неблагоприятное развитие событий с тем, чтобы можно было скорректировать план, провести реорганизацию, дать новые указания, усилить воздействия на мотивы поведения работников и т.п.
Контроль предназначен для осуществления наблюдения в соответствии с задачами, правами и обязанностями субъекта управления.
Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контролировать можно цели, ход выполнения плана, прогнозы, развитие процесса.
Контроль – это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в определенной корректировке. Реализуя контрольную функцию, субъект управления создает необходимые предпосылки для нормального функционирования объекта управления и достижения намеченных целей, как в стратегической перспективе, так и при решении вопросов оперативного характера.
Контроль может осуществляться лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Если контроль осуществляется лицами, независящими от процесса, то в данном случае имеет место проверка (ревизия).
Контроль в организации носит всеобъемлющий характер: с одной стороны, каждый руководитель, независимо от своего ранга и вида деятельности должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, а с другой, каждый исполнитель также осуществляет контроль как за результатами выполнения делегированных ему задач (самоконтроль), так и за результатами, которые получены другими исполнителями, а используются при выполнении своих задач.
Виды контроля
В современной практике управления используются различные виды контроля:
по контролируемым объектам различают: контроль хода производственных процессов, технологический контроль, финансовый контроль, контроль трудовой дисциплины и т.д.;
по периодичности контроль может быть систематическим, периодическим и разовым;
по широте охвата различают контроль общий и выборочный;
по времени проведения: предварительный, текущий и заключительный. Эти виды контроля различаются временем осуществления.
Рассмотрим более подробно виды контроля из последней классификации. Основные средства осуществления предварительного контроля – соблюдение (не создание, а реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убедиться в том, что работа развивается в заданном направлении.
В организации предварительный контроль используется в 3-х ключевых областях:
человеческие ресурсы;
материальные ресурсы;
финансовые ресурсы.
Некоторые способы предварительного контроля:
в области человеческих ресурсов это:
анализ деловых и профессиональных навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей;
отбор наиболее квалифицированных и подготовленных людей.
в области материальных ресурсов это:
выбор такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы соответствующего качества;
обеспечение запасов организации на уровне достаточном для того, чтобы избежать дефицита.
в области финансовых ресурсов это – бюджет (текущий финансовый план, который позволяет также осуществлять функцию планирования). Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность в том, что когда организации потребуются наличные средства, они у нее будут. Бюджет устанавливает предельные значения затрат и не позволяет тем самым какому – либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.
Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонение от намеченных планов и инструкций. Текущий контроль не проводится буквально в одно время с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения этапа работы. Для того чтобы осуществить контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, что они делают ошибки. Системы контроля с обратной связью, используемые в управлении, относятся к открытым системам. Внешний для таких систем элемент – руководитель, который регулярно воздействует на эту систему, внося изменения как в ее цели, так и в функционирование. Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами.
Заключительный контроль используется после того, как работа выполнена. Заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагаются проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные результаты и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные ими планы. Заключительный контроль позволяет получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.