Практическая часть работы:

Составить:

1 вариант – приказ о материальном поощрении успешных студентов;

2 вариант – служебное письмо директору техникума с просьбой о … (произвольно)

Распределение вариантов: нечетный номер по журналу – 1 вариант, четный – 2 вариант

Содержание отчета

1. Практическая часть работы

2. Ответы на контрольные вопросы

3. Вывод о проделанной работе

Контрольные вопросы

1. При направлении телеграмм на сеть железных дорог России или сеть железных дорог СНГ какое количество копий подготавливается ?

2. Какие основные правила согласования и утверждения документов?

3. Перечислите основные правила оформления совместного приказа.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 2

«Обработка документов»

Цель работы: Закрепить и систематизировать полученные знания по общим правилам обработки документации.

Основные сведения из теории

Организация документооборота

Движение документов в Росжелдоре с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Росжелдоре, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, Регламентом Федерального агентства железнодорожного транспорта, настоящей Инструкцией, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами.

При применении электронного документооборота Административно-кадровое управление совместно с Институтом проблем передачи информации Российской академии наук разрабатывает маршруты движения документов.

Организация доставки документов

Доставка документов в Росжелдор осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской связи, а также по информационным системам общего пользования.

С помощью почтовой связи в Росжелдор доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По информационным системам общего пользования поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы, в том числе обращения граждан.

Прием, обработка и распределение поступающих документов

Документы, поступающие в Росжелдор на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством Росжелдора и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка поступающей корреспонденции производится работниками службы ДОУ (экспедиции).

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично", "На конкурс"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, наличие приложений к документу, количество листов приложений. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему об этом сообщается отправителю.

Полученные документы регистрируются в регистрационно-контрольной форме (журнале) (далее - РКФ). Правила заполнения основных реквизитов РКФ приведены в приложении N 18 к настоящей Инструкции. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование "Росжелдор", дату и регистрационный номер.

Регистрация документов производится централизованно в службе ДОУ с вводом информации о них в электронную базу данных КДС.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством Росжелдора и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов на основании установленного в Росжелдоре распределения обязанностей для подготовки проекта резолюции и доклада руководителю Росжелдора. Доклад документов осуществляется по мере их поступления в службу ДОУ в течение дня.

Рассмотренные руководителем Росжелдора документы возвращаются в службу ДОУ для постановки на контроль. В соответствии с фактически подписанной резолюцией в электронную базу данных КДС вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам структурных подразделений.

Документы передаются на исполнение заместителям руководителя Росжелдора и структурным подразделениям через службу ДОУ (экспедицию) под расписку в РКФ. При этом производится переадресация документов в электронной базе данных КДС.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым, для последующей организации исполнения документа.

Подлинник документа, который требует срочного исполнения несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Документ (копия документа) с резолюцией руководителя Росжелдора, поступивший из службы ДОУ для доклада заместителю руководителя Росжелдора, подлежит обработке в электронной базе данных КДС.

Документы, направленные в соответствии с резолюцией руководителя Росжелдора его заместителям или структурным подразделениям, доставляются службой ДОУ (экспедицией) регулярно в соответствии с установленным графиком и сдаются работникам структурных подразделений под роспись.

Срочные документы подлежат доставке вне графика.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству Росжелдора и исполнение в структурные подразделения в соответствии с резолюцией.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается должностному лицу, которому она адресована.

Поступающие на имя руководства Росжелдора и структурных подразделений через факсимильную связь служебные письма и другие документы (факсограммы) приравниваются к аналогичным официальным документам и порядок их обработки, распределения и прохождения аналогичен порядку, установленному для документов, поступающих в Росжелдор на бумажных носителях, с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения и доставки.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль использования факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.

Документы в электронном виде, поступающие в Росжелдор, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством Росжелдора и доставляются исполнителям.

Организация обработки и передачи отправляемых документов

Документы, отправляемые Росжелдором, передаются почтовой связью и по информационным системам общего пользования.

С помощью информационных систем общего пользования служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника службы ДОУ.