Положение, правила, инструкция

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Росжелдора.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем Росжелдора, или как акты, утверждаемые Росжелдором; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Росжелдора.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент), отвечает на вопрос "Кого?".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Протокол

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов, представленных к обсуждению.

Проведение записи во время совещания (заседания), сбор материалов и подготовка текста протокола возлагается на работников структурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.

Протокол совещания (заседания) должен быть составлен, как правило, в течение суток со времени проведения совещания (заседания).

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке Росжелдора формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" - печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом Times New Roman размером N 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1 интервал, выравнивается по центру и отделяется от текста протокола сплошной чертой.

Место проведения заседания, совещания указывается при необходимости, выравнивается по центру и пишется между реквизитами "дата" и "номер".

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий - И.О.Фамилия;

Секретарь - И.О.Фамилия;

Присутствовали: (печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие) - список присутствовавших с указанием должностей, инициалов и фамилий или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Заместитель Министра транспорта Российской Федерации;

заместители руководителя Федерального агентства железнодорожного транспорта.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Вводная часть заканчивается повесткой дня: перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

Порядок оформления вводной части текста краткого протокола аналогичен порядку оформления вводной части текста полного протокола, указанного в подпункте 2.3.3.4. Во вводной части текста краткого протокола повестка дня не указывается.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно шрифтом Times New Roman размером N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки.

Протокол подписывается председательствующим (председателем) на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.

Служебные письма

Служебные письма Росжелдора готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как ответы Росжелдора на поручения (запросы) органов законодательной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Росжелдора;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя (заместителя руководителя). Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

Служебные письма, подписываемые руководителем Росжелдора и его заместителями, оформляются на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебные письма, подписываемые руководителями структурных подразделений в пределах их полномочий, оформляются на бланках структурных подразделений с воспроизведением эмблемы Федерального агентства железнодорожного транспорта. При этом в тексте обязательно указывается, что письмо написано от имени структурного подразделения Росжелдора.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 без использования бланка. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших совместное письмо, должны включаться в наименование должности в реквизите "подпись".

Обязательными реквизитами являются:адресат; дата письма; регистрационный номер письма; заголовок к тексту письма; подпись; лист согласования либо визы; отметка об исполнителе.

В служебном письме-ответе указываются регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.

Письмо должно иметь краткий заголовок, который раскрывает его содержание. Если в письме отражено несколько вопросов, то его заголовок может быть сформулирован обобщенно.

В служебном письме, имеющем приложение, после текста письма делается отметка о наличии приложения.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, например: "Федеральное агентство железнодорожного транспорта считает...", "Росжелдор рассмотрел...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст может излагаться от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Служебные письма представляются на подпись руководству Росжелдора со всеми документами, явившимися основанием их подготовки, и с приложением завизированных копий (в 4-х экземплярах).

Ответственность за своевременную и качественную подготовку служебных писем, в том числе за их содержание, согласование, аккуратность, грамотность, четкость редакции, соблюдение требований по оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений, подготовивших документы, а персональная ответственность - на непосредственных исполнителей.

Внесение изменений в первый экземпляр подписанного документа, а также в первый экземпляр согласованного проекта не допускается.