2. Другие свойства поля: Подпись, Значение по умолчанию, Обязательное поле, Индексированное поле. Этапы создания бд в Ms Access

1. Проектирование БД:

1. Обследование специфики БД объекта-предприятия (см. структуру ИС, информационное обеспечение). Определение информационных объектов (количество таблиц, запросов, отчетов, состав параметров и характеристик).

2. Построение ИЛМ (информационно-логической модели) данных, на которой будет создана БД. Это проектирование структуры БД – создание логической структуры файла БД (логическая структура таблиц – поля, порядок полей, типы данных, свойства полей).

2. Создание БД с помощью СУБД и её заполнение.

1. Создание исходных объектов БД – таблиц (макетов таблиц в Конструкторе).

2. Заполнение таблиц данными.

3. Установление связей между таблицами.

4. Создание других объектов БД: форм, запросов, отчетов и др.

Проектирование структуры БД – это проектирование структуры таблиц, иначе, структура БД хранится в структуре таблиц.

Создание таблиц.

Таблицы создаются с помощью:

1. Конструктора,

2. Мастера,

3. Путем ввода данных.

В Конструкторе заносится логическая структура таблицы, сохраняя присвоить имя таблицы и задать ключевые поля. Получим макет таблицы («шапку»). В режиме Просмотра заносятся данные. Устанавливаем связи между таблицами.

Связь таблиц. Процесс создания связи называется нормализацией. Связи между таблицами устанавливаются через Сервис/Схема данных. В диалоговом окне Схема данных Добавить нужные две таблицы, например, в БД «Студенты» таблицы «Общие сведения о студентах» и «Сессия». Таблицы связываются попарно по ключевым (ПК) или одинаковым полям. (Ключевое поле можно создать вручную, присвоив ему знак ключа, а можно автоматически, тогда это поле будет иметь имя Код с типом данных Счетчик. Имя Код можно изменять или добавлять, например, Код студента, Порядковый номер и т.д.). Из двух таблиц выбирается главная и подчиненная. Связь создается от главной к подчиненной. Если связь таблиц выполняется по ключевым полям, то Тип связи устанавливается один-к-одному. Чтобы установить флажок на Обеспечение целостности данных, нужно, чтобы типы данных связанных полей совпадали, а связь не была не определенной. При этом Access следит, чтобы при вводе или изменении данных не нарушалась связь м/у таблицами. Если в главной таблице поле ключевое, а в подчиненной – нет, то тип связи будет один-ко-многим.

Типы связей (отношений).

1. один-к-одному (1-1), связь установлена по ключевым полям, в результате, одному значению главной таблицы соответствует только одно значение подчиненной таблицы.

2. один-ко-многим (1-∞), одному значению главной таблицы соответствует несколько значений в подчиненной таблице.

3. многие-ко-многим (∞-∞), нескольким значениям главной таблицы соответствует несколько значений в подчиненной таблице.

Создание запросов.

Запросы создаются на основе таблиц путем выборки полей с данными.

Простые запросы создаются на основе 1 таблицы с помощью Мастера. Сложные запросы на основе 2 и более связанных таблиц с помощью Конструктора. Сложные запросы бывают:

1. запросы на выборку,

2. с параметрами,

3. на изменение,

4. перекрестные,

5. итоговые,

6. специфические запросы SQL.

Запросы вида 2-6 создаются на основе запросов на выборку.

Чтобы создать сложный запрос на выборку с вычисляемыми полями, необходимо: сначала в Конструкторе выбрать таблицы, поля, сохранить и присвоить имя запросу. Например, запрос - «Результаты сессии».

Запрос - «Результаты сессии»

Номер группы	Фамилия	Имя Отчество	Математика	Информатика	Статистика	Эк теория	Ср балл	Стипендия, руб.
Из таблицы «Общие сведения о студентах»			Из таблицы «Сессия»				Вычисляемое поле	Вычисляемое поле

Открыть и просмотреть его на наличие ошибок, и только после создавать вычисляемые поля (ВП). ВП создаются также в режиме Конструктора с помощью инструмента «Построитель выражений», где пишется имя результата и через двоеточие само выражение. Имя результата автоматически выбирается в качестве имени ВП.

Выражения для создания вычисляемых полей в запросе «Результаты сессии»:

Ср балл : ([Математика] +[Информатика] + [Статистика] + [Эк теория])/ 4

Стипендия, руб: iif ([Ср балл]=5; 1800; iif ([Ср балл]=4 Or [Ср балл]>4; 1200;0))

Формулы для вычислений выглядят так же, как и в Excel, отличие в том, что вместо ссылок на ячейки в них используются имена полей, которые записываются в формуле автоматически в квадратных скобках.

В «Построителе выражений» имеется своя Панель инструментов, которой удобно пользоваться при создании выражений. Также имеются Встроенные функции (аналог Мастера функций в Excel). Например, Функции/ Встроенные функции/ категория Управления / функция iif (аналог логической ф-ции ЕСЛИ).

Создание отчетов.

Отчеты создаются на основе одного объекта: таблицы или запроса. Если в отчете нужно вывести сведения из нескольких таблиц, то предварительно создается сложный запрос на основе этих таблиц, как промежуточный объект, а затем уже на основе этого запроса создается отчет. Отчеты можно создавать с помощью Мастера и Конструктора. Мы будем создавать отчеты с помощью Мастера, а уже готовые отчеты будем редактировать в Конструкторе. Мастер отчетов состоит из 6 шагов.

На 1 Шаге: выбирается таблица или запрос и поля для отчета.

На 2 Шаге: устанавливаем группировку (1 – 2 уровня), по полю, которое содержит повторяющиеся значения (номер группы, пол, образование, фирма-производитель и др.). Группировку (упорядочивание данных по группам) по желанию можно не устанавливать.

На 3 Шаге: устанавливается сортировка (только для одного поля), и Итоги. Кнопка Итоги появляется при 2-х условиях: группировки данных и наличие полей с числовым или денежным типом данных. Итоги подводятся по полям в конце группы группировки, а для Sum – итог в конце поля по всем записям. Итог Avg – это среднее значение.

На 4 Шаге: выбирается макет отчета (ступенчатый, блок, и др.), а также ориентация страницы (книжный, альбомный – если 5 и более полей).

На 5 Шаге: выбирается Стиль отчета (цвет, начертание, размер заголовков и данных) на выбор.

На 6 Шаге: присваивается имя отчету.