2.3. Анализ данных, необходимых для учета почтовых отправлений

Для организации эффективной работы почтового отделения необходима следующая информация о почтовых отправлениях, учитываемых в почтовом отделении:

1. Письма:

   • Простое;

   • Заказное;

   • Ценное:

     • Ценность письма;

   • Вес письма;

2. Карточки / уведомления:

   • Простая почтовая карточка;

   • Заказная почтовая карточка;

   • Простое уведомление;

   • Заказное уведомление;

3. Бандероль:

   • Простая;

   • Заказная;

   • Ценная:

     • Ценность бандероли;

   • Вес бандероли;

4. Посылка:

   • Стандартная;

   • Нестандартная;

   • Тяжеловесная;

   • Тяжеловесная крупногабаритная;

   • С объявленной ценностью:

     • Ценность посылки;

   • Вес посылки;

   • Особые отметки.

Эти данные должны регистрироваться в почтовом отделении при поступлении отправлений. Дополнительно необходимо регистрировать данные отправителя и получателя, для облегчения последующих поисков и выдачи или возврата почтового отправления.

Для осуществления функций поиска почтовых отправлений необходимо каждому отправлению при регистрации присваивать индивидуальный номер. Наиболее удобно формировать этот номер из даты регистрации этого отправления и порядкового номера его в базе данных почтовых отправлений.

На основе совокупности вышеописанной информации можно оперативно получать необходимые данные о конкретном отправлении, типе, весе, отправителе и получателе, а также печатать по каждому зарегистрированному отправлению извещение для получателя.

Для отслеживания движения отправлений необходимо также предусмотреть отметку о выдаче отправления получателю или возврату отправителю, в случае не востребования отправления в срок до 3-х месяцев со дня извещения получателя о прибытии почтового отправления.

Данная задача при отсутствии АРМ является достаточно трудоемкой, т.к. первоначально необходимо методом прямого поиска, выявить необходимое отправление, а если отправление было выдано, то получить подтверждение получения адресатом отправления. При этом затрачивается много рабочего времени, приходится перерабатывать большой объем информации, что приводит к снижению оперативности работы почтового отделения, а также обработке не всего предоставляемого объема информации, что сказывается на качестве услуг и может привести к безвозвратной утере того или иного почтового отправления.

2.4. Анализ методов реализации автоматизированного рабочего места

Современная жизнь немыслима без эффективной работы управленческого персонала. Важной категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависит эффективность работы любого предприятия ли учреждения. Такая система должна:

• обеспечивать получение общих и/или детализированных отчетов по итогам работы;

• позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей;

• обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек;

• выполнять точный и полный анализ данных.

Когда возникает потребность хранить, периодически обновлять и анализировать большие объемы структурированных данных на практике чаще всего используются базы данных (БД). Информация в БД хранится в табличном виде. БД – это, прежде всего, набор таблиц, хотя, в базу данных могут входить также процедуры и ряд других объектов.

Таблица БД представляет собой обычную двумерную таблицу с характеристиками (атрибутами) какого-то множества объектов. Таблица имеет имя – идентификатор, по которому на нее можно сослаться. Столбцы таблицы соответствуют тем или иным характеристикам объектов, называются полями. Каждое поле характеризуется именем и типом хранящихся данных. Имя поля – это идентификатор, который используется в программах для манипуляции данными. Тип поля характеризует тип хранящихся в поле данных. Это могут быть строки, числа, булевы значения, большие тексты, изображения и т.п.

Каждая строка таблицы соответствует одному из объектов. Она называется записью и содержит значения всех полей, характеризующих данный объект. При построении таблиц БД важно обеспечить непротиворечивость информации.

В каждый момент времени есть некоторая текущая запись, с которой ведется работа. Записи в таблицах БД «Письма», «Карточки/Уведомления», «Бандероли», «Посылки» располагаются в порядке их поступления по времени (регистрации), т.е. каждая последующая запись соответствует более позднему времени.

Для синтеза таблиц баз данных определенного формата можно воспользоваться как стандартной системой управления базами данных (СУБД) этого формата, что делает необходимым наличие программного пакета с соответствующей СУБД, так и универсальными утилитами синтеза таблиц разных форматов, что позволяет в зависимости от сложности проектируемой БД использовать разные форматы таблиц.

Для работы с базами данных наиболее распространенных форматов можно использовать утилиту Database Desktop, поставляемую в составе большинства продуктов корпорации Inprise (Borland).

Таблицы dBase являются одним из первых появившихся форматов таблиц для персональных компьютеров и поддерживается многими системами, которые связаны с разработкой и обслуживанием приложений, работающих с БД. Таблицы dBase являются достаточно простыми и используют для своего хранения на дисках относительно мало физических файлов.

Основные достоинства таблиц dBase:

• простота использования;

• совместимость с большим числом приложений.

Для разработки системы управления базой данных (СУБД) можно воспользоваться как стандартными СУБД (Access, Paradox, dBase, и т.д.), так и разработать самостоятельное приложение для работы с БД. Разработка самостоятельного приложения для работы с БД имеет ряд преимуществ по сравнению с использованием готовых пакетов:

1. ресурсы операционной системы задействованы только для тех задач, которые будут реализованы в СУБД;

2. полученные программные модули очень компактны;

3. обеспечивается более высокое быстродействие, вследствие использования только необходимых для решения задачи операций с БД;

4. многообразие реализаций максимально удобного интерфейса пользователя с СУБД;

5. возможность интегрироваться в любые программные приложения;

6. осуществление расчетных задач такой сложности, которая не может быть обеспечена применением готовых СУБД.

Современные СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ, нежели среда DOS. Снижение стоимости высокопроизводительных ПК обусловил не только широкий переход к среде Windows, где разработчик программного обеспечения может в меньше степени заботиться о распределении ресурсов, но также сделал программное обеспечение ПК в целом и СУБД в частности менее критичными к аппаратным ресурсам ЭВМ.

Среди наиболее ярких представителей систем управления базами данных можно отметить: Lotus Approach, Microsoft Access, Borland dBase, Borland Paradox, Microsoft Visual FoxPro, Microsoft Visual Basic, а также баз данных Microsoft SQL Server и Oracle, используемые в приложениях, построенных по технологии «клиент-сервер». Фактически, у любой современной СУБД существует аналог, выпускаемый другой компанией, имеющий аналогичную область применения и возможности, любое приложение способно работать со многими форматами представления данных, осуществлять экспорт и импорт данных благодаря наличию большого числа конвертеров. Общепринятыми, также, являются технологии, позволяющие использовать возможности других приложений, например, текстовых процессоров, пакетов построения графиков и т.п., и встроенные версии языков высокого уровня (чаще – диалекты SQL и/или VBA) и средства визуального программирования интерфейсов разрабатываемых приложений. Поэтому уже не имеет существенного значения на каком языке и на основе какого пакета написано конкретное приложение, и какой формат данных в нем используется. Более того, стандартом «де-факто» стала «быстрая разработка приложений» или RAD (от английского Rapid Application Development), основанная на широко декларируемом в литературе «открытом подходе», то есть необходимость и возможность использования различных прикладных программ и технологий для разработки более гибких и мощных систем обработки данных. Поэтому в одном ряду с «классическими» СУБД все чаще упоминаются языки программирования Visual Basic 4.0 и Visual C++, которые позволяют быстро создавать необходимые компоненты приложений, критичные по скорости работы, которые трудно, а иногда невозможно разработать средствами «классических» СУБД. Современный подход к управлению базами данных подразумевает также широкое использование технологии «клиент-сервер».

Таким образом, на сегодняшний день разработчик не связан рамками какого-либо конкретного пакета, а в зависимости от поставленной задачи может использовать самые разные приложения. Поэтому, более важным представляется общее направление развития СУБД и других средств разработки приложений в настоящее время.

Для разработки системы управления базой данных воспользуемся интегрированной средой визуальной разработки Windows-приложений Borland С++ Builder. Одним из важнейших достоинств С++ Builder является наличие удобных средств быстрой визуальной разработки приложений с использованием специализированных компонент доступа и управления базами данных, генерации отчетов, запросов SQL, а также наличие технологии Borland Database Engine (DBE), обеспечивающей доступ к большинству известных баз данных с использованием их собственных драйверов.