2.5.8 Аудит логистических систем обеспечения предприятия ресурсами
Возвращаясь к таблице 2.35, выделим следующие особенности систем обеспечения предприятия ресурсами:
1) в отличие от систем реализации продукции и услуг в системах обеспечения предприятия ресурсами в определенных случаях поощряется конкуренция между поставщиками; причем закупка ресурсов осуществляется у поставщика, предложившего лучшие условия закупки; исходя из этого, сложно оценить эффективность принятого решения в данной сфере управленческой деятельности, поскольку речь идет о так называемой упущенной выгоде потребителя ресурсов (рассматриваемого предприятия);
2) реализация оптимального управленческого решения в области закупок может быть ограничена целым рядом факторов, таких как:
- дефицит ресурсов на рынке;
- отсутствие финансовых средств у покупателей ресурсов;
- наличие долгосрочных обязательств, которые поставщик вынужден соблюдать, и др.
3) объем закупаемых ресурсов и их качество предопределяются существующим спросом на конечную продукцию и услуги;
4) решения в области закупок ресурсов обычно принимаются так называемым закупочным центром, каждый участник которого преследует свои цели, в связи с чем решения в данной сфере управления носят большей частью компромиссный характер;
5) как показывает практика, на мировом и внутренних рынках ключевым фактором, предопределяющим выбор того или иного поставщика, является его надежность, т.е. готовность к выполнению меняющихся требований потребителя ресурсов при наличии существующих у него ограничений; таким образом, речь идет о факторе, который трудно описать количественно, что оказывает влияние на технологию аудиторской проверки и др.
На рисунке 2.88 представлена последовательность анализа деятельности системы обеспечения предприятия ресурсами, созданной отдельным предприятием (организацией).
На рисунке 2.89 схематично изображены объекты системы обеспечения предприятия ресурсами и направления перемещения ресурсов между ними. Причем, как видно на данном рисунке, ресурсы могут поступать на предприятия либо напрямую от поставщиков по каналам (Кi) и фронтам (Фi) (левая часть рисунка), либо по цепям (Цi) и эшелонов (Эi) (правая часть рисунка).
Анализ литературных источников показывает, что на сегодняшний день экспресс-методики аудита систем обеспечения предприятия ресурсами используются для следующих целей:
1) определения равномерности и ритмичности поставок ресурсов контрагентом.
Как нетрудно видеть, для проведения данной работы необходимо контролировать два основных параметра: количество ресурсов в партии и интервал времени между двумя смежными поставками. При этом следует учитывать возможные варианты исследования:
- указанные выше параметры могут подчиняться определенному закону, в основе которого лежат колебания спроса на продукцию и услуги, предоставляемые потребителю данным предприятием;
- в отдельных случаях необходима проверка соответствия поставок условиям договора по признаку сортности ресурсов (в первую очередь,- сельскохозяйственной продукции);
Рисунок 2.88 - Последовательность анализа деятельности системы обеспечения предприятия ресурсами, созданной отдельным предприятием (организацией)
2) расчета ущерба, причиненного предприятию-потребителю поставщиком ресурсов.
При этом возможны следующие варианты:
- недопоставка ресурсов, предопределяющая дальнейшее уменьшение объема производимой продукции и оказываемых услуг. В данном случае аудитору следует получить информацию о количестве и номенклатуре недопоставленных ресурсов, их цене, структуре себестоимости, размере штрафных санкций, предъявленных потребителем данному предприятию;
Рисунок 2.89 – Типовые объекты аудита системы обеспечения предприятия ресурсами
- простои предприятия по причине отсутствия ресурсов с последующим форсированием производства продукции и оказания услуг. Для расчета ущерба следует оценить структуру системы оплаты труда (размер оплаты за сверхурочную работу, работу в выходные и праздничные дни, единый социальный налог, величину резерва на отпуск), а также штрафные санкции, предъявленные потребителями из-за срыва сроков поставки им готовой продукции или предоставления услуг;
- замена сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий и др., что приводит к повышенным расходам на закупку недопоставленных поставщиком ресурсов;
- различный размер ущерба, нанесенный рассматриваемому предприятию несколькими поставщиками, что требует его однозначной оценки для предъявления каждому из них обоснованных штрафных санкций;
3) выявления качества структуры закупочного центра, поскольку в рыночной экономике решения в данной сфере обычно принимается коллективом специалистов различного профиля, каждый из которых преследует присущие ему цели. Поэтому данный фактор обязательно должен находиться в центре внимания специалистов по управлению персоналом на предприятии;
4) оценки эффективности системы управления заказами на предприятии и прогнозирования потребности в компонентах продукции, производимой на предприятии.
В первом случае следует обратить внимание на эффективность взаимодействия служб закупок, сбыта и производственных подразделений на основе имеющихся у них полномочий и ответственности за качество их реализации. Во втором случае важно оценить эффективность системы мониторинга прогнозов и степени ее оперативности в сфере варьирования имеющихся в наличии методов прогнозирования спроса на продукцию и услуги;
5) качества системы оперативного планирования на предприятии.
Комплекс работ в данном направлении требует эффективного использования логистических концепций управления ресурсами типа MRP I / MRP II, достаточно широко представленных в литературных источниках. При этом аудитору следует обратить внимание на следующие управленческие аспекты проведения работ:
- организацию системы бухгалтерского и управленческого учета на предприятии;
- эффективность системы коммуникационных процессов между подразделениями объекта аудита;
- состояние исполнительской дисциплины на предприятии;
- степень загрузки производственных мощностей;
- рациональность привлечения сторонних организаций (субподрядчиков) для выполнения (в том числе за счет сокращения сроков) производственной программы предприятия;
- качество технологического процесса и его соответствие параметрам производственной программы;
- гибкость в управлении персоналом на предприятии при колебаниях спроса на продукцию и услуги и др.;
6) оптимальности системы норм и нормативов, используемой на предприятии.
Очевидно, что развитие научно-технического прогресса постоянно диктует необходимость их ужесточения, хотя в то же время возникает опасность недопоставки ресурсов, что может привести к срыву выполнения производственной программы;
7) оценки размеров запасов на предприятии, которая производится в соответствии с существующими рекомендациями.
При этом учитывается широкий спектр факторов, влияющих на данный вид активов предприятия, таких как:
- годовой спрос на конечные продукцию и услуги и его колебания;
- затраты на оформление заказа на поставку ресурсов, их транспортировку и переналадку производства у поставщика;
- затраты на хранение ресурсов;
- уровень инфляции на рынке ресурсов данного типа;
- производительность предприятия-поставщика;
- систему скидок на ресурсы в зависимости от размера их партии и др.;
8) выявления целесообразности использования форвардных сделок, что обусловлено колебаниями цен на ресурсы.
Фактически данный вариант напрямую связан с качеством прогнозирования как функции менеджмента на предприятии, что является прерогативой его маркетинговой службы;
9) решения задачи МОВ («покупать или производить»), которая, как показывает практика, является достаточно сложной из-за широкого многообразия факторов как внешнего, так и внутреннего характера. Исходя из этого, следует учитывать необходимость комплексного подхода к решению данной задачи за счет использования количественных и качественных методов моделирования;
10) выбора метода закупок ресурсов.
Один из методологических подходов к достижению данной цели представлен на рисунке 2.83;
11) определения оптимального на данный момент времени поставщика ресурсов.
Фактически данная цель может быть достигнута при наличии обширной базы данных по имеющимся и потенциальным поставщикам и варьировании ими (при наличии такой возможности) для качественного удовлетворения потребностей покупателей продукции и услуг данного предприятия.