19. Автоматизация туристической фирмы.

Автоматизация турфирмы включает в себя набор функций: получение и обработка информации от разных туропера-торов; ведение внутреннего документооборота и бухгалтерии; выстраивание взаимоотношений с туроператорами; анализ данных и получение статистических отчетов.

Уровни автоматизации фирмы: офисная оргтехника (телефон, факс, ксерокс); компьютеры с программным обеспечением Microsoft Office; специальное программное обеспечение, используемое для связи офисных программ с глобальными системами брони-рования; наличие собственных интернет-магазинов. Требуемый уровень автоматизации фирмы зависит, прежде всего, от количества клиентов. Для фирм с малым объемом реа-лизуемых услуг достаточно использовать средства Microsoft Of-fice (Excel, Word, Е-mail и т.п.). Необходимость использования специального программного обеспечения для автоматизации всей внутриофисной работы за-висит от объемов, и вида деятельности турфирмы, так как про-граммное обеспечение для турагентов и туроператоров различа-ется. Комплексная автоматизация турфирмы включает в себя по-мимо внутриофисной автоматизации, делопроизводства, буху-чета, наличие интернет-каналов и систем бронирования тури-стических услуг. Возможности программного обеспечения в туристском бизнесе: учет заявок и клиентов в базе данных; печать документов, выдаваемых клиенту и отсылаемых партнерам; учет и контроль квот, загрузки рейсов; печать прайс-листов; on-line бронирование; связь с турагентским софтом и бухгалтерскими програм-мами; формирование баз данных туруслуг разных туроператоров; выбор оптимального варианта для клиента из многих предложений; размещение заказов непосредственно в базе туроперато-ра; оценка эффективности затрат, прибыльности (убыточно-сти) на разных уровнях бизнеса. Основные тенденции развития современных интернет-технологий: создание независимых сетей турагентств; предоставление турагентствам новых технологических сервисов; укрупнение независимых турагентств и их автоматиза-ция; разработка единого стандарта по обмену информацией между участниками туристического рынка. Некоторые важные задачи, решаемые путем автоматизации деятельности туристской фирмы 1. Мониторинг состояния рынка. Начинающие агентства отдают предпочтение системам по-иска и бронирования туров, позволяющим понять, кто из туро-ператоров по какому направлению работает, с кем выгоднее все-го сотрудничать. Опытные менеджеры агентств, хорошо ориентирующиеся на рынке предложений, самостоятельно отслеживают предложения нескольких туроператоров и бронируют услуги в режиме on-line. Это позволяет зарезервировать ресурс туроператора в мо-мент отправки заявки, что при ограниченном числе мест в отеле и на рейсе весьма важно. При on-line бронировании агентство получает возможность в режиме реального времени отслеживать состояние своих заявок у туроператора (подтверждено, оплачено, не оплачено, на листе ожидания). 2. Автоматизация внутреннего документооборота туристической фирмы включает в себя выписку необходимых тури-сту документов (путевка, приходный/расходный кассовый ор-дер, договор, ваучер и др.), отслеживание жизненного цикла за-явки клиента. Для этого используют системы поиска и брониро-вания туров или специально разработанные программные ком-плексы. 3. Автоматизация взаимоотношений с туроператорами заключается в создании и печати бланка заявки, в автоматиче-ском отслеживании прохождения заявки от момента ее форми-рования до момента отправки в архив. Для этого используются режимы on-line бронирования туроператоров, внутриофисные системы, системы поиска и бронирования туров и др. 4. Автоматизация бухгалтерии предполагает использова-ние специализированных бухгалтерских программ. В ряде слу-чаев турагентства, работающие по упрощенной системе налого-обложения, пользуются услугами аудиторских компаний, сдавая им лишь первичную документацию. В этом случае функций внутриофисных программ, касающихся учета финансов, оказы-вается достаточно. Возможно сопряжение специализированных внутриофисных туристских программ с бухгалтерскими на уровне обмена файлами. 5. Автоматизация анализа данных и получение стати-стики. Для принятия правильных стратегических решений про-граммное обеспечение, используемое турфирмой, должно фор-мировать исчерпывающее количество статистических отчетов, показывающих рентабельность работы компании за промежу-ток времени, и среднюю доходность заявок по направлениям и туроператорам и т.д. Это позволяет агентству правильно ориентироваться на рын-ке и разрабатывать нужные направления деятельности, выстраи-вая взаимоотношения с туроператорами, в нужное время давать нужную рекламу и оценивать, как она работает.