Тема 3. Документирование хозяйственных операций.

Учет, который велся в древнем мире это был учет фактов хозяйственной жизни человека. Инвентаризация и прямая регистрация имущества лежат в его основе.

Прямая регистрация фактов хозяйственной жизни означала указание на конкретный объект: «Смотрите,- говорил человек древнего мира, - вот стол, вот дом, вот корова, … и т.д.

Это и были факты, прямая их констатация.

Со временем появится регистрация косвенная, счетный работник вместо конкретного учетного объекта будет фиксировать данные из так называемых первичных документов.

Но важный шаг в эволюции бухгалтерского учета был сделан –предметом учета стали выступать факты хозяйственной жизни.

В основе любого документа лежит факт хозяйственной деятельности предприятия. Например, поступившие товары на склад магазина отражаются в накладной. Выдача денег из кассы работнику отражается в расходном кассовом ордере и т.д.

Документ – это письменное свидетельство, подтверждающее

факт совершенной хозяйственной операции, или дающее право на

её совершение.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона № 129-ФЗ от 21.11.1996г., «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Показатели, содержащиеся в документе, называются реквизитами документа.

Согласно закона № 129-ФЗ, первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование документа;

2. дату составления документа;

3. наименование организации, от имени которой составлен

документ;

4. содержание хозяйственной* операции;

5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6. наименование должностных лиц, ответственных за соверше-

ние хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7. личные подписи должностных лиц.

Если первичный учетный документ не содержит какого-либо из указанных реквизитов, то он не имеет юридической силы.

* Под хозяйственной операцией понимается любое событие хозяйственной деятельности.

К дополнительным реквизитам относятся:

- номер документа;

- адрес организации;

- банковские реквизиты организации;

- основание для совершения хозяйственной операции

и т.д.

Согласно Постановления Правительства РФ от 08.07.97 № 835 «О первичных учетных документах», в формы первичных документов ( кроме форм по учету кассовых операций), организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты.

Для документирования хозяйственных операций, как правило применяют типовые, межведомственные формы первичных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Первичный документ должен составляться в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания.

Госкомстат России утвердил унифицированные формы первичных документов по разделам бухгалтерского учета.

То есть, по учету основных средств, материалов, труда и его оплаты

и т.д., а так же по отдельным отраслям.

Правила заполнения первичных документов.

Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы, утверждает руководитель организации.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи машинок, и других средств механизации, обеспечивающих сохранность записей в течении времени, установленного законодательством. Разрешается производить записи только синим, фиолетовым и черным цветом.

Документы должны заполняться четко, ошибки, если они есть, необходимо исправить аккуратно и заверить подписью должностного лица, ответственного за совершение хозяйственной операции.

Исправления в денежных документах – кассовых и банковских, не допускаются, такие документы составляются заново.

Первичные и сводные документы могут составляться на бумажных носителях и в электронном виде. В последнем случае они должны быть переведены на бумажные носители.

Классификация документов

Документы классифицируются по ряду признаков:

1. по месту составления;

2. по назначению;

3. по способу отражения хозяйственных операций.

По первому признаку документы делятся на внутренние и внешние. Внутренние документы создаются внутри организации, а внешние поступают от других организаций.

По второму признаку, документы делятся на распорядительные, исполнительные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы содержат разрешение (распоряжение) на выполнение каких- либо хозяйственных операций.

Например: « доверенность на получение ТМЦ», « приказ о приеме на работу» и т.д. Особенностью этих документов является наличие подписи руководителя организации.

Исполнительные документы – содержат сведения об исполнении хозяйственных операций. Например: «приходный кассовый ордер», «акт на приходование поступивших материалов» и т.д.

Документы бухгалтерского оформления – создаются для упрощения и ускорения учетного процесса. Например: «справка бухгалтерии», «ведомость начисления амортизации по ОС».

По третьему признаку, документы делятся на первичные и сводные. Первичные учетные документы непосредственно фиксируют и отражают хозяйственные операции. Например: «товарно- транспортная накладная», «расходный кассовый ордер» и т.д.

Сводные документы составляются на основании первичных документов. Например: «Авансовый отчет».

Порядок хранения документов.

Первичные учетные документы, регистры, бухгалтерские балансы и отчеты, до их передачи в архив, должны храниться в бухгалтерии в специальном помещении, в металлических шкафах или сейфах для обеспечения их сохранности.

Обработанные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются.

Ответственность за сохранность в период работы и своевременную

передачу в архив несет главный бухгалтер.

Первичные учетные документы могут изъять только органы дознания, предварительного следствия и прокуратуры, суды, налоговые инспекции на основании их постановлений и в соответствии с действующим законодательством РФ.

Сроки хранения документов бухгалтерского учета установлены в статье 17 закона «О бухгалтерском учете».В ней говорится, что организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течении сроков, установленных правилами организации государст- венного архивного дела, но не менее 5 лет. ( Перечень типовых управленческих документов, образующихся в де- ятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом России от 06.10.2000г.).

Согласно «Перечня», сроки хранения таких документов, как – лицевые счета работников, должны составлять 75 лет.

Согласно пункта 1 ст.23 НК РФ, документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течении 4-х лет.

В случае пропажи или гибели первичных учетных документов, руководитель организации приказом назначает комиссию по расследованию причин возникновения такой ситуации. По результатам работы комиссии составляется акт, который утверждает руководитель организации. Копия акта направляется в вышестоящую организацию.

Первичные учетные документы с истекшим сроком хранения уничтожаются с соблюдением следующих условий:

• срок хранения документов полностью истек;

• должна пройти налоговая проверка;

• созданная экспертная комиссия, должна подтвердить, что

уничтоженные документы не представляют историческую

ценность;

• составляется акт о выделении документов к уничтожению.

Документы проходят значительное количество этапов.

Порядок и пути прохождения документов с момента их составления

(или поступления от других юридических лиц), до момента их сдачи

в архив, называется документооборотом.

Документооборот регламентирует график. Работы, связанные с составлением графика документооборота организует главный бухгалтер.

График утверждается руководителем организации.

График документооборота может быть составлен в виде схемы или перечня работ (создание, проверка и обработка документов), выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также своевременное и качественное оформление документов, своевременную передачу документов в бухгалтерию, несут лица составившие и подписавшие эти документы.

Приложение 1.

Утверждаю: Директор _______Иванов В.П.

31 декабря 2009г. Согласовано: Главный бухгалтер ________ Демина .М.Ю.

31 декабря 2009г.

График документооборота по ЗАО «Гамма»

Наи- мено- вание доку- мента	Создание документа					Проверка документа			Обработка документа
	Кол- во экзе- мпля- ров	Отв. за вы- писку	Отв. за офор- мле- ние	Отв. за испол- нение	Срок ис- пол- не- ния	Отв. за про- верку	Кто пред- став- ляет	Срок пред- став- ления	Кто испол- няет	Срок испо- лне- ния
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
Товар- ная накла- дная (ТОРГ- -12)	1	-	Зав. скла- дом	Кла- дов- щик	При При- емки това- ра	Бух- гал- тер	Кла- дов- щик	Ежед- невно до13ч.	Бух- галл- тер	Еже- дне- вно

Тема. 4 Счета бухгалтерского учета их структура

и назначение.

Счета, писал Лука Пачоли, - суть не более как надлежащий порядок

установленный самим купцом, при удачном применении которого он получает сведения о всех своих делах и о том, идут ли дела успешно или нет.

Л. Пачоли 1445 – 1517 гг.

Счета бухгалтерского учета представляют собой способ группировки и текущего отражения экономически однородных объектов учета: хозяйственных средств источников их образования , хозяйственных процессов и контроля за ними.

Каждый счет предназначен для учета и группировки только конкретно- го вида хозяйственных средств, источников их образования и хозяйственных процессов.

Схематически счет представляет собой таблицу, состоящую из двух частей: правая часть называется КРЕДИТОМ, а левая ДЕБЕТОМ.

В переводе с латинского термин Дебет – означает «он должен», а термин Кредит - «он верит, имеет».

В результате осуществления хозяйственной деятельности организации, хозяйственные средства, источники их образования могут увеличиваться или уменьшаться.

В бухгалтерском учете изменения в сторону увеличения или уменьшения учитываются раздельно: либо по дебету, либо по кредиту счета.

В зависимости от учета хозяйственных средств или учета источников их образования, счета делятся на активные и пассивные.

1. Активные счета.

Активные счета предназначены для учета наличия и движения хозяйственных средств организации.

Дебет Кредит

С-до начальное	- уменьшение
+ увеличение
Об.	Об.
С-до конечное

В активных счетах сальдо конечное рассчитывается по формуле:

Ск = Сн + Об.Д - Об.К.

Пример 1. На 01.04. у предприятия имелось в остатке на складе

материалов на сумму 500 000 руб.

05.04. поступила партия материалов на сумму 300 000 руб.

09.04. поступила партия материалов на сумму 250 000 руб.

10.04 передано со склада материалов в производство на

на сумму 650 000 руб.

20.04. передано со склада материалов в производство на

сумму 350 000 руб.

Отразить движение материалов на счете 10 «Материалы» за месяц.

Дебет Счет 10 Кредит

С-до на 01.04. 500 000=	3) 650 000= 4) 350 000=
1) 300 000= 2) 250 000=
Об. 550 000=	Об. 1000 000=
С-до на 01.05. 50 000=

2. Пассивные счета.

Пассивные счета предназначены для учета наличия и изменения источников образования хозяйственных средств организации.

Дебет Счет № Кредит

- уменьшение	С-до начальное
	+ увеличение
Об.	Об.
	С-до конечное

В пассивных счетах сальдо конечное рассчитывается по формуле:

Ск = Сн + Об.К - Об.Д.

Пример 2. На 01.04. у предприятия имелась непогашенная ссуда

банка на сумму 450 000 руб.

10.04. предприятие получило в банке новую ссуду

в сумме 300 000 руб.

25.04. частично погасила задолженность по ранее

полученной ссуде в сумме 150 000 руб.

Отразить движение заемных средств на счете 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» за месяц.

Дебет № 66 Кредит

2) 150 000=	С-до на 01.04. 450 000=
	1) 300 000=
Об. 150 000=	Об. 300 000=
	С-до на 01.05. 600 000=

Выводы:

В активном счете начальный остаток всегда приводится по дебету счета, а в пассивном – по кредиту.

На той стороне счета ( по дебету или по кредиту), где показан начальный остаток, отражается и дальнейшее его увеличение, а уменьшение показывается на противоположной стороне.

Итог суммы записей по дебету и кредиту счета называется оборотом.

Разность между суммами по дебету и кредиту счета называется остатком или сальдо. В переводе с итальянского термин «Сальдо»означает «Расчет» по отношению к счету.

В активных и пассивных счетах всегда конечно сальдо отражается на той стороне счета, на которой показывается и начальное сальдо.

Но кроме чисто активных и пассивных счетов существуют также и смешанные - активно-пассивные счета.

Такие счета предназначены для учета дебиторской и кредиторской задолженности с юридическими и физическими лицами, а также для учета финансовых результатов деятельности организации.

Большинство таких счетов имеют субсчета. Причем один из них активный, а другой пассивный. Т.е. на них учитываются два объекта учета.