Запись 1
Поле |
Данные (Значения полей) |
Индекс |
654321 |
Город |
г. Королев |
Область, |
Московская обл. |
Адрес1 |
ул. Некрасова, дом 10 |
Организация |
АО «Дом» |
Фамилия |
Орлову |
Инициалы |
О.О. |
Имя |
Олег Олегович |
ГруппаТоваров |
бытовая кухонная техника |
Товар1 |
электромясорубки |
Товар2 |
кухонные комбайны |
Товар3 |
электрочайники |
Пол |
мужской |
Запись 2
Поле |
Данные (Значения полей) |
Индекс |
121245 |
Город |
г. Москва |
Область, |
|
Адрес1 |
ул. Весенняя |
Организация |
АО «Медтехника» |
Фамилия |
Ивановой |
Инициалы |
И.И. |
Имя |
Ирина Ивановна |
ГруппаТоваров |
медицинская техника |
Товар1 |
ультразвуковые аэрозольные ингаляторы |
Товар2 |
физиотерапевтические препараты |
Товар3 |
Аппараты магнитной терапии |
Пол |
женский |
Запись 3
Поле |
Данные (Значения полей) |
Индекс |
123456 |
Город |
г. Софрино |
Область, |
Московская область |
Адрес1 |
ул. Мира, дом 12 |
Организация |
ОАО «Агро» |
Фамилия |
Петрову |
Инициалы |
П.П. |
Имя |
Петр Петрович |
ГруппаТоваров |
фермерская техника |
Товар1 |
маслобойки |
Товар2 |
зернодробилки |
Товар3 |
сепараторы |
Пол |
мужской |
После ввода трёх строк, нажмите кнопку OK, а затем сохраните источник данных в своей личной папке с именем источник.mdb
ЗАДАНИЕ 3
Вставить поля подстановки в текст основного документа
Методические указания
На панели инструментов, при нажатие на кнопку Добавить поле слияния, появляются имена полей. Их нужно использовать для подстановки в текст основного документа.
Технология подстановки заключается в том, что курсор устанавливается в том месте основного документа, где нужно добавить дополнительную информацию из источника данных, нажимается кнопка Добавить поле слияния, выбирается нужное имя поля и в тексте появляется имя поля в кавычках. Необходимо вставить все знаки препинания.
Установите курсор в первой пустой строке документа. нажмите кнопку Выделить поле слияния.
Выберите из появившегося списка Индекс, затем Город. Поставьте между ними пробел.
Осуществите подстановку всех полей в соответствии с приведенным ниже примером (Рис.4).
«Индекс» «Город»
«Область»
«Улица»
«Организация»
«Фамилия» «Инициалы»
«Имя»!
Наша фирма производит и реализует широкую гамму товаров народного потребления и продукции технического назначения, в т.ч.: «ГруппаТоваров», «товар1», «товар2», «товар3».
Расширяя зону своего присутствия, мы предоставляем эксклюзивные цены и эксклюзивные права на торговлю.
Рис. 4 Фрагмент образца письма с полями подстановки
ЗАДАНИЕ 4
Сформировать корректное приветствие
Методические указания
Приветствие в нашем примере должно содержать имя и отчество адресата. Эти данные содержатся в источнике и в результате подстановки поля данных уже добавлены в текст основного документа. Перед именем отчеством в зависимости от пола добавим вежливое Уважаемый или Уважаемая.
Установите курсор в строке приветствия перед полем «Имя»!
Нажмите кнопку Правила и выберите поле «IF…THEN…ELSE» (Если…то…иначе).
В появившемся диалоговом окне Вставка поля IF выполните следующие действия:
из списка «поле:» выберите – Пол
из списка «оператор:» выберите – Равно
в поле «значение» введите значение мужской. Слово не должно содержать ошибок и первая буква должна быть такой же, как в источнике данных (строчной или прописной).
в поле «Вставить следующий текст» введите Уважаемый
в поле «Иначе вставить текст» введите Уважаемая
Нажмите кнопку ОК.
ЗАДАНИЕ 5
Создание тиража писем
Методические указания
Тираж писем осуществляется слиянием основного документа с источником данных.
Перед слиянием можно просмотреть результат объединенных данных в основном документе.
Для этого на панели инструментов нажмите кнопку Просмотр данных в группе команд Просмотр результатов.
В полях слияния будут размещены данные первой записи.
Чтобы просмотреть данные других записей, нажимайте соответствующие кнопки со стрелками или введите номер записи в поле Запись.
Создайте тираж писем, нажав кнопку Найти и объединить и затем Изменить отдельные документы.
Результатом этой работы будет новый документ, содержащий три письма на разных страницах.
Сохраните полученный документ, содержащий тиражные письма в своей папке с именем письма.doc.