123456  Москва  ул. Центральная, 123

ТЕЛЕФОН (123) 456-7890  ФАКС (123) 456-7890

zodiak@list.ru

Рис. 2 Нижний колонтитул

Выделите все три абзаца и установите размер шрифта – Точно 14 пт (Times New Roman) и Интервал – Разреженный.

Закройте колонтитулы. Нажмите на панели инструментов кнопку ¶, для отображения непечатаемых символов.

Введите текст основного документа (размер шрифта – 14, Интервал – Обычный, междустрочный интервал – Точно 18 пт) по представленному ниже образцу (Рис.3), оставляя пустые места (пробелы или абзацы) для подстановки полей, а затем данных источника.

Все абзацы должны быть отформатированы в соответствии с приведенными ниже параметрами:

• пять первых абзацев (пустые строки) – Выравнивание - Слева, отступы слева и справа - 0 см, первая строка - Отступ 1,25 см, Интервалы перед и после - 0 пт

• строка приветствия (со знаком восклицания) – Выравнивание - По центру, отступы слева и справа - 0 см, первая строка - Нет, Интервалы перед и после - 12 пт

• первый абзац текста (после приветствия) – Выравнивание - По ширине, отступы слева и справа - 0 см, первая строка - Отступ 1,25 см, Интервалы перед и после - 0 пт

• второй абзац текста (после приветствия) – Выравнивание - По ширине, отступы слева и справа - 0 см, первая строка - Отступ 1,25 см, Интервалы перед - 0 пт, после -54 пт

• абзацы прощания – Выравнивание - Слева, отступы слева и справа - 0 см, первая строка - Отступ 10 см, Интервалы перед и после - 0 пт

¶

¶

¶

¶

¶

!¶

Наша фирма производит и реализует широкую гамму товаров народного потребления и продукции технического назначения, в т.ч.:

Расширяя зону своего присутствия, мы предоставляем эксклюзивные цены и эксклюзивные права на торговлю.

С уважением,

Юрий Андреев,

исполнительный директор

фирмы «Зодиак»

Рис. 3 Образец текста основного документа

Начинаем слияние

Для этого в меню «Рассылки» выберите команду «Начать слияние». В открывшемся диалоговом окне нажмите на кнопку «Обычный документ WORD».

Сохраните текст основного письма в своей папке, используя пункты меню «Файл / Сохранить как», например S:\ЭКз31\Иванов\основное письмо.docх.

ЗАДАНИЕ 2.

Сформировать источник данных

Методические указания по формированию источника данных

Источник данных можно создать с помощью команды Выбрать получателей / Ввести новый список. Если источник данных создан таким образом, он автоматически оформляется в виде таблицы. В этой таблице столбцы соответствуют полям данных источника. Поле данных – это категория данных в источнике данных. Поле данных соответствует одному столбцу данных в источнике. Имена полей перечислены в первом ряду ячеек — строке заголовка. В каждом последующем ряду содержится одна запись данных. Запись данных – полный набор взаимосвязанных сведений из источника данных. Записи данных соответствует одна строка в источнике данных.

Создайте источник данных, используя пункты меню в группе «Начать слияние»: Выбрать получателей / Ввести новый список

В открывшемся диалоговом окне нажмите на кнопку Настройка столбцов…

В текст основного документа нужно добавить данные, содержащие сведения об адресе получателя (индекс, город, область, адрес1 - улица и дом, организация, фамилия и инициалы получателя), а так же данные о рекламируемых товарах (группа товаров, товар1, товар2, товар3). Для автоматического формирования приветствия нужно учитывать пол адресата.

Удалите из списка ненужные имена полей: обращение, адрес2, страна, дом. телефон, раб. Телефон, Адрес электронной почты.

Чтобы удалить поле, выберите имя поля в поле Поля в строке заголовка, а затем нажмите кнопку Удалить поле.

Добавьте новые имена полей (имя поля может содержать только буквы, цифры и символы подчеркивания (_); оно не должно содержать более 40 символов и включать пробелы):

ГруппаТоваров, Товар1, Товар2, Товар3, Пол.

Чтобы добавить к списку новое поле, введите имя поля в поле Поле, а затем нажмите кнопку Добавить поле.

Чтобы изменить порядок полей в списке, выберите нужное поле в окне Поля в строке заголовка и нажмите соответствующую кнопку со стрелкой (необязательно).

Когда в поле Поля в строке заголовка останутся только нужные поля (Индекс, Город, Область, Адрес1, Организация, Фамилия, Инициалы, Имя, ГруппаТоваров, Товар1, Товар2, Товар3, Пол),

В открывшемся диалоговом окне «Новый список адресов» введите с клавиатуры данные в каждое поле для трех записей, в соответствии с приведенным ниже примером.

У некоторых адресатов в списке данных может содержаться больше сведений, чем у других, например, список предлагаемых товаров. Но в источнике данных во всех записях число полей должно быть одинаковым. Если в какой-то записи отсутствует данный вид информации, оставьте это поле пустым, не вводите пробелы.

Для перехода к новой записи, нажмите кнопку Создать запись.

Если для какого-либо поля данные отсутствуют, нажмите клавишу ENTER и пропустите это поле. Не помещайте в поле пробелы.