Г.Н. Ишечкина, доцент кафедры ИТ
Тема 1. Подготовка документов в текстовом редакторе word
Общие положения
Технологию подготовки тиражных (однотипных) документов в текстовом редакторе WORD можно использовать для создания рекламной информации заинтересованным лицам и потенциальным покупателям с использованием обычной почтовой рассылки (direct mail – директ-мэйл) и при рассылке по электронной почте (e - mail).
В последнее время рассылки с помощью электронной почты (e-mail) становятся обычным делом. При огромном количестве потенциальных клиентов преимущества электронной почты неоспоримы. Но электронное письмо зачастую не характеризуется должной весомостью в глазах получателя. Этим рассылка по электронной почте проигрывает обычной почтовой.
Преимущества директ-мэйл:
при подготовке данной рассылки можно очень точно выделить круг наиболее вероятных потребителей;
директ-мэйл позволяет доставить потребителю больше информации, т.к. в рекламном предложении можно указать полный перечень товаров и услуг, их преимущества и цены;
это возможность заявить о себе без конкурентов;
получив именной конверт с описанием услуг, клиент воспринимает это как личное обращение, и, в конечном итоге, из большего числа предложений он выберет именно его.
Как правило, рассылки содержат однотипный постоянный текст документа, обратный адрес отправителя и др. Но персонификация работы с клиентами-получателями предполагает набор переменных, которые вводятся в текст постоянного письма. Такими переменными могут быть, например, отдельные виды продукции или услуг фирмы-поставщика (производителя). Обязательной переменной частью документа-рассылки является адрес получателя.
Язык письма должен быть корректным, уважительным, но без заискивания. Если направляются письма-напоминания, то текст каждого напоминания должен быть различным.
Выбор каналов распространения рекламы требует создания информационной базы, постоянно обновляемой в связи с изменениями на рынке товаров. При почтовых отправлениях потребителям товара промышленного назначения можно пользоваться справочниками (отраслевыми, фирменными, торговыми), в которых содержатся сведения о конкретных адресатах и их нуждах.
Технология подготовки тиражных (однотипных) документов в текстовом редакторе WORD включает:
Создание основного документа (неизменной части письма)
Формирование источника данных (поле подстановки и их значений)
Вставка полей подстановки в основной текст документа (для последующей замены их персонифицированными данными)
Слияние (объединение) основного документа и источника данных (для создания тиража писем).
ЗАДАНИЕ 1
Создать основной документ – приглашение к сотрудничеству (поиск партнеров)
Методические указания по созданию основного документа – приглашение к сотрудничеству
Запустите программу MS Word.
Установите параметры полей страницы основного документа, используя пункты меню «Разметка страницы / Параметры страницы / Поля / Настраиваемые поля»:
Верхнее – 3,5; Нижнее – 3,5; Левое – 2,5; Правое – 2.
Примените введенные параметры «Ко всему документу».
Создайте верхний колонтитул, используя пункты меню «Вставка / Колонтитулы».
Введите в верхний колонтитул название темы рассылки. В данном случае это три абзаца, выровненных по центру (Рис. 1).
ФИРМА «ЗОДИАК» ПРИГЛАШАЕТ
ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ, ОПТОВИКОВ, ДИЛЕРОВ
ДЛЯ СОТРУДНИЧЕСТВА
Рис. 1 Верхний колонтитул
Выделите все три абзаца, нажмите правую кнопку мыши, в появившемся ниспадающем контекстном меню «Шрифт», установите размер шрифта – Точно 12 пт (Times New Roman) и Интервал – Разреженный.
Создайте нижний колонтитул (Рис.2):
Введите в нижний колонтитул юридический адрес, телефон, факс, адрес электронной почты фирмы, занимающейся поисками партнеров:
Для ввода символа «» используйте пункты меню «Вставка / Символ» и выберите в открывшемся окне «Шрифт – Обычный текст».