21. Отметка о наличии приложения

Приложением может любой документ, поясняющий содержание

основного документа.

Реквизит располагается после текста от границы левого поля. Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы, всегда в единственном числе, после чего ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.

Существует несколько вариантов оформления данного реквизита:

1) Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка оформляется по форме:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

2) Если документ имеет приложение не названые в тексте, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству Волгодонского

Института ЮРГТУ (НПИ) на 25 л. в 1 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 2 л. в 2 экз.

Между названиями приложений делается 1,5-2 межстрочный интервал, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.

3) Если к документу прилагается другой документ, который также имеет приложения, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: письмо Минздрава РФ от 13.11.1999 г. № 06-17/780

и приложение к нему, всего на 12 л.

4) Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о приложении оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

5) Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: брошюра в 1 экз.

Сами документы- приложения к распорядительному документу имеют в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием, приложением к какому документу они являются, например:

Приложение 2

к приказу директора

института от 15.09.99 № 34-л

22. Подпись. Обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия подписываются одним должностным лицом.

Реквизит «Подпись» располагается 3-мя межстрочными интервалами ниже текста или приложения. В его состав входит наименование должности лица подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия.

Денежно-финансовые документы подписываются руководителем и главным бухгалтером. Наименование должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.

Например:

Директор подпись О.Д. Хромов

Главный бухгалтер подпись Д.И. Петров

В документах изготовленных на бланках института, в название должности не входит название учреждения. Например:

Директор подпись а.Р. Кушаков

При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения. Например:

Директор Всесоюзного

научно-исследовательского

института документоведения

и архивного дела подпись П.Л. Лапин

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности.

В вузах и научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание. Например:

Зав.кафедрой математики,

профессор, д.т.н. подпись С.П. Каралов

Если документ подписывают несколько лиц, равных по должности, их подписи располагают на одном уровне. Например

Директор института Директор турбазы «Заря»

подпись А.П.Чижова подпись Е.Л.Бердов

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии личная подпись А.В. Петков

Члены комиссии личная подпись П.О. Сухов

личная подпись Г.Л. Сидоров

В случае отсутствия должностного лица подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность, подписавшего документ, путем внесения исправлений и указывается его фамилия и инициалы. Проставление косой линии или предлога «За» не допускается.

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде слу­чаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, струк­турными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его.

23. Гриф согласования документа. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, который выражает согласие другой организации (не автора) с содержанием документа.

Гриф согласования оформляется в строгом соответствии с тре­бованиями ГОСТа и имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование другим документом, чаще всего письмом, протоколом, актом и т.п. Например:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Директор школы № 583 Протокол заседания

(подпись) В. В. Соколова профкома 09.08.2003

2003. 25

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек двоеточия.

Гриф согласования может быть оформлен как на документе, так и на отдельном листе согласования

24. Визы согласования. Внутрен­нее согласование проводится с теми подразделениями, участие ко­торых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом, а также может быть согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопро­сы, отраженные в документе и главным бухгалтером, если выполнение документа связано с финансовыми затратами.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования до­кумента, состоящей из указания должности визирую­щего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Например:

Юрисконсульт Зав. бюро персонала

Подпись Е.М. Моисеева Подпись М.М. Черняк

25.06.2000 26.06.2000

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Должность

Личная подпись Расшифровка подписи

Место визы - если подлинник документа будет отправлен из организации, располагается ниже подписи на экземпляре, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых – второй.

Внешнее согласование мо­жет проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, с научно-исследовательс­кими и общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

25. Оттиск печати. Для заверения подлинности документа на подпись ответственного лица проставляется печать. Печати бывают двух видов: одна гербовые и простые находящиеся в структурных подразделениях. Гербовая печать круглая, с изображением герба, проставляется на подлинниках документов требующих особого удостоверения: договорах, документах удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию – это паспорта, трудовые книжки, дипломы, а также бухгалтерских документах: гарантийных письмах, платежных поручениях, доверенностях и д.т.

Печать следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ и начало его личной подписи.

26. Отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику.

Отметка располагается ниже реквизита «подпись» и состоит из слов «Верно», наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки (фамилии и инициалов) и даты заверения. Например:

Верно

Начальник ОК Личная подпись Т.Р. Рюмина

23.02.99

27. Отметка об исполнителе. На документах, исходящих из учреждений проставляется отметка об исполнителе с указанием фамилии сотрудника готовившим документ (а лучше фамилию, имя, отчество для удобства последующего общения) с номером его служебного телефона. Отметка располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

И.И.Иванов

7-04-78

или

Александр Иванович Емельянов

2-53-20

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена.

Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части и может содержать краткие сведения об исполнении, слова «В дело», № этого дела, подпись и дату.

Подписывает и датирует отметку исполнитель или руководитель структурного подразделения.

Например:

В дело 14/6

(Подпись) И.В.Иванова

12.05.99

29. Отметка о поступлении документа в организацию. При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации. Она проставляется специальным штампом и состоит из сокращенного названия организации, даты поступления и входящего номера (индекса). Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа.

Проставляется отметка на нижнем поле документа справа.