Структура документа. Формуляр образец и его составные части
Порядок оформления служебных документов определен ГОСТ Р 6.30-2003 УСОРД. Требования к оформлению документов. Основной задачей этого стандарта является ведение единообразного состава и форм документов в сфере управления.
Государственный стандарт РФ (формуляр образец) устанавливает два варианта или две схемы расположения реквизитов приведенных на рисунках 1 и 2 иными слова их можно назвать два формуляра образца с угловым и продольным расположением реквизитов.
СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Рис.1. Расположение реквизитов и границы зон реквизитов
углового бланка
Рис.2. Расположение реквизитов и границы зон реквизитов
Продольного бланка
Формуляр образец имеет следующий набор реквизитов используемые при написании документов:
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 —ОГРН юридического лица;
06 —ИНН/КПП;
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа.
Для каждого вида документа (приказ, письмо, акт) применяются не все реквизиты, а лишь определенный набор реквизитов обязательный для данного типа документов, расположенных в определенной последовательности. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям стандарта.
В документах реквизиты необходимо располагать в пределах границ, установленных формуляром образцом.
Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как название организации, название вида документа, дата, регистрационный номер, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.
Любой документ, при его оформлении, можно разделить на трех основных части, в пределах которых группируются реквизиты:
заголовочная – это начало документа (реквизиты 0 – 19);
содержательная – главная часть (реквизиты 20 - 21);
оформляющая – подтверждающая подлинность документа и
достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 22-30)