11. Організація роботи кадрової служби підприємства

Робота з кадрами підприємства здійснюється спеціалізованим функ­ціональним підрозділом підприємства — кадровою службою. Слід зазначити, що в сучасній літературі, а також у практиці діяльності різних підприємств використовуються такі назви, як відділ кадрів, служба кадрів, відділ з роботи з персоналом і т.д. Усі ці назви мають однакове значення для діяльності підприємства і виконують функції організації роботи з персоналом конкретного підприємства.

Роль кадрової служби в апараті управління безупинно зростає. Так, у період ринкової економіки в Україні виникає необхідність в обгрунтованому підборі, організації навчання, підвищенні кваліфікації, правильній оцінці і вихованні кадрів підприємства. Особливо зростає роль кадрових служб щодо набору випускників технікумів, інститутів і університетів, які володіють сучасними знаннями з таких дисциплін, як маркетинг, менеджмент, ринкова стратегія, ціноутворення і т.п. Крім цього, необхідно також систематично підвищувати кваліфікацію як працівників апарату управління, так і працівників, зайнятих оперативною діяльністю.

За статусом служба управління персоналом є самостійним структурним підрозділом підприємства. Керує діяльністю служби, як правило, директор з кадрів, у підпорядкуванні якого можуть бути ряд відділів, секторів, або груп окремих працівників, утворених за функціональним принципом (відділ кадрів, сектор навчання і розвитку персоналу, група стимулювання і оплати праці, менеджер з комунікацій, інженер з техніки безпеки і т.д.).

Напрямки діяльності кадрової служби обумовлені тими ж чинниками, що і всього підприємства. Вони визначають функції служби управління персоналом.

До функцій кадрової служби підприємства належать:

— визначення потреби в кадрах, планування кадрового забезпечення і руху кадрів;

— організація підбору, розміщення і виховання персоналу;

— дослідження і аналіз ділових, професійних і особистих якостей працівників підприємства;

— організація діловодства щодо роботи з персоналом;

— оцінка й атестація персоналу підприємства;

— організація навчання і підвищення кваліфікації персоналу;

— формування кадрового резерву, підготовка керівних кадрів і управління просуванням по службі;

— поліпшення умов роботи і вирішення соціальних питань;

— розвиток мотивації, кар'єри працівників.

До нових функцій кадрових служб належать:

— кадровий моніторинг (передбачає постійне спеціальне спостереження за станом і динамікою кадрів, мотивацією персоналу, рівнем задоволеності роботою, процесами наймання і розвитку персоналу, трудовою дисципліною, рівнем безпеки праці та ін.);

— контролінг персоналу (передбачає: створення інформаційної бази даних з персоналу; вивчення впливу існуючого розподілу працівників на робочих місцях на результати роботи підприємства; аналіз соціальної та економічної ефективності застосування методів управління персоналом; координацію планування роботи з персоналом з плануванням інших сфер діяльності підприємства);

— персонал-маркетинг (передбачає: дослідження внутрішнього і зовнішнього ринку праці, його сегментування; аналіз очикувань працівників стосовно кар'єрного зростання; поширення у підприємстві інформації про потребу в кадрах, можливості щодо професійного навчання або зміни кваліфікації; пошук і залучення на роботу необхідних фахівців);

— кадровий консалтинг (передбачає: визначення потреби в різних категоріях персоналу, шляхів підвищення його кваліфікації та ефективності роботи; вплив ефективності роботи персоналу на результат роботи підприємства; визначення професійно важливих якостей різних категорій працівників; надання консультацій з питань пошуку, набору, підготовки, використання і підвищення кваліфікації кадрів та ін.);

— кадровий аудит (передбачає оцінку відповідності персоналу підприємства його місії, цілям і стратегії; об'єктами кадрового аудиту є: якісні і кількісні характеристики персоналу, структура підприємства, корпоративна культура);

— робота з посередницькими фірмами стосовно підбору та лізингу персоналу (які надають працівників без установлення з ними відносин прямого наймання);

— впровадження автоматизованих систем управління персоналом (програмні комплекси забезпечені необхідними типовими документами, які надають достовірну інформацію про кожного працівника, його якості, що полегшує оцінку персоналу);

—реалізація програм що зміцнення зв'язків з працівниками.

Так, у рамках «політики відкритих дверей» працівники можуть особисто звертатися до керівників доти, доки не одержать задовільної відповіді на свої заяви.

«Співбесіда через голову керівника» передбачає можливість бесіди один раз на рік з керівником свого керівника з його ініціативи.

Американська програма «Говори» передбачає, що кожен працівник має право написати анонімну заяву, направити її через спеціального координатора керівникові, який займається вирішенням відповідної проблеми, і протягом 10 днів одержати відповідь.

Організація роботи з персоналом у підприємстві повинна бути спрямована на виконання завдань кадрової політики і являє собою певну систему різних видів кадрової роботи.

Начальник відділу кадрів «ЛУКОЙЛ-Київ» відзначив: «Наша компанія нараховує понад І000 працівників, це наш найбільший капітал. Крім адмі­ністративних функцій на відділ кадрів покладені обов'язки управління пер­соналом. У навчально-курсовому підрозділі мають можливість навчатися і здобувати спеціальність не тільки наші співробітники, але й усі бажаючі. Для цього є педагогічні кадри, матеріальна база, ліцензія Міністерства освіти і науки України» [35].

Усі види роботи з персоналом у підприємстві пов'язані з функціями кадрової служби, взаємозалежні між собою, мають конкретний науковий і практичний зміст, а також мотивують працю працівників кадрової служби щодо їх виконання. Слід зазначити, що робота кадрових служб має свою специфіку відповідно до особливостей керованого об'єкта, що характеризуються профілем його діяльності (виробнича, комерційна, фінансова і т.д.).

Структура кадрової служби може бути різною залежно від специфіки, масштабів діяльності підприємства, стратегії і тактики роботи з персоналом.

Для малого приватного підприємства найбільш характерним є здійснення функцій кадрової служби одним працівником або сполучення посади кадровика з якою-небудь іншою (наприклад, часто функції кадрового діловодства виконує секретар, бухгалтер, юрист). А функції менеджера з персоналу бере на себе сам директор підприємства — сам підбирає працівників, сам призначає їм зарплату, сам вирішує, які курси підвищення кваліфікації їм необхідні, і т.д.

Світовий досвід показує, що «критичною масою», при якій з'являється реальна потреба у створенні самостійного структурованого управління кадрами за допомогою професіонала в царині людських ресурсів, можна вважати наявність у підприємстві 50-70 працівників. Саме в цьому випадку відкриття посади менеджера з персоналу є економічно виправданим.

Середнє за чисельністю підприємство вимагає створення групи фахівців з кадрів (2-4 фахівця) або відділу кадрів.

У великій виробничій або комерційній структурі виникає необхідність у створенні розгалуженої служби управління персоналом за різними напрямками діяльності у сфері людських ресурсів, що очолюється директором з персоналу або заступником генерального директора (рис. 6.1).

При цьому директор з персоналу особисто вирішує такі питання:

• філософія і політика підприємства стосовно роботи з персоналом;

• організаційна і функціональна структури підприємства;

• статистична звітність;

• трудове законодавство;

• зв'язки з професійними об'єднаннями, клубами;

• зв'язки з урядовими, міськими, місцевими профільними організаціями.

Діяльність кадрової служби підприємства регламентується Положенням про кадрову службу.

Це положення включає такі розділи:

1. Загальні положення: повинно бути зазначено, що кадрова служба є самостійним структурним підрозділом апарату управління і підпорядковується керівникові підприємства.

2. Завдання відділу: вказуються завдання щодо кадрового забезпечення, формування стабільного трудового колективу, зниження плинності кадрів і зміцнення трудової ДИСЦИПЛІНИ.

Завдання відповідного підрозділу (відділу кадрів, служби персоналу і т.д.), як правило, полягають у такому:

— розробка і реалізація кадрової політики підприємства відповідно до внутрішніх стандартів і сучасних концепцій управління персоналом;

— створення і підтримка інформаційно-аналітичної бази для прийняття рішень з питань управління персоналом;

— забезпечення безпечних умов роботи працівників підприємства, матеріального і морального стимулювання їхньої діяльності.

3. Функції відділу: визначаються виходячи із встановлених перед ним завдань.

Типовими основними функціями підрозділу є:

— участь у розробці і реалізації цілей і політики підприємства в сфері управління людськими ресурсами; розробка і реалізація комплексу планів і програм розвитку персоналу підприємства;

— прогнозування і планування потреби в персоналі, участь у вирішенні завдань, пов'язаних із задоволенням кожного працівника умовами, змістом і характером роботи;

— поліпшення якісного складу персоналу підприємства; створення умов, що стимулюють постійне зростання професійної компетенції;

— формування резерву кадрів на основі аналізу загальної і додаткової потреби в персоналі і політики планування кар'єри (створення і постійне доповнення інформаційної бази даних кадрового резерву; організація залучення кандидатів; розробка способів і методів добору кандидатів; розробка процесів наймання і звільнення працівників);

— організація навчання персоналу із застосуванням методів діагностики і оцінки ефективності персоналу (організація професійного тестування нових працівників; організація перепідготовки і підвищення кваліфікації персоналу відповідно до вимог ринку і потреб підприємства; відбір персоналу для навчання; розробка форм навчання; розробка адаптованих програм навчання; підбір викладачів, проведення постійного моніторингу ринку ділової і професійної освіти);

— забезпечення соціальної рівноваги, впровадження заходів щодо підтримки сприятливого соціально-психологічного клімату у підприємстві, проведення психологічного тестування персоналу, контроль за адаптацією персоналу у підприємстві;

— підвищення ефективності роботи персоналу на основі раціоналізації структур і штатів, управління дисципліною;

— удосконалення організації оплати і стимулювання працівників підприємства (аналіз робочих місць; проведення розподілу персоналу за категоріями; розробка форм і систем оплати; розробка компенсаційного пакета; організація процесу оцінки ефективності праці працівників; контроль ротації кадрів);

—забезпечення дотримання норм трудового законодавства в роботі з кадрами;

— постійне удосконалення форм і методів управління кадрами на основі впровадження сучасних науково обгрунтованих, зокрема комп'ютерних, технологій роботи з персоналом, уніфікація документації з кадрового діловодства;

—здійснення консультування і підготовки рекомендацій керівництву підприємства з питань правомірного захисту від протиправних дій стосовно до діяльності підприємства;

— організація захисту життя та здоров'я працівників і майна підприємства, зокрема протипожежної безпеки; впровадження заходів щодо техніки безпеки;

— здійснення представницьких функцій від імені підприємства у зовнішніх організаціях, що пов'язані з виконанням завдань підрозділу; виконання функцій підрозділу щодо зв'язків із громадськістю, засобами масової інформації.

4. Права відділу: виражаються у повноваженнях начальника відділу кадрів і його працівників, обумовлених посадовими інструкціями, що затверджує керівник підприємства.

До прав відділу кадрів можуть належати такі:

• вносити керівництву пропозиції щодо удосконалення діяльності підприємства, інших структурних підрозділів; брати участь у підготовці перспективних планів розвитку підприємства, складанні його бюджетів;

• залучати до роботи в межах затвердженого бюджету консультантів, фізичних і юридичних осіб з укладанням відповідних угод;

• вимагати необхідну інформацію в межах, необхідних для вирішення задач підрозділу;

• вимагати в межах встановленого регламенту і затверджених форм необхідні офіційні документи. Контролювати розставлення і правильність використання працівників, стан трудової дисципліни у підрозділах підприємства;

• вносити керівнику пропозиції про заохочення або застосування у встановленому порядку передбачених законом дисциплінарних заходів до працівників підприємства, що винні у порушенні законодавства, рішень органів управління підприємства, наказів і розпоряджень вищого керівництва та інших нормативних актів підприємства.

5.Відповідальність відділу: обумовлюється відповідальність начальника відділу кадрів, його працівників, у залежності від посадових функцій, і в цілому відділу кадрів.

Проте у реальній українській практиці рідко можна зустріти формально закріплені взаємозв'язки кадрового підрозділу з іншими структурами підприємства. Разом з тим у багатьох сучасних підприємствах налагоджено ці зв'язки, оскільки таке формальне закріплення є засобом щодо запобігання конфліктним ситуаціям між структурними підрозділами.

Варіант такої формалізації може виглядати таким чином.

Підрозділ з управління людськими ресурсами:

• разом з керівниками інших структурних підрозділів підприємства розробляє кадрову політику і плани її реалізації з урахуванням конкретних умов на майбутній період і вносить пропозиції на розгляд керівництва;

• періодично (раз на рік або за вимогою) подає керівництву підприємства аналітичні записки про кадрову ситуацію з виявленням проблем і пропозиціями щодо їх вирішення. Разом з фінансовим підрозділом проводить аналіз матеріальних і соціальних стимулів для максимально повної реалізації потенціалу кожного працівника. Контактує з адміністративно-господарською службою з питань, пов'язаних із задоволенням соціально-побутових потреб працівників (оперативне медичне обслуговування, харчування, постачання промисловими і продовольчими товарами, транспорт та ін.);

• спільно зі службою безпеки розробляє пропозиції щодо запобігання витоку комерційної інформації підприємства, перевірки лояльності працівників, забезпечення безпечних умов праці, вирішення питань, що виникають в екстремальних ситуаціях.

Подальше удосконалення організації роботи з кадрами у підприємстві повинно базуватися на розробці моделі менеджера кадрової служби