7. Смуги прокрутки

8. Робоче поле Excel - це таблиця, розграфлена на рядки і стовпчики.

2. Типи даних у Excel.

Опишемо коротко основні типи даних, передбачені в Excel.

а) Числа

Для зображення чисел у програмі Excel існує ряд форматів. Їх можна переглянути вибравши команду меню Формат – Ячейки. З’являється діалогове вікно Формат ячеек, у якому буде розкрита за умовчанням вкладка Число.

Коли ви вводите дані до комірки, за умовчанням використовується загальний числовий формат. У цьому форматі можна вводити ціле число, десяткові дроби, а також числа в експоненціальній формі (1, 234Е+09)*. Числа без коми сприймаються програмою як цілі. Перед від’ємним числом ставиться знак мінус або воно береться в круглі дужки. Число, яке ви ввели до комірки, розміщується в крайніх правих позиціях комірки.

Для введення чисел передбачені також вбудовані числові формати. Ці формати розділяються в Excel на категорії: Денежний, Фінансовий, Дата, Время, Процентний, Мелкий, Текстовий і Експоненціальний . є також категорія Дополнительний формат, що містить поштові індекси і телефонні номери.

б) Логічні значення

Логічними значеннями є ИСТИНА і ЛОЖЬ. Ці значення можна вводити до комірок безпосередньо з клавіатури, а можна скористатися відповідними вбудованими функціями. Для логічних значень використовується загальний числовий формат. В середині комірки слова ИСТИНА і ЛОЖЬ розташовуються за умовчанням по центру, - у цьому полягає їх відмінність від інших чисел і від звичайного тексту.

До логічних аргументів можуть належати результати порівняння вмісту двох комірок. Наприклад, якщо в комірках С1 і С2 містяться числа 3 і 12 відповідно, а в комірці С3 записано вираз С1>С2, то значенням результату перевірки на істинність цього виразу буде ЛОЖЬ.

в) Текст

Для програми Excel ознакою тексту є наявність у запису пробілів і нецифрових символів. Комірки можуть містити текстові фрагменти завдовжки до 32767 символів. На відміну від чисел, текст у комірці вирівнюється по лівому краю. Текст, що набирається в процесі введення до комірки, можна переглянути в рядку формул або в самій комірці. Якщо введений текст досить довгий, то після введення він повністю відображатиметься на робочому аркуші лише тоді, коли сусідні справа комірки порожні.

г) Дата і час

У Excel можуть оброблятися дані, що відповідають даті і часу доби. Дати і час у Excel є числами, причому їх зображення залежить від числового формату, призначеного комірці. Програма Excel при введенні даних виконує їх автоматичне розпізнавання. Якщо ваші дані будуть нагадувати їй „тимчасовий” формат, то програма надасть їм визначеного формату дати або часу. Наприклад, якщо ви введете ½, то Excel вас виправить, замінивши ½ на 01 фев. А якщо введете 5:3, то в комірці буде відображатися 5:03.

2. Комірки, листи і їх адресація.

Перший рядок таблиці містить заголовок стовпця (позначений літерами А, В, С, ..., АА, ВВ, СС,...), а перший стовпець - заголовки рядка (номери 1, 2,..., 65536). Таким чином, робочий аркуш містить 256 стовпців і 65536 рядків. На перетині рядків і стовпців утворюються комірки.

Кожна комірка займає своє місце на листі, де можна зберігати і відображати інформацію, і має унікальні координати, які називаються адресою комірки. В Excel передбачено два способи адресації комірок, які умовно позначають А1 або R1C1.

Перший спосіб полягає у тому, що кожен рядок таблиці має свій порядковий номер, а кожному стовпцю відповідає літера англійського алфавіту.

Спосіб адресації R1С1 передбачає використання для ідентифікації як рядків, так і стовпців їхніх порядкових номерів, записаних після буквенних позначень: R - рядок (row), C - стовпець (column). У цьому випадку поряд з адресою, наприклад R16C3, у формулах можна використовувати адреси щодо активної комірки. Наприклад, RC(-l)- адреса комірки, що розташована ліворуч від активної; R(-1)C(2)- адреса комірки, що розташована ліворуч та через одну вниз від активної.

При відкритті програми Excel автоматично відкривається нова робоча книга з тимчасовою назвою Книга 1. Табличний процесор Microsoft Excel, як і інші продукти Microsoft, має засіб автоматичного запису зроблених в робочій книзі змін на диск. Цей засіб дозволяє запобігти втраті не збережених змін файлу робочої книги у випадку виникнення аварійних ситуацій.

Переміщення по електронній таблиці здійснюється перш за все за допомогою миші. Зазвичай курсор миші має форму широкого плюса. Крім того, у вікні робочого аркуша може бути ще два курсори, керовані клавіатурою. Перший (основний) курсор, що має вигляд прямокутної рамки, обводить ділянку однієї з комірок. При цьому він вказує на активну комірку. Другий курсор, у вигляді вертикальної риски, може знаходитись або в рядку формул, або в середині активної комірки.

Комірки електронної таблиці можуть містити різноманітну інформацію: текст, числові значення, формули.

При введенні інформації в комірки таблиці Excel автоматично встановлює формати даних. При цьому всі дані, над якими можна проводити обчислення (числа, грошові та процентні одиниці, дата, час тощо), за замовчуванням вирівнюються по правому краю комірок, а текстова інформація - по лівому краю.

Введення даних здійснюється як безпосередньо в активну комірку, так і в рядок формул.

Комірка може містити до 255 символів. Якщо кількість символів в активній комірці більша за ширину стовпчика (9 символів), то на екрані

відбувається затирання частини даних по правому краю комірки, якщо сусідня комірка містить довільну інформацію. Зрізаний текст повністю відображається в рядку формул.

Якщо числове значення не поміщається в комірці, то замість нього з'являється ########.

Вміст комірки може відрізнятися від відображення на екрані. Фактичний вміст комірки відображається у рядку формул.

Діапазон комірок - це прямокутна група комірок. Для його адресації необхідно вказати адреси верхньої лівої і нижньої правої комірок діапазону, відокремлені двома крапками.

Форматування та редагування таблиць

Під форматуванням електронних таблиць розуміють форматування комірок та діапазонів (присвоєння коміркам форматів даних, вибір висоти рядків та ширини рядків, додавання та знищення комірок та діапазонів, обрамлення комірок різними лініями, заповнення комірок узором чи кольором) та форматування інформації, яка заноситься в таблицю (підбір шрифту, його розмір, колір, вибір способу вирівнювання).

Параметри форматування комірок можна встановлювати окремо для кожної комірки, адже в них можна вводити різну інформацію. При роботі з даними табличний процесор Excel оперує з різними форматами: общий, числовой, денежний, фінансовий, дата, время, процентний, дробний, експоненціальний, текстовий, дополнительний, всі формати.

В Excel не можна в довільний спосіб змінювати розміри окремих комірок, оскільки у цьому випадку дані змістяться в інші рядки або стовпці, тому змінити розміри комірки можна лише змінюючи висоту цілого рядка або ширину всього стовпця.

В останніх версіях Excel з'явився зручний засіб форматування цілої таблиці - Автоформат. У процесі автоматичного форматування програма розпізнає, в яких комірках знаходяться результати обчислень, а в яких - дані, які використовуються в обчисленнях. На основі результатів аналізу вмісту комірок програма приймає рішення про те, які комірки форматувати. При автоформаті задаються різні лінії для рамки, параметри шрифтів, змінюється ширина стовпців.

Ще однією зручною можливістю швидкого форматування комірок Excel є копіювання формату комірок (кнопка стандартної панелі інструментів), який дозволяє переносити всі встановлені для однієї комірки параметри форматування на іншу комірку.

В Excel слід відрізняти поняття знищення вмісту комірки та знищення самих комірок. Під час знищення вмісту комірок знищується тільки інформація в них, а самі комірки залишаються, тоді як при знищенні комірок - знищуються комірки разом з інформацією. Сусідні комірки знизу або справа переміщаються на місце знищених. При цьому адреси цих комірок також змінюються.

При вилученні цілих рядків, рядки, які знаходяться під ними зсуваються вгору, а при вилученні стовпців - вліво.

4