Тема 3.Логистика закупок

1. Задачи и функции логистики закупок

2. Процесс приобретения материалов и его основные стадии

3. Определение потребности в материалах

4. Обеспечение производства материалами

5. Методы расчета поставок

1. Задачи и функции логистики закупок

Закупочная логистика есть процесс обеспечения предприятий материальными ресурсами, размещения ресурсов на складах предприятия, их хранения и выдачи в производство.

Целью логистики закупок является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью.

Эта цель достигается решением целого ряда задач, которые можно сгруппировать следующим образом:

1. Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья, материалов и комплектующих изделий

2. Обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них

3. Соблюдение требований производства по количеству сырья материалов и комплектующих изделий.

Закупочная логистика представляет собой вид деятельности, без осуществления которой невозможна нормальная деятельность предприятия. Она является связующим звеном между разными товаропроизводителями, координаторами их работы, решающим важные задачи материального обеспечения производства.

Функции закупочной логистики. Логистика закупок выполняет следующие функции:

- формирование стратегии приобретения материальных ресурсов и прогнозирования потребности в них;

- получение предложений от поставщиков и оценка поступивших пред­ложений;

- выбор поставщиков;

- определение потребностей в материальных ресурсах и расчет количе­ства заказываемых материалов и изделий;

- согласование цены заказываемых ресурсов и заключение договоров на

поставку;

- контроль за сроками поставки материалов;

- выходной контроль качества материальных ресурсов и их размещение

на складе;

- доведение материальных ресурсов до производственных подразделе­ний;

- поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов

на складах.

Охарактеризованные функции реализуются службой материально-технического снабжения (отдел закупок) в тесной взаимосвязи с другими под­разделениями предприятия: отделом маркетинга, производством, службой под­готовки производства, бухгалтерией, финансовым и юридическим отделами.

3.2 Процесс приобретения материалов и его основные стадии

Составление заявок

Анализ заявок

Выбор поставщиков

Размещение заявок

Контроль за выполнением заказов

Завершение процесса приобретения

Процесс закупки включает в себя ряд определенных, логически взаимо­связанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения материалов: составление заявок, анализ заявок, выбор поставщиков, размеще­ние заказов, анализ заказов, выполнение заказов.

Составление заявок. Заявки на приобретение материалов подготав­ливаются соответствующими сотрудниками функциональных подразделений предприятия. Они содержат информацию о том, какие виды и какое количество материалов требуется предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку.

Заявки составляются таким образом, чтобы ожидаемые к поступлению количества материалов опережали фактические потребности в них.

Время между размещением заявок и получением по ним материалов на­зывается временем опережения. Оно играет важную роль в процессе управле­ния закупками и материальными запасами. Заблаговременная подача заявок ос­лабляет отрицательные воздействия неожиданных задержек в поставках.

В то же время излишнее увеличение времени опережения ведет к росту материальных запасов. Работники, ответственные за составление заявок, долж­ны устанавливать сроки поставки материалов с минимальным опережением, учитывая возможности поставщика и потребности потребителя материалов

Анализ заявок. Заявки на потребление материалов подвергаются ана­лизу в службе материально-технического снабжения с участием специалистов из других подразделений. Целью анализа является обеспечение минимальных издержек по каждому виду материалов, конкретные потребительские свойства которых предполагается использовать в производстве продукции. Методами исследования является функционально-стоимостной анализ и конструирование стоимости.

В процессе анализа должны быть получены ответы на следующие вопро­сы. Могут ли более дешевые материалы удовлетворить потребности производ­ства? Оправданы ли эти потребности? Нельзя ли отказаться от них? Могут ли другие виды материалов удовлетворить означенные потребности? Можно ли упростить конструкцию производимого изделия? В состоянии ли поставщик снизить цену на материалы, участвуя вместе с потребителем в разработке изде­лия или анализируя полученные спецификации?

Служба снабжения сама не имеет права заменять материалы, указанные в заявках. Работники отдела должны анализировать поступающие заявки и пред­лагать такие варианты приобретения материалов, которые могут привести к снижению стоимости заказов.

Действительно, службе материально-технического снабжения известны предложения поставщиков и конкурентные цены. Совместными усилиями ра­ботников этой службы, конструкторского и технологического отделов, произ­водства могут быть найдены технические и экономические решения, которые приведут к совершенствованию конструкций и технологии изготовления изделий на основе применения более дешевых и качественных материалов.

Выбор поставщиков. При выборе поставщиков основными критерия­ми являются: надежность поставщика, его способность поставлять необходи­мые ресурсы должного качества и в нужные сроки, поставка материальных ре­сурсов по минимально возможным ценам, удаленности поставщика от потреби­теля, наличие у поставщика свободных мощностей и т.д.

Основными источниками получения сведений о поставщиках и материа­ла являются личные контакты с «продавцами»; объявления, помещаемые в рекламных изданиях: описание товаров, которые даются в каталогах и проспек­та; посещение предприятий и изучение практики по поставке продукции; ин­формация, получаемая от банков, торговых ассоциаций, государственных уч­реждений и т.д.

В результате изучения всех этих источников составляется список постав­щиков, пользующихся доверием. При этом, учитывается качество поставляе­мых материалов и: предоставляемых услуг, уровень цен, соблюдение сроков по­ставки.

Затем устанавливаются контакты с поставщиками, предлагаемые ими це­ны и сроки поставки материалов. Выбираются те из поставщиков, кто предла­гает наиболее выгодные условия. Крупные заказы целесообразно распределять между двумя и большим количеством поставщиков с тем, чтобы проверить конкурентоспособность основного поставщика и оградить себя от возможных неожиданностей.

Размещение заказов. Приобретение материалов осуществляется разными методами в зависимости от вида материалов и комплектующих изделий.

Основными методами закупок являются:

- приобретение товара одной большой партией за один раз;

- регулярные закупки материалов и изделий мелкими париям, когда покупатель заказывает необходимое количество товаров, которые поставляются ему партиями в течение определенного периода;

- ежедневные (ежемесячные) закупки. Этот метод используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары;

- получение товара по мере необходимости;

- закупка товара с немедленной отдачей. Речь идет об исключительных случаях, когда невозможно получить их по мере необходимости.

Документальное оформление заказа реализуется на основе заключения контракта, как основы закупок, поставки товаров и их закупок Кон составляется между поставщиком и потребителем продукции.

Основные элементы контракта.

1. Предложение и принятие предложения

Контракт составляется в случае, если одна сторона предлагает какую-то партию товаров по определенной цене и на других условиях, а друга принимает это предложение.

2. Финансовые условия

Контракт должен иметь стоимость, то есть он становится контрактом в юридическом смысле только тогда, когда в нем оговорены финансовые условия.

3. Право заключать контракты

Такое право имеют только определенные должностные лица (директор, генеральный директор), уполномоченные предприятием и действующие от его имени.

4. Законность

Контракт обязан быть законным, то есть всецело отвечать юридическим нормам страны.

Структура контракта предусматривает определение предмета контракта, указание на качество и количество товара, сумму контракта, порядок поставки и приемки товара, ответственности сторон, порядок разрешения споров.

Контроль за выполнением заказов. Размеры заказов и продолжительность периода, в течение которого эти заказы выполняются, контролируются отделом материально-технического снабжения. При этом возможна корректировка графиков поставки материалов и соответствующие уточнения графиков выпуска продукции.

Завершение процесса приобретения. Получение заказанных материалов в обусловленных количествах и на приемлемых условиях - необходимый признак завершения сделки. Купля-продажа соответствующим образом документально оформляется.

Важное значение имеет приемка продукции. В процессе приемки необходимо удостовериться, что получен товар:

• нужного качества,

• в нужном количестве;

• от своего поставщика;

• в обусловленное время;

• за оговоренную цену.

Документально оформление поставок предполагает получение от поставщика уведомления об отгрузке и сопроводительное письмо, в которых ука­зывается количество товаров, время поставки. Поступление материалов на склад оформляется соответствующими накладными и фиксируется в книге регистрации товаров.

3.3 Определение потребности в материалах

Под потребностью в сырье и перначах понимается их количество, необходимое к определенному сроку установленный период для обеспечения выполнения заданной программы производства или имеющихся заказов.

Потребность материалов на некоторый период называется периодической потребностью. Она складывается из первичной и вторичной.

Под первичной понимается потребность в готовых изделиях, узлах и деталях, предназначенных для продажи, а также покупных запасных частях. Расчет первичной потребности осуществляется с помощью методов математической статистики и прогнозирования, дающих ожидаемую потребность. Риск неправильной оценки или неточного прогноза потребностей компенсируется соответствующим увеличением страховых запасов.

Первичная потребность является основой управления материальными потоками на предприятиях, работающих в сфере торговли. Для промышленных приятий первичную потребность следует раскладывать на вторичные составляющие, такие как узлы, детали и сырье.

При расчете вторичной потребности предполагаются заданными: первичная потребность, включающая сведения об объемах и сроках; спецификации или сведения о применяемости; возможные дополнительные поставки; количество материалов, находящихся в распоряжении предприятия. Поэтому для определения вторичной потребности используются детерминированные методы расчета. Если такой способ установления потребности невозможен из-за отсутствия спецификаций или незначительной потребности в материалах, то ее прогнозируют, используя данные о расходе сырья и материалов

Потребность производства во вспомогательных материалах и изнашивающимся инструменте называется третичной. Она может быть определена исходя из вторичной на основе показателей использования материалов(детерминированное определение потребности), путем проведения стохастических расчетов на основе расхода имеющихся материалов или экспертным путем.

Соотношение первичной, вторичной и третичной потребности показана на рис. 2.

Под брутто- потребностью понимается потребность в материалах на плановый период без учета того, имеются ли их запасы на складе или в произ­водстве Соответственно нетто - потребность характеризует потребность в материалах на плановый период с учетом их наличных запасов и получается как разность между брутто - потребностью и располагаемыми складскими запа­сами к определенному сроку.

Виды потребностей в сырье и материалах

Потребность в зависимости от характера исполняемой функции

Потребность в зависимости от учета наличных запасов материалов

Первичная

Потребность в материалах, определяется рыночным спросом

Вторичная

Потребность в материалах, для производства изделий, составляющих первичную потребность

Третичная

Потребность во вспомогательных материалах

Нетто-потребность

Брутто-потребность за вычетом наличного запаса

Брутто-потребность

Первичная, вторичная, третичная потребности на плановый период

Рис. 2 Виды потребностей в материалах

ВЫБОР ПОСТАВЩИКА

Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков, а, следовательно, и их выбор может быть организован с помощью конкурсных торгов или письменных переговоров между поставщиком и потребителем.

Конкурсные торги (тендеры) проводят в случае, если предполагается закупить материальные ценности на большую сумму или наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Они выгодны обеим сторонам. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого предложения и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера включает следующие этапы:

1. Реклама.

2. Разработка тендерной документации.

3. Публикация тендерной документации.

4. Приемка и вскрытие тендерных предложений.

5. Оценка тендерных предложений.

6. Подтверждение квалификации участников торгов.

7. Предложение и присуждение контракта.

Тендерная документация выполняет ряд важных функций:

- инструктирует участников торгов о процедуре торгов,

- дает описание закупаемых товаров или услуг,

- устанавливает критерии для оценки предложений,

- определяет условия будущего контракта.

Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:

- предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;

- рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;

- безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки;

- отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов. Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта.

Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.

В процессе письменных переговоров между поставщиком и потребителем потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами.

Первый - когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (или оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание, включающее реквизиты: наименование товара, количество и качество товара, цену, условия и срок поставки, условия платежа, характеристику тары и упаковки, порядок приемки-сдачи.

Оферты могут быть твердыми и свободными (инициативными).

Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения. Если покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах срока действия оферты подтверждение о принятии предложения. Продавцу могут быть направлены и контрусловия покупателя. Если контрагентам не удается придти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте.

Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

При втором способе - когда инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя, потенциальным поставщикам рассылается коммерческое письмо или запрос, целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая появится в ответном предложении.

В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ.

Основным критерием для отбора предложения является высшее качество в сочетании с минимальной ценой.

Имеется два основных критерия выбора поставщика:

1. Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость, к которой можно отнести изменение имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности фирмы, перспективы роста и развития производства и т.п.

2. Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков доставки и т.п. Надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя.

Кроме основных критериев выбора поставщика, существуют и прочие критерии:

- удаленность поставщика от потребителя,

- сроки выполнения текущих и экстренных заказов,

- наличие у поставщика резервных мощностей,

- организация управления качеством продукции у поставщика,

- психологический климат в трудовом коллективе поставщика,

- риск забастовок у поставщика,

- способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования,

- кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр.

Для сбора информации, необходимой для применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных источников, например:

- собственное расследование;

- местные источники, такие, как действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов;

- банки и финансовые институты;

- конкуренты потенциального поставщика;

- торговые ассоциации;

- информационные агентства;

- государственные источники (регистрационные палаты, налоговая, лицензионные службы и пр., обладающие открытой информацией).

В отборе источников информации следует руководствоваться правилами:

1. Нельзя ограничиваться одним источником информации, вне зависимости от объема и глубины предоставляемой им информации.

2. Как минимум один из используемых источников должен быть независимым, т.е. не быть заинтересованным в возможных последствиях использования предоставленной им информации.

Окончательный выбор поставщика производится лицом, принимающим решение, и не может быть полностью формализован.