§2 Основные группы общественности

Группа – это союз двух и более людей, объединяющихся вместе, чтобы достичь конкретные цели. Группы могут быть формальными и неформальными.

Формальные группы – это те, которые предусмотрены в структуре организации для выполнения конкретных задач. Неформальные группы создаются для удовлетворения социальных потребностей и общения людей.

[2 – С.143]

Как и в любой другой компании, в компании “Alliance” существуют и формальные и неформальные группы.

Формальная группа имеет следующие особенности:

1. Она рациональна. В основе ее лежит принцип сознательного движения к известной цели;

2. Она безлична. То есть, рассчитана на сотрудников, отношения между которыми устанавливаются по определенной программе.

Формальные группы в компании сформированы для выполнения регулярной функции: менеджеры группы продаж по Северо-Западу между собой и своими агентами работают сообща, оговаривая детали сделок. Группы находятся в состоянии наивысшей работоспособности и производительности. Явно выражен лидер этой группы – один из менеджеров группы продаж. Но в то же время эти же сотрудники входят и в неформальную группу – группу по интересам. Они вместе могут отмечать праздники, проводить досуг. Есть и неформальная группа, основанная не только на симпатии и общих интересах, но и на отношениях лидерства: два менеджера.

В компании также существуют оптимальная система деловых связей между работниками и некоторые формы изобретательства в принятии решений. Это также является проявлением неформальной группы.

Внутри формальной группы существуют коммуникационные сети. Коммуникационная сеть — это соединение определенным обра­зом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помо­щью информационных потоков. [7]

В компании “Alliance” можно выделить синтез двух видов сетей – «палатки» и «дома». Это означает, что наряду с вертикальными официально допускаются горизонтальные каналы коммуникации между верхними эшелонами управленческой структуры. Существует постоянный обмен информацией между руководителями всех структурных уровней управления. При этом информация исходит от высшего органа управления и контролируется им по каналу обратной связи.

§3 Каналы распространения информации

Канал – средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты, электронная почта, компьютерные сети). [7]

Для налаживания коммуникаций внутри компании “Alliance” используются следующие официальные каналы:

1. Информационные стенды.

Благодаря им сотрудники узнают, кого в ближайшее время поздравлять с днем рождения, у кого какие служебные заслуги, а также на них представлена важная информация, объявления.

2. Буклеты, плакаты.

3. Ящики обратной связи.

4.Планерки и совещания, встречи с коллективами.

5.Интернет (официальный сайт компании).

6. Электронная почта.

У каждого сотрудника в организации есть свой почтовый ящик. По этим ящикам рассылают корреспонденцию, а также различные документы, приватную почту и т. д.

7. Факс.

По нему пересылаются документы, необходимые для ведения дел, баланса, учета и т. д.

А также ежемесячно в компании устаиваются «круглые столы», где с сотрудники обсуждают проблемы и дальнейшие пути развития компании.

Официальная информация исходит от начальника группы продаж к менеджерам и агентам.

Перемещение информации в организации происходит сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали. Сверху вниз проводится информация о стратегии развития фирмы, о корпоративной политике фирмы, миссии, целях и задачах. Одновременно существует поток информации снизу вверх.

Неформальные коммуникации в компании распространяются на празднованиях дней рождений, праздников. Ежегодно в организации отмечается день рождения фирмы. На данные мероприятия принято собираться всем коллективом.

Передача формальной информации между сотрудниками в компании максимально эффективна. Утечка информации сокращена, насколько это возможно. На совещании присутствуют все сотрудники группы продаж по Северо-Западу, так что, к примеру, сплетен о подробных изложениях споров двух руководителей по поводу сбыта у сотрудников не возникнет. В то же время подчиненные обеспечены вниманием и имеют всевозможные пути для «обратной связи».