15.2. Подготовка и отправка экспонатов, выезд стендиста на выставку

Осмысленно участвовать в подготовке конкретной выставки, можно только усвоив значение мероприятия, цели участия в нем предприятия-экспонента и задачи, возлагаемые на самого стенди­ста. После усвоения назначения выставки и своих задач на ней для лучшего самообразования крайне желательно, чтобы стендист при­нимал участие во всех, или хотя бы в основных, этапах ее подго­товки. Хорошо бы лично участвовать в подготовке и отправке экс­понатов на выставку. Это пожелание не всегда выполнимо в полном объеме. Но участие стендиста в оформлении технической и сопроводительной документации, отгрузке или отправке экспонатов и т.п. — это не только помощь другим работникам, но и хорошая школа для него самого с точки зрения знакомства с реальными ус­ловиями и в плане получения конкретных сведений и навыков для успешной работы на выставке. С самого начала он должен знать, что его основная работа на выставке — это работа с экспонатами и контакты с людьми по поводу этих экспонатов. Поэтому еще до отъезда на выставку он в первую очередь изучает экспонаты и все, что с ними связано: тематический план выставки и своего раздела, сведения о натурных образцах, макетах, моделях, крупноформатных диапозитивах, таблицах, графиках и фотографиях, предназначенных для демонстрации; запоминает их размещение в будущей экспози­ции, назначение и цели их демонстрации.

Тематический план и место расположения экспонатов (экспо­зиционный план) нужны ему, чтобы представить содержание и объ­ем предстоящей на выставке работы. По ним он должен подобрать и изучить такой объем информационных и рекламных материалов, который бы обеспечивал ему широкие возможности выбора и мак­симальную свободу оперирования сведениями в зависимости от ситуации. А чтобы свободно оперировать ими, он должен: иметь точное и полное представление о технических и эксплуатационных возможностях экспонатов, суметь сравнить их достоинства с зару­бежными образцами и отечественными аналогами, знать о торговых и экспортных возможностях их производства и поставки, значение их производства в экономике или социальном развитии страны. И этот объем должен позволять ответить на любой вопрос в пределах ком­петенции стендиста, чтобы удовлетворить интересы широкого круга посетителей выставки.

Если предполагается показ экспоната в действии, стендисту необходимо изучить принцип его работы, овладеть спецификой его монтажа, наладки, эксплуатации и ремонта, освоить порядок демонтажа по окончании выставки. Он должен знать на память: вес экспонатов, потребляемую мощность; ЗИП, материалы и ин­струмент, необходимые для демонстрации или для устранения повреждений; систему подключения к электросети, водопровод­ной системе, воздушному или газовому источникам энергии, технику безопасности работ. Предусмотрительный стендист обя­зательно проследит за отбором и подготовкой своих экспонатов к выставке.

Для успешной демонстрации на выставке крайне важны: каче­ство самих экспонатов, комплектование их всем необходимым, надежная упаковка, правильная и четкая маркировка, внимательное оформление документации, обеспечивающей своевременность дос­тавки груза к месту назначения.

Требования по отбору, подготовке и поставке экспонатов на выставки изложены в ГОСТ 20519—75Э «Экспонаты для ярмарок и выставок». Стендисту нужно изучить данные требования и, если это в рамках его возможностей, самому проследить за изготовлением экспонатов в соответствии с этими требованиями, за соответствием их количества перечню в упаковочных листах; убедиться в наличии технической документации, инструкций по распаковке и упаковке, расконсервации и монтажу экспоната, комплекта ЗИП, товаросо­проводительных документов и проспектов. Не повредит стендисту, если он ознакомится с ведомственной транспортной инструкцией для участников российской выставки за границей или с аналогич­ными инструкциями транспортного отдела ТПП РФ, местной ТПП, ЗАО «Экспоцентр» или ВВЦ. Это, правда, не относится к случаям, когда стендист везет малогабаритные экспонаты с собой в качестве багажа и сам оформляет все необходимое. Именно в транспортной инструкции четко указываются сроки и условия отгрузки, порты отправления и назначения при морской перевозке грузов, вокзалы и аэропорты при доставке их железнодорожным или авиационным транспортом. Здесь стендист найдет условия оформления перевоз­ки, упаковки и маркировки грузов, порядок рассылки товаросопро­водительной документации и правила страховки грузов. Если такую инструкцию будет сложно найти, основные требования по таре, упаковке и маркировке, технические и другие условия надежной транспортировки стендист может найти в упомянутом выше ГОСТ 20519-75Э.

Стендист должен знать, что получение экспонатов на выставке также является неотъемлемой частью его работы. Должностная ин­струкция, если таковая есть у экспонента или организатора выстав­ки, предписывает стендисту принимать личное участие в работе по приемке, распаковке, расконсервации, проверке и расстановке за­крепленных за ним экспонатов. И он должен знать, что перед сда­чей грузов на отправку проверяются все грузовые места, состояние контрольных лент и пломб, упаковочные листы и необходимая грузосопроводительная документация. Поэтому, чтобы не получить на выставке лом и бой вместо экспонатов и не остаться таким образом без интересной работы, стендист должен постараться принять лич­ное участие в проверке правильности и точности исполнения всех требований по упаковке, отгрузке и отправке его экспонатов. И только убедившись в их надлежащей отправке, стендист может спокойно готовиться к отъезду на выставку. Самый сложный случай, когда выставка проводится за границей. Как и все сотрудники, стендист выезжает на выставку в соответствии с утвержденным графиком. Отдел кадров предприятия-экспонента или управление кадров организатора российской выставки за границей (а сегодня это могут быть ТПП РФ, ЗАО «Экспоцентр», ГАО «ВВЦ», органи­зации типа «Ленэкспо», «Сибирская ярмарка», «Сибэкспоцентр», «Калужская ярмарка», «Урадэкспоцентр») обеспечивают стендисту оформление и выдачу следующих выездных документов:

а) служебный загранпаспорт;

б) аттестат;

в) справка на обмен валюты, если ее вывозится больше лимита;

г) проездной билет;

д) медицинский сертификат о необходимых прививках для жар­ких стран.

Забота стендиста — вовремя их получить и проверить правиль­ность внесения в них личных данных, удостовериться в наличии соответствующих виз и сроков их действия. Получив проездные документы, необходимо ознакомиться также с таможенными пра­вилами пересечения границ. Обычно стендист знакомится с соот­ветствующим разделом Таможенного кодекса РФ под расписку.

Прибыв на выставку за границей, стендист обязан: явиться в российскую дирекцию и получить необходимые разъяснения о пра­вилах поведения в конкретных ситуациях; о порядке хранения лич­ных документов, месте и условиях проживания, порядке денежного обеспечения на период выставки и т.п.