Глава 12

Организация работ

в послевыставочный период

12.1. Мероприятия, намечаемые и реализуемые после выставки

Во время работы выставки были достигнуты определенные до­говоренности, установлены новые контакты и связи. После закры­тия выставки их следует поддерживать и укреплять. Для этого могут быть предприняты следующие шаги:

— отправка письма с благодарностью за посещение стенда предприятия и пожеланиями сотрудничества;

— рассылка сводной информации фирмам и отдельным лицам, которых вы приглашали, но не встретили на выставке;

— рассылка запрошенных материалов;

— информирование об итогах выставки деловых партнеров;

— посещения фирм, с которыми была договоренность на выставке;

— посещения фирм, признанные целесообразными;

— выражение благодарности сотрудникам, участвовавшим в работе;

— издание приказа по итогам выставки, включая поощрение отличившихся.

Разбор результатов участия в выставке и подведение итогов. Разбор работы на выставке с привлечением всех заинтересованных сотрудников следует провести через несколько дней после возвра­щения с выставки, сразу же, как только будут обработаны основные материалы и станут известны следующие данные:

— общее число посетителей стенда;

— число посетителей в соответствующей разбивке по категориям;

— число установленных контактов или проведенных бесед и пе­реговоров по важной для экспонента тематике;

— процент откликнувшихся (на официальные приглашения) ор­ганизаций;

— коммерческие результаты: торговый объем оформленных сде­лок, подписанных протоколов о намерениях, контрактов и догово­ров на перспективу;

— количество приглашений на следующие выставки и ярмарки;

По ходу разбора результатов следует подробно проанализировать:

— какой резонанс вызвал сам стенд у посетителей;

— какова была реакция посетителей на продукцию экспонента в целом и на отдельные экспонаты;

— как прошла проверку выставкой новая продукция, новации и ноу-хау;

— мнения об уровне организации выставки, в том числе о каче­стве услуг;

— активность персонала стенда, его удачи, ошибки и просчеты при обслуживании посетителей, переговорах и оформлении кон­трактов, аргументации предложений и т.п.;

— выводы и предложения об улучшении тех или иных сторон подготовки в случае повторного участия в выставке.

Если данных достаточно, можно сопоставить цели и задачи, которые ставились при подготовке к выставке, с фактическими результатами.

Подготовка итогового отчета об участии в выставке. На базе имеющихся материалов и результатов обсуждения составляется ито­говый отчет об участии в выставке.

В дополнение к перечисленному выше в итоговый отчет стоит включить:

— оценку выставки самим устроителем и сведения из его отчета;

— оценку откликов прессы по выставке;

— наметившееся влияние выставки на сбыт продукции и реали­зацию услуг после ее закрытия;

— намеченные меры по работе с новыми клиентами, заказчи­ками и партнерами, установившими с предприятием контакт на выставке;

Этот отчет в последующем будет нужен:

• в качестве совокупной информации для руководства пред­приятия;

• в качестве официального документа для последующих ссылок на него;

• в качестве основания для принятия решений об участии в других выставочных мероприятиях.