Приложение б (обязательное) Положение об архиве в обществе с ограниченной ответственностью Сорочинский хлебокомбинат
|
Общество с ограниченной ответственностью Сорочинский хлебокомбинат
ПОЛОЖЕНИЕ
11.01.2010
___________________ № ________________ Г. Оренбург г. Оренбург На 2010 год
|
|
УТВЕРЖДАЮ
Директор Сорочинского хлебокомбината ____________ С.И. Павлев «___»____________ 2009 г.
|
||
|---|---|---|---|---|---|
об архиве |
|
|
|
||
1. Общие положения
1.1. Документы министерства молодежной политики, спорта и туризма Оренбургской области, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную частью Архивного фонда Оренбургской области, являются собственностью области и подлежат постоянному хранению в государственное учреждение «Государственный архив Оренбургской области» (ГУ «ГАОО»).
До передачи на государственное хранение эти документы временно хранятся в архиве предприятия.
1.2. Для хранения документов Архивного фонда Оренбургской области и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создан архив.
1.3. В своей работе архив предприятия руководствуется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004), Законом Оренбургской области «Об архивном деле в Оренбургской области» (2005), нормативными и методическими документами, разработанные и рекомендуемые Федеральным архивным агентством, Правительством Оренбургской области, комитетом по делам архивов Оренбургской области, ГУ «ГАОО».
1.4. Архив предприятия работает по планам, утвержденным директором и отчитывается перед ним в своей работе. План работы составляется по форме, рекомендуемой ГУ «ГАОО» и согласовывается с ним.
2. Состав документов архива
В архив поступают:
- законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образующиеся в деятельности структурных подразделений колледжа, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности; документы по личному составу;
- документы постоянного хранения и по личному составу предшественников;
- научно-справочный аппарат (НСА) к документам архива (архивные справочники – описи, каталог, указатель; исторические справки к архивным фондам; электронные справочники – база данных описаний документов).
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;
учет, обеспечение сохранности, создание НСА, использование документов хранящихся в архиве;
подготовка документов Архивного фонда Оренбургской области на государственное хранение;
осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
принимает (не позднее, чем через 3 года, после завершения делопроизводством), учитывает и хранит документы структурных подразделений предприятия;
согласовывает с ГУ «ГАОО» сроки представления описей дел на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) комитета по делам архивов Оренбургской области;
составляет (не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения, по личному составу, личных дел уволенных работников;
осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение дел;
организует использование документов (информирует руководство и работников ГУП) о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки, исполняет запросы организаций, заявлений граждан вместе с бухгалтерией и отделом кадров);
ведет учет использования документов в архиве;
участвует в работе ЭК колледжа;
оказывает практическую помощь в разработке инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел;
ежегодно представляет в ГУ «ГАОО» сведения о составе и объеме документов (на 1 декабря т.г. паспорт архива);
подготавливает и в установленном порядке передает на хранение документы Архивного фонда Оренбургской области в ГУ «ГАОО»;
участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации.