1.2 Нормативно – правовая база, регламентирующая обеспечение сохранности архивных документов предприятий

Нормативно-правовая база, регламентирующая обеспечение сохранности архивных документов, включает в себя:

- законодательные акты Российской Федерации;

- указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Уголовный кодекс Российской Федерации (по состоянию на 01 марта 2012 года), регулирует утрату документов, содержащих государственную тайну, приобретение или сбыт официальных документов, похищение или повреждение документов, штампов, печатей, подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, штампов, печатей, бланков и ответственности за хранение использование документов.

Кодекс об административных правонарушений (по состоянию на 02 апреля 2012 года), регулирует нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных), нарушение правил защиты информации, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, нарушение требований законодательства о хранении документов.

Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (по состоянию на 27 июля 2010 года), регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Государственные органы и органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а такжев организацию Российской академии наук. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм настоящего Федерального закона.

Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

- постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

- временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а такжев организацию Российской академии наук. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм настоящего Федерального закона.

Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Основные правила работы архивов организаций (по состоянию на 06 февраля 2002 года), регулирует право и обязанность создания архивов организаций для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации.

Приказ Росархива № 176 «О Примерном положении, об архиве государственного учреждения, организации, предприятия» (по состоянию на 18 августа 1992 года), регулирует документы государственного учреждения, организации, предприятия, обеспечение сохранности, учета, отбора, упорядочения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (по состоянию на 16 июля 2003 года), регулирует порядки и сроки хранения документов акционерных обществ устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования, устанавливает обложки дел длительных сроков хранения, его типы, размеры и технические требования [5].

Таким образом, нормативные документы регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов архива учреждений, регулирует ответственность за подделку.