2 Анализ организации работы архива министерства молодежной политики, спорта и туризма Оренбургской области

2.1 Характеристика деятельности архива министерства молодежной политики, спорта и туризма Оренбургской области

Министерство молодежной политики, спорта и туризма Оренбургской области создается в соответствии с Уставом Оренбургской области, Законом Оренбургской области от 16 ноября 2005 года № 2706/470-III-ОЗ «О системе исполнительных органов государственной власти Оренбургской области», Указом Губернатора Оренбургской области от 20.04.2009 N 58-ук «О структуре органов исполнительной власти Оренбургской области».

Министерство молодежной политики, спорта и туризма Оренбургской области является органом исполнительной власти Оренбургской области, обеспечивающим реализацию полномочий Оренбургской области в части государственной молодежной политики, единой государственной политики в сфере физической культуры, спорта и туризма на территории Оренбургской области.

Министерство взаимодействует по вопросам, входящим в его компетенцию, с федеральными органами исполнительной власти, государственными органами исполнительной власти Оренбургской области, иными государственными органами и учреждениями, созданными для реализации отдельных функций государственного управления, органами местного самоуправления, общественными объединениями, предприятиями, учреждениями и иными организациями.

Министерство возглавляет министр молодежной политики, спорта и туризма Оренбургской области, осуществляющий руководство на принципах единоначалия, который несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Министерство задач и функций.

Министр назначается на должность Губернатором Оренбургской области по представлению председателя Правительства - первого вице-губернатора Оренбургской области на срок полномочий Губернатора. Министр освобождается от должности Губернатором Оренбургской области.

Министр имеет трех заместителей, которые назначаются и освобождаются от должности председателем Правительства области - первым вице-губернатором Оренбургской области.

Работники Министерства являются государственными гражданскими служащими Оренбургской области, на них распространяется законодательство о государственной гражданской службе и трудовое законодательство с особенностями, предусмотренными законодательством о государственной гражданской службе. Для выполнения определенных функций Министр заключает трудовые договоры с работниками, не являющимися государственными гражданскими служащими Оренбургской области.

Структура министерства молодежной политики, спорта и туризма Оренбургской области представлена в приложении А.

Реорганизация и ликвидация Министерства осуществляются Губернатором Оренбургской области в порядке, установленном действующим законодательством.

Всю организацию работы архива в министерстве молодежной политики, спорта и туризма Оренбургской области выполняет секретарь (делопроизводитель).

Деятельность работников отдела регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются отделом и подписываются начальником отдела, согласовываются с правовым комитетом, начальником отдела кадров и спец.работы и утверждаются главой администрации МО Оренбургский район.

Основные задачи работников отдела;

1. прием документов на хранение;

2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

Функции работников отдела:

1. Прием, регистрация, учет, систематизация документов структурных подразделений, обработанных в соответствии с установленными требованиями;

2. Работа по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов (описей, картотек, каталогов, обзоров, справок);

3. Оформление учетных документов (книг учета поступления и выбытия дел, списков фондов, листов фондов);

4. Поиск необходимых документов;

5. Организация использования документов:

- информирование работников о составе и содержании документов архива;

- выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов для служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

6. контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством;

7. работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения;

8. составление описей дел для передачи документов в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

Архив хранит:

1. законченные делопроизводством документы постоянного хранения, имеющие социальное, экономическое, научное, историческое, культурное значение, документы долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) срока хранения, необходимые в практической деятельности;

2. документы по личному составу предприятия и по личному составу ликвидированных подразделений;

3. ведомственные издания.

Не позднее, чем через два года после завершения дел делопроизводством составляются годовые разделы описей на дела постоянного хранения и на дела по личному составу. Дела передаются с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются после истечения срока их хранения и использования. Дела временного хранения передаче не подлежат, они хранятся в комитете и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В период подготовки дел к передаче сотрудниками министерства молодежной политики, спорта и туризма Оренбургской области представлена в приложении проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел комитета.

В случае реорганизации комитета, специалист I категории (делопроизводитель) комитета, в период проведения реорганизационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Таким образом, архив министерства молодежной политики, спорта и туризма Оренбургской области обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, обеспечивающую своевременную передачу этих документов на государственное хранение.