16. Закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»( 27.07.2006) определяет информацию как «сведения, сообщения, данные независимо от форм их представления.

Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам. Таким образом, документ или документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р 51141-98).

Закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»( 27.07.2006) определяет документированную информацию как «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обес­печивает

1. сохранение и накопление,

2. возможность передачи друго­му лицу,

3. многократное использование, возвращение к информации во времени.

17. Нормативно – методические акты – это своего рода важнейшие справочники для всех работающих с документами, которые нужны для составляющих и оформляющих документы, обрабатывающих их движение, хранение, поиск.

К основным общегосударственным нормативно-методическим документам по организации делопроизводства относится Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения ГСДОУ представляют собой совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

Рассматривая государственные стандарты, которые затрагивают вопросы документационного обеспечения управления, отметим ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В нем указывается порядок оформления каждого реквизита – составной части документа. В стандарте изложены требования к 30 реквизитам.

В 2007 году вышел ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». Входящие в его аббревиатуру буквы ИСО указывают, что он подготовлен на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation – Records management – General». Стандарт нужен службам документационного обеспечения управления при создании системы документационного обслуживания, организации работы службы, и, прежде всего при разработке важнейших организационных документов: положения о службе ДОУ и инструкции по делопроизводству.

При составлении этих документов может потребоваться и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Из этого стандарта можно взять определения основных понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Заказывая печать организации, полезно обратиться к ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (с изм. №1 от 25 декабря 2002 г. № 505 – ст.).

При составлении и оформлении документов в федеральных органах исполнительной власти руководствуются «Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». В Правилах перечислены возможные виды нормативных правовых документов: постановления, распоряжения, приказы, правила, инструкции и положения.

Вопросы подготовки нормативных правовых актов и других отдельных видов документов, создаваемых в федеральных органах исполнительной власти, определены в Типовых регламентах, утвержденных постановлениями Правительства РФ в 2005 г:

Важнейшим документом для любой службы делопроизводства является Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, в которых есть разделы «Методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве», «Экспертиза ценности документов», «Формы приема документов» и т.п.

Для определения сроков хранения документов используются специальные справочники, называемые перечнями документов со сроками хранения. Они бывают нескольких видов. Каждая служба ДОУ должна иметь Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г., с изм.2003 г.)

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации используются, прежде всего, при заполнении унифицированных форм документов, предназначенных для машинной обработки. Для службы ДОУ особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации, который представляет собой официальную номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Он содержит наименования видов документов и их коды, являющиеся идентификаторами форм документов и обязательно проставляемые на бланках и формах документов.

Кроме этого, необходимо иметь и другие классификаторы, коды которых могут потребоваться при оформлении документов. Например, ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении), ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно – территориального деления), ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию), ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов). Таким образом, существующая нормативно-методическая база современного делопроизводства представлена множеством нормативных и нормативно-методических документов федерального и ведомственного уровня, разработками Росархива, Госстандарта.

18. С целью сохранения документов для нужд управленческой деятельности и удобства пользования ими документы группируются в первичные комплексы. Первичные комплексы документов, представляющие собой совокупность документов, объединенных в группы по определенным признакам. Теория и практика документоведения и архивного дела отобрали шесть основных признаков заведения дел.

1. Номинальный признак (лат. nominalis—именной). Основанием для группировки документов в 'комплекс по это­му признаку служит название их вида. Документы одного названия (например, постановления, протоколы) отделяются от документов другого названия и группируются в самостоя­тельный комплекс

2. Предметно-вопросный признак. При группировке доку­ментов в комплекс по этому признаку за основу берется их содержание (предмет, вопрос).

3. Авторский признак. Предполагает группировку в само­стоятельные комплексы документов одного автора

4. Корреспондентский признак. Чаще всего он служит основанием для группировки переписки. За основу в этом случае берется корреспондент, с которым ведется переписка

5. Географический признак. Он сходен с корреспондент­ским. Различие заключается в том, что географический при­знак предполагает объединение в одном комплексе докумен­тов не одного, а нескольких корреспондентов, находящихся на определенной территории (уезд, губерния, край, область, район, город).

6. Хронологический признак. В соответствии с ним в каж­дый первичный комплекс группируются документы за опре­деленный 'промежуток времени (хронологический период).

Совокупность всех документов, образующихся в деятель­ности предприятий, учреждений или отдельного лица, обра­зует документальный фонд.

Документальный фонд включает в себя документы с различными сроками хранения (и временного и постоянно­го) и не имеет постоянного состава документов; он подвижен.

Из документального фонда после отбора документов толь­ко с постоянным сроком хранения образуется архивный фонд. Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

Так, первичный комплекс, представляющий собой связное и законченное «производст­во» по какому-либо вопросу и включающий все документы (начиная с «инициативного», положившего начало), относя­щиеся к данному вопросу, получил название «дело». Приме­ром таких комплексов являются судебные дела.

С комплексом документов «дело» равнозначное понятие имеет первичный комплекс, называемый «досье» (фр. dos­sier—дело, бумаги). Оно также представляет собой совокуп­ность документов, относящихся к какому-либо вопросу. В на­стоящее время к этому термину прибегают редко.

В архивной практике употребляется термин «единица хра­нения». Этот термин охватывает более широкое понятие вида первичного комплекса документов. Единицей хранения назы­вают любой первичный комплекс документов или один доку­мент с целью учета комплексов за отдельными номерами. В этой связи следует сказать, что единицей хранения может быть любое «дело», а «делом» может быть не всякая единица хранения.

Когда в первичном комплексе объединены документы нескольких видов, авторов, дат, но по одному вопросу (теме), я когда первичный комплекс не является перепиской, то такой комплекс называется «сборником».

Название комплекса документов «переписка» относится к группе документов, которые возникли в результате обмена корреспонденцией между корреспондентами — учреждениями или отдельными лицами.

Иной и своеобразный характер носят первичные комплек­сы технической документации. Это своеобразие определяется особенностями технических документов по составу и оформ­лению, которые возникают в процессе технического докумен­тирования. Основными первичными комплексами технических документов являются «проекты». Каждый проект составляет комплекс технических документов, относящихся к одному объекту (сооружению). В него обычно входят различные чер­тежи, расчеты, схемы, рисунки и другие документы.

К первичным комплексам технических документов отно­сятся «отчеты по темам». Они являются документальным оформлением результатов научно-исследовательских работ научно-исследовательских институтов, лабораторий, геологи­ческих партий и т. д. Отчеты по темам обычно включают в себя текст, расчеты, графики, чертежи, схемы, фотографии и другие технические документы.

19.

Система экспертных органов.

Ответ: Для проведения экспертизы ценности документов в нашей стране существует система экспертных органов. На предпри­ятиях, в учреждениях, организациях, независимо от формы собственности, создаются постоянно действующие экспертные комиссии. В архивных органах, в государственных архивах действуют экспертно-проверочные комиссии. Общее руково­дство этой работой осуществляет центральная экспертно-проверочная комиссия Федерального архивного агентства Министерства культуры РФ (Росархив).

20.

Совокупность (первичных комплексов документов структурного подразделения составляет сложный комплекс.

Совокупность всех документов, образующихся в деятель­ности предприятий, учреждений или отдельного лица, обра­зует документальный фонд.

Документальный фонд включает в себя документы с различными сроками хранения (и временного и постоянно­го) и не имеет постоянного состава документов; он подвижен.

Из документального фонда после отбора документов толь­ко с постоянным сроком хранения образуется архивный фонд. Комплекс архивных документов образует архив.

Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. Понятие архив имеет четыре значения:

1. Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

2. Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

3.Ведомственные архивы - учреждения или структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование

4.Личный архив совокупность документов личного происхождения

21. Базовые положения, связанные с документированием информации определяет Федеральный закон Российской Федерации от 27 июня 2007 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Особое значение имеет статья 11 закона: «Документирование информации», содержащая положения, определяющие требования к документированию информации, где, в частности, установлено:

• требования к документированию информацию определяются законодательством Российской Федерации или соглашением сторон;

• в федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации (при этом закон подчеркивает, что правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти);

• электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе;

• в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

Закон определил порядок обязательного документирования информации, сформулировал необходимую терминологию (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию органам государственной власти.

Порядок использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) в документах установлен Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи», который регулирует отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях.

22. Широкое распространение средств электронной техники в самых разных областях деятельности, в том числе в обмене информацией, привело к необходимости законодательной регламентации порядка использования электронных документов. Более детально правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах создания и обмена информацией установлены Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». В нем дается определение электронного документа, электронной цифровой подписи и указаны условия признания равнозначности электронной цифровой подписи.

23. Особое внимание уделяется государством вопросам сохранности документов. Прежде всего, это Федеральный закон от 1 октября 2004 г. № 125 –ФЗ «Об архивнoм деле в Российской Федерации», который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Закон содержит определения ряда понятий, с которыми связано хранение документов в делопроизводстве и архиве; архивного документа, временного и постоянного хранения документов, архива организации, муниципального и государственного архивов, депозитарного хранения и др. Важными являются статьи, разграничивающие право собственности на документы: документы, относящиеся к государственной собственности (статья 7); муниципальной собственности (статья 8); частной собственности (статья 9). Статья 12 Закона посвящена праву собственности на архивные документы.

Статья 89 Закона об акционерных обществах обязывает акцио­нерные общества хранить управленческие документы по месту нахождения их исполнительных органов. Общество отвечает за сохранность документов и обязано организовывать их хранение в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации (гл. 5).

24. Само понятие "копия" (сорia -лат. множество) связано с размножением документов, повторением оригинала любого вида. В стандарте на термины и определения копия документа ус­тановлена как: "Документ, полностью воспроизводящий информацию под­линного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы".

Прежде всего, разделим их на ко­пии, возникающие одновременно с оригиналом и копии позднейшие.

Печатая на машинке, получали сра­зу и оригинал, и копию. В советский период в литературе по делопроизвод­ству применялся термин "отпуск". Он означал копию документа, остающую­ся в организации при отправке ориги­нала. Обычно этот вид копии получал­ся автоматически при печатании с черновика на машинке, то есть это был вто­рой, третий и т.д. машинописный эк­земпляры.

По способу получения копии де­лятся на ручные и автоматические, то есть факсимильные.

Ручные копии получаются путем переписывания оригинала от руки или на пишущей машинке.

Факсимильные копии (от слова факсимиле - точное воспроизведение каким-либо способом рукописи, до­кумента, чьей либо подписи) получа­ются средствами фотографии или копировально-множительной техники. Факсимиле - это кли­ше, печатка, воспроизводящая соб­ственноручную подпись, то есть это фактически копия одного реквизита - подписи, обычно руководителя.

Необходимо также выделить микро­фотокопии - копии документов в умень­шенном виде.

Копии различаются также в зави­симости от того, каким образом они удостоверены; авторизированные, заверенные, нотариальные, незаве­ренные.

Авторизированной называется копия, удостоверенная автором.

Заверенная копия - копия доку­мента, на которой в соответствии с установленным порядком проставля­ют необходимые реквизиты, придаю­щие ей юридическую силу.

Копии, заверенные нотариусом, называются нотариальными, так как их соответствие оригиналу подтвер­ждается официальным должностным лицом - нотариусом.

Незаверенные копии ~ это копии документов, не имеющих подтверж­дения о своем соответствии ориги­налу.

Особый вид копии представляет дубликат.

Дубликат (от лат. dupliantus - уд­военный) - второй или следующий экземпляр какого-либо документа, имеющего в отличие от другого вида копии одинаковую с подлинником юридическую силу.

Существует понятие "архивная копия". Ее доста­точно часто приходится получать гражданам в архивах, в том числе ар­хивах организаций, для подтвержде­ния места и стажа работы за прошлые годы. Архивная копия - это офици­альный документ архива, воспроиз­водящий текст или изображение ар­хивного документа, но с указанием его поисковых данных - названия архива, номера фонда, описи, дела, листа. В тех случаях, когда нужен не весь документ, а его часть, выдается архивная выписка - копия части текста архивного документа, оформлен­ная в установленном порядке.

25.Стандарт на термины и определения ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело" определяет подлинник (официального документа) как "первый или единичный экземпляр официального документа". В слова­ре синонимов русского языка у сло­ва "подлинник" есть синоним - "ори­гинал"; от лат. оriginalis - первоначаль­ный. Определяется в словарях слово "оригинал" через слово "подлинник", подлинное произведение, авторская рукопись. Оригинальный - это уни­кальный, индивидуальный текст или изображение, предназначенные для воспроизведения (копирования). Из подлинников документов при­нято выделять аутентичные (греч.authentikos - подлинный, исходящий из первоисточника), то есть имеющей подтверждение подлинности. Досто­верность аутентичных документов гарантируется принятыми формально­стями, обычно подписанием и про­ставлением печатей. Например, аутен­тичный текст международного дого­вора, составленный на нескольких языках, рассматривается одинаково подлинным и имеющим равную силу.

Подлинники документов могут быть в виде черновиков и беловиков.

Беловик - это последняя, перепи­санная или перепечатанная "набело" редакция документа. ГОСТ на терми­ны и определения в области делоп­роизводства и архивного дела опре­деляет: "беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с черново­го документа или написан без пома­рок и исправлений"'. Правоведы счи­тают оригиналом только подписан­ный беловик. Для служебных доку­ментов оригиналом будет являться беловик, чаше всего выполненный на бланке и подписанный должностным лицом, в ряде случаев с приложени­ем печати.

Подлинниками являются и черно­вики. В ГОСТ он определен так: "чер­новой документ: рукописный или ма­шинописный документ, отражающий работу автора или редактора над тек­стом». В составе черновиков можно выделить многочисленные варианты и редакции. Каждый из них будет яв­ляться оригиналом (подлинником).

При электромагнитном способе записи установить первоначальную редакцию помогают только даты.

Наконец, среди подлинников, кроме того, различают автографы (ав­тограф - собственноручный), доку­менты, написанные или исправлен­ные (например, после перепечатки) рукою автора.